Loyer Malin

Mode d’emploi et fonctionnalités

1. Démarrer

Loyer Malin est un logiciel de gestion locative pour les propriétaires qui gèrent eux-mêmes leurs biens, en SCI ou en nom propre, en location nue, meublée ou de courte durée. Il s’utilise dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, sans rien installer. Les termes techniques sont expliqués dans le glossaire.

• Tout au même endroit : bailleurs, immeubles, lots, locataires, baux, loyers, charges, courriers, états des lieux, déclarations.
• Il travaille pour vous : loyers générés chaque mois, avis d’échéance, quittances, relances et rappels envoyés par e-mail (ou soumis à votre accord).
• Vos locataires ont leur espace : quittances, documents, attestations, relevés de compteurs, demandes d’intervention.
• Chaque chiffre s’explique : touchez une tuile ou un total pour voir le détail.
• Sur le téléphone aussi : ajoutez-le à l’écran d’accueil ; Face ID ou l’empreinte peut remplacer le mot de passe. Des applications iPhone le complètent, bientôt sur l’App Store (voir Les applications iPhone).
• Un assistant, si vous le voulez : l’Assistant IA (option) range un état des lieux dicté, lit vos factures, prépare vos réponses et vos annonces. Il propose, vous validez (voir L’Assistant IA).

Étape 1 : la première connexion

1. Ouvrez l’adresse reçue et connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe provisoire. Cochez « Rester connecté sur cet appareil » sur votre ordinateur ou votre téléphone ; laissez-la décochée sur un appareil qui n’est pas le vôtre (voir Se connecter et se déconnecter).
2. Double authentification (dès la première connexion depuis Internet). Le plus simple : un code à six chiffres envoyé par e-mail, rien à installer. Vous pouvez préférer une application (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Mots de passe de l’iPhone) : « Utiliser plutôt une application d’authentification », puis scannez le QR code. Le code est demandé à chaque connexion depuis un nouvel appareil.
3. Remplacez le mot de passe provisoire : Réglages → Compte et abonnement → Mon compte et accès depuis Internet → Changer mon mot de passe. Le bouton « Adresse des codes » y change l’adresse qui reçoit les codes.
4. Face ID ou l’empreinte (facultatif) : sur votre téléphone, après une connexion par mot de passe, le Registre vous propose une fois « Activer Face ID pour la prochaine fois ? ». Ensuite, plus de mot de passe ni de code à taper sur cet appareil (voir Face ID et empreinte).

Étape 2 : vos bailleurs

Réglages → Bailleurs et banques : créez chaque propriétaire (SCI ou personne physique) avec son adresse, son représentant, ses comptes bancaires, son logo et sa signature (repris sur les quittances et courriers). Pour une SCI, ajoutez les associés et leurs parts.

Étape 3 : l’envoi des e-mails

Espace en ligne : rien à régler. Vos e-mails partent par notre adresse, à votre nom ; indiquez seulement, dans Réglages → E-mails et SMS → Envoi des e-mails, le nom de l’expéditeur et l’adresse de réponse (les réponses de vos locataires y arrivent), puis « M’envoyer un e-mail de test ». Jusqu’à 30 e-mails par heure et 150 par jour passent ainsi ; au-delà, ou pour envoyer depuis votre propre adresse, ouvrez « Envoyer depuis votre propre adresse ».

Votre propre serveur : Réglages → E-mails et SMS → Envoi des e-mails : indiquez l’adresse qui enverra les avis et quittances, puis cliquez sur Tester.

• Avec Gmail, il faut un mot de passe d’application de 16 lettres (compte Google → Sécurité → Mots de passe des applications). Free, Orange, SFR, La Poste… sont reconnus automatiquement.
• Une adresse « Répondre à » peut être indiquée, générale ou par bailleur.
• Au-delà de 20 à 30 e-mails par jour, utilisez un service d’envoi comme Brevo (réglages en annexe).

Étape 4 : votre patrimoine

1. Patrimoine → Biens & lots : créez l’immeuble, puis ses lots (appartement, maison, local, parking, box…) avec surface, DPE et GES, équipements. Le bouton Millièmes répartit les charges communes entre les lots.
2. Locataires & location → Locataires : « Nouveau locataire », avec e-mail et téléphone (indispensables pour les envois).
3. Locataires & location → Baux : « Nouveau bail » (voir Faire un bail).

Vos données sont dans un autre logiciel ou dans Excel ? Répondez à l’e-mail d’ouverture de votre espace : nous préparons l’import de vos biens, locataires, baux et historiques. C’est le service « Reprise de vos données » : son prix est affiché dans Mon abonnement → Services et conditions (offert aux testeurs).

Les 3 baux d’essai

Un nouvel espace démarre avec 3 logements, 3 locataires et leurs loyers fictifs, marqués « essai » (une SCI d’essai, des paiements, un impayé, quelques charges), pour tout essayer sans risque. Leurs adresses e-mail sont fictives : aucun e-mail ne part vers eux, et ils ne comptent pas dans le tarif. Quand vous êtes prêt : bandeau du tableau de bord → « Effacer l’essai et commencer avec mes vrais baux ». Tout ce qui est lié à l’essai est supprimé, le reste est gardé.

2. Se repérer

Le menu, la barre du bas, vos raccourcis et le tableau de bord mènent à toutes les pages. Le tableau de bord vous dit ce qui demande votre attention aujourd’hui.

Le menu et la barre du bas

Menu léger (5.1) : par défaut, le menu ne montre que l’essentiel : tableau de bord, Ce qu’il faut faire, loyers, impayés, banque, locataires, baux, états des lieux, relocation, courte durée, charges, déclarations et réglages. S’y ajoutent vos pages les plus ouvertes, celles qui ont quelque chose à traiter (pastille) et la page ouverte. « Toutes les pages », en bas du menu, déplie le menu complet (le choix est gardé sur l’appareil) ; « Menu léger » le replie. La recherche, les raccourcis et les pages de la rubrique en haut de chaque page mènent toujours partout.

Le menu a sept rubriques : Suivi, Locataires & location, Patrimoine, Gestion, Fiscalité & SCI, Rapports et Réglages. Les pages que vous ouvrez le plus passent en premier (un bouton en bas du menu rétablit l’ordre d’origine). Un clic sur le titre d’une rubrique, ou sur la flèche dans le petit carré à sa droite, la replie ou la déplie (flèche vers la droite = repliée, vers le bas = ouverte) : la page ouverte reste visible, et le nombre de choses à traiter s’affiche à côté du titre replié. Le choix est gardé sur cet appareil. « Mon abonnement » et « Espaces clients (portail) » n’apparaissent que si vous en avez l’usage. La rubrique Réglages mène à Tous les réglages (rangés par thème, voir Régler et sécuriser le logiciel), à la prise en main, au mode d’emploi, aux nouveautés et aux institutions ; Indices INSEE est dans Gestion, à côté des révisions de loyer.

Sur téléphone, la barre du bas donne accès à l’accueil, aux loyers, aux locataires, à vos raccourcis (bouton rond central) et au menu. Les impayés s’ouvrent par le menu, par la ligne « retard(s) » de l’accueil ou en touchant un montant « Dû ».

Mes raccourcis

Ce sont vos boutons les plus utiles, en haut du tableau de bord. Par défaut : Enregistrer un paiement, Tous les réglages, Mes états des lieux, Déclarer une charge, Écrire un courrier, Relevé de compteur (photo), Mises à jour, Nouveautés.

• ⚙︎ Choisir mes raccourcis… en propose une vingtaine d’autres (rappel, état des lieux, nouveau bail, Impayés, Banque, Compteurs…), à ranger avec les flèches. Le choix est enregistré par utilisateur, sur tous ses appareils.
• Sur ordinateur : le bouton vert Mes raccourcis ▾, à côté de « Tous / Nom propre / SCI », ouvre la liste depuis n’importe quelle page.
• Sur téléphone : l’accueil n’affiche que les deux premiers ; tous sont dans le bouton rond Raccourcis, suivis de « Souvent utilisés » (les deux pages ou actions ouvertes le plus depuis 30 jours).

Le tableau de bord

Le cadre Aujourd’hui réunit les voyants (vert = tout va bien, orange = à regarder, rouge = à traiter) et les actions du jour. « Réduire ▴ » le replie ; « Actualiser » relit les voyants. Touchez un voyant pour ouvrir la page concernée.

• Serveur (sauvegarde, disque, https…), E-mails (échecs, plafond), Automatisations, Données (points à vérifier), Messages non lus, Opérations bancaires à valider, Factures à enregistrer, Facturation, Facture électronique, Mise à jour (quand une version est disponible), Locataires (demandes en attente depuis plus de 2 jours).
• Banque : il faut reconnecter la banque tous les 180 jours ; le voyant passe à l’orange 15 jours avant. SMS : crédits restants, orange quand il faut recharger, rouge après une erreur d’envoi.
• Application (pages qui ont planté : Réglages → Sauvegardes et données → Erreurs de l’application) et Sécurité (nouvel appareil, échecs de connexion) : « Tout est vu » et « C’était moi : tout est vérifié » (Réglages → Sécurité et confidentialité) les remettent au vert.

Les actions du jour ont chacune leur nombre et un lien : opérations bancaires à valider, virements reçus jamais enregistrés, révisions à faire, retards de plus de 15 jours, demandes des locataires, points de contrôle des données, logements non conformes, loyers du mois pas encore appelés, fins de bail dans les 60 jours, états des lieux de sortie à programmer, dépôts à restituer, attestations d’assurance manquantes, régularisations de l’an dernier, candidatures et réservations non traitées, mise à jour disponible. « À traiter » signale aussi les doublons, les paiements en baisse d’un locataire et les problèmes du serveur.

Plus bas : loyers appelés et encaissés du mois, impayés, occupation, graphique des encaissements, compteurs de rappels, « Prochains 15 jours » et « Lots vacants ». Touchez un chiffre pour voir ce qu’il compte (« Encaissé » liste les encaissements, filtrables par bailleur). Reçue enregistre une attestation en un clic ; ⇅ Disposer les cadres déplace ou masque les cadres.

Lots vacants (4.2) : touchez le cadre « Occupation » : chaque lot vacant a son cadre, avec sa photo, son annonce (en ligne ou non), le nombre de photos, sa visite 360° et ses candidats. Boutons : « Mettre en relocation » (annonce, page de candidature en ligne cochée) ou « Annonce et photos », « Visite 360° », « Voir l’annonce », « Copier le lien », « Texte d’annonce », « Candidats », « Pas à louer ». Filtres : tous, annonce en ligne, à mettre en relocation.

Les tuiles : chaque chiffre ouvre sa liste (5.4)

Touchez une tuile qui montre un nombre ou un montant : la liste de ce qu’elle compte s’ouvre, numérotée, avec le total en bas. Le total est toujours égal au chiffre de la tuile : même période, même bailleur, mêmes règles. Pour un taux ou une moyenne (occupation, rendement, prix moyen par nuit), la ligne du bas donne le résultat et une phrase explique le calcul. « Ouvrir » sous un montant mène à la fiche : le bail, le lot, le séjour, la dépense ou le contrat. Une tuile dans une fenêtre y revient quand vous fermez la liste. Une tuile qui ne compte rien, comme une date ou un prix, ne s’ouvre pas. Courte durée : un séjour à cheval sur deux années compte au prorata de ses nuits dans chaque année.

Une liste ouverte en touchant un chiffre est toujours numérotée, même si ses lignes ne s’ouvrent pas ; un titre de groupe n’est pas compté (5.4.2). Dans les applis État des lieux et Courte durée, chaque bouton reste dans l’appli ou ouvre le Registre (signe ↗), et la page Nouveautés ne montre que ce qui concerne l’appli.

Loyers payés et impayés sur 12 mois (5.4)

Au tableau de bord, le cadre « Loyers payés et impayés, 12 mois » montre chaque mois ce qui est payé et ce qui reste impayé ; la barre entière est ce qui a été appelé. Touchez un mois pour voir la liste numérotée de ses échéances, et touchez une ligne pour ouvrir le compte du locataire. « Voir les chiffres en tableau » donne les mêmes montants en chiffres. Comme les autres cadres, il se masque avec « Disposer les cadres ».

Le bandeau « à lire »

Un message non lu (d’un locataire, d’un candidat Leboncoin ou d’une candidature en ligne) affiche un bandeau en haut de chaque page, un voyant et un nombre dans le menu. Touchez une ligne pour l’ouvrir ; « Plus tard » masque le bandeau jusqu’au prochain message.

Agenda et rappels

• « Ma journée », chaque matin par e-mail (Réglages → Envois automatiques et rappels → Rappels par e-mail et indices) : ce qui est en retard ou à faire aujourd’hui, les loyers arrivés depuis le dernier e-mail (avec le total), les factures à payer, les visites du jour, les devis d’artisans attendus et les échéances des 7 jours (le lundi : 30 jours). Il part même les jours calmes ; décochez « Ma journée » pour ne le recevoir que s’il y a quelque chose.
• Suivi → Agenda & rappels : tout ce qui arrive à échéance (révisions, fins de bail, attestations, entretiens, dépôts à rendre, régularisations). Il peut s’abonner dans le calendrier de votre téléphone. Vos rappels personnels (« Nouveau rappel ») peuvent se répéter chaque jour, chaque jour ouvré (lundi au vendredi), chaque semaine, toutes les 2 semaines, chaque mois, trimestre ou année, avec une date de fin facultative (« Jusqu’au »). « Fait » ne coche que l’occurrence du jour ; un rappel quotidien n’apparaît qu’une fois dans l’agenda, à sa prochaine date. « Modifier » le change ou le supprime.
• Rappel à une heure précise : indiquez une heure dans « Nouveau rappel ». Sans heure, le rappel figure dans l’e-mail du matin. Avec une heure, le serveur vous prévient à cette heure-là, par le moyen choisi : notification sur le téléphone (sinon e-mail), e-mail, les deux, ou SMS (compté dans vos SMS). Pour les notifications : Réglages → Envois automatiques et rappels → « 🔔 Notifications sur ce téléphone », catégorie « Vos rappels ». Si le serveur était arrêté, le rappel part dans les 3 heures qui suivent, jamais deux fois. L’abonnement de calendrier montre aussi l’heure et la répétition.
• Rappels de rendez-vous (3.98 ; Réglages → Envois automatiques et rappels → « Rappels de rendez-vous ») : avant un état des lieux, une intervention ou une visite, le locataire ou le candidat reçoit un rappel 48 h, 24 h et 2 h avant (e-mail et/ou SMS, au choix pour chaque délai ; par défaut e-mail à 48 h et 24 h, SMS à 2 h ; jamais de SMS la nuit) avec « Je confirme » et « Je ne pourrai pas venir » (sans mot de passe, message possible). La réponse s’affiche sur l’intervention, le départ et l’agenda, et vous êtes prévenu. Un rendez-vous déplacé repart de zéro.
• Gestion → Contrats et échéances : assurances, chaudière, box, électricité, logiciel… avec montant, échéance, durée d’engagement et préavis. Le registre calcule la date limite pour résilier (orange à moins de 45 jours, rouge à moins de 14, dans l’agenda 30 jours avant). « Reconduit » passe à la reconduction suivante.
• Gestion → Garantie loyers impayés : vos contrats GLI, les impayés à déclarer avant leur date limite (« Déclarer » prépare le courrier), l’éligibilité de chaque candidat selon votre contrat et une comparaison d’offres. Vérifiez toujours le contrat proposé.

Poser une question

Une seule recherche : le champ « Chercher » en haut de chaque page. Pendant que vous tapez, il filtre la page ouverte ; avec Entrée, la fenêtre de recherche s’ouvre (plein écran sur téléphone, 5.50) : le champ en haut, l’assistant juste dessous, puis vos données (locataires, paiements, loyers, charges, baux, lots, courriers ; un nombre cherche un montant), puis les fonctions de l’application (pages, fenêtres, réglages, nouveautés : bouton « Ouvrir » pour y aller directement) et les passages de ce mode d’emploi qui répondent à vos mots (« Lire la rubrique »). Un mot commencé (« synd ») ou mal écrit (« sindic ») est compris, ainsi que les mots voisins (« caution » trouve le dépôt de garantie). Dans un espace client, « Parler à une personne » envoie votre question par e-mail. Toucher un résultat ou « Ouvrir » ferme la fenêtre et vous y emmène ; ✕, Échap ou le retour la ferment. Champ vide : vos dernières questions à l’assistant (10, gardées sur cet appareil) ; en toucher une réaffiche la réponse déjà donnée, sans nouvel appel ni crédit (« Effacer l’historique »). Le solde de l’Assistant IA s’affiche à côté de chaque « ✨ Demander à l’assistant » et en haut de l’écran (« ✨ 42 » : touchez-le pour Réglages → Assistant IA) ; sous 5 crédits, il passe en orange avec « Recharger ».

Une question sur vos chiffres (5.10) : avec l’Assistant IA, tapez une question dans « Chercher » puis Entrée (« Combien de loyers ai-je encaissés en 2026 ? », « Quels sont mes impayés ? », « Mes charges de l’an dernier ? »). En haut de la page Recherche, « ✨ Demander à l’assistant » : l’appli prépare un résumé de vos chiffres limité à la question (loyers, impayés, charges par nature, dépôts, résultat, occupation, emprunts), avec des repères à la place des noms des personnes ; l’assistant répond en quelques phrases, avec un lien « Voir : … » vers la page où sont les chiffres. Chaque nombre est vérifié dans le résumé ; sinon la phrase est marquée « non vérifiée » : ne vous y fiez pas. Les questions d’impôt ou de droit ne sont pas envoyées : l’appli vous montre ses propres chiffres (Déclarations, Impôt de l’année) ou vous oriente. Vos dernières questions restent sur l’appareil (« Vos dernières questions »). Voir aussi L’Assistant IA.

Sur le téléphone : application, PDF et notifications

• Naviguer dans une rubrique (4.7) : en haut de chaque page, les autres pages de sa rubrique (faites glisser la ligne) ; une page déjà ouverte se rouvre là où vous l’aviez laissée. Même chose dans la Facturation : en haut des pages de Plus, les pages de la même rubrique ; « ← Plus » revient au même endroit.
• Application : Safari → Partager → « Sur l’écran d’accueil » (adresse en https). L’icône rouvre votre espace avec son nom et son icône (Registre, État des lieux, Courte durée, Facturation). Après une première ouverture avec le réseau, l’espace s’ouvre aussi sans connexion (4.6) : vous consultez la dernière version de vos données et vous saisissez normalement (un bandeau « Hors ligne » compte les modifications en attente) ; elles partent seules au retour de la connexion. Sans réseau, seul le dernier espace ouvert sur le téléphone est disponible, et il faut avoir coché « Rester connecté ». États des lieux sans réseau : faites signer sur l’écran ; l’état des lieux affiche « Signé, à valider » et il est compté et validé au retour du réseau (« Annuler les signatures » pour le corriger avant).
• PDF et photos s’ouvrent à la largeur de l’écran : zoom avec − / +, double-tap ou pincement ; « Partager » ou « Enregistrer ».
• Actualiser : dans l’application ajoutée à l’écran d’accueil, faites glisser la page vers le bas depuis le haut de l’écran pour la recharger.
• Notifications sur l’iPhone, même le registre fermé (iOS 16.4 ou plus) : ajoutez d’abord le registre à l’écran d’accueil et ouvrez-le depuis son icône, puis Réglages → Envois automatiques et rappels → « 🔔 Notifications sur ce téléphone » → « Activer sur ce téléphone ». Vous recevez : loyer reçu, message d’un locataire, nouveau candidat, visite réservée, facture reçue, paiement ou devis accepté de la facturation, alertes (panne, connexion, sécurité). Chaque appareil choisit ses catégories ; « Retirer » le désabonne.
• Applis État des lieux et Courte durée (5.2) : leurs notifications se règlent dans l’appli elle-même : État des lieux → Mon compte, ou Réglages pour un Registre complet (état des lieux signé à distance) ; Courte durée → Réglages (nouvelles réservations et annulations des calendriers, demandes de réservation directe, ménage fait, problème signalé).

Les applications iPhone (Registre locatif, État des lieux, Mesure, Facturation)

Le Registre s’utilise dans le navigateur, sans rien installer. Quatre applications iPhone le complètent. Aujourd’hui, elles s’installent depuis un Mac avec Xcode (chacune a son mode d’emploi) ; elles viendront bientôt sur l’App Store. Rien ne s’y achète : votre abonnement se gère sur le site.

• Registre locatif : votre Registre en plein écran, avec les justificatifs pris avec l’appareil photo, les PDF dans la visionneuse de l’iPhone et, sur un iPhone Pro avec LiDAR, « 📐 Scanner ce logement » dans la fiche du logement (cadre Mesures (iPhone)) : le relevé est rangé et rattaché au logement tout seul. Dans un état des lieux, elle scanne les pièces comme l’application État des lieux.
• État des lieux : votre application État des lieux en plein écran, avec l’appareil photo, le travail sans réseau, les PDF dans la visionneuse de l’iPhone et, sur un iPhone Pro avec LiDAR, le scan des pièces pendant l’état des lieux. Voir L’application iPhone « État des lieux ».
• Mesure : relève les pièces avec le LiDAR et envoie le relevé au Registre ou à votre facturation : plans, surfaces, photos posées sur le plan. Voir Mesurer avec l’iPhone.
• Facturation : votre facturation en plein écran, avec le scan des pièces dans un devis. Voir L’application iPhone « Facturation ».

Pour donner l’adresse à une application : dans un espace en ligne, le plus simple est de toucher « J’ai un espace en ligne » dans l’application Registre locatif, État des lieux ou Facturation, de taper votre adresse e-mail, puis de toucher « Ouvrir dans l’application iPhone » dans l’e-mail reçu. Sinon : Registre locatif (votre propre serveur), Réglages → Sauvegardes et données → « Installer l’appli iPhone » ; État des lieux, Mon compte → « Installer l’appli iPhone » (dans le Registre : Réglages → Sauvegardes et données) ; Mesure, Réglages → Sauvegardes et données → « Application Mesure (iPhone) ». L’adresse doit être en https.

3. Louer un logement

Un logement se libère : il faut le faire visiter, choisir un dossier, puis signer un bail. Le registre suit chaque étape. Les annonces sont à publier vous-même (Leboncoin, SeLoger…) ; il ne publie rien à votre place.

Entre deux locataires : le parcours guidé

Locataires & location → Entre deux locataires suit, logement par logement, les étapes entre le départ et le nouveau bail : départ, état des lieux de sortie, dépôt de garantie, travaux, diagnostics, annonce, visites, nouveau bail. Tout est repris de ce qui est déjà dans le registre ; les boutons ouvrent l’endroit où faire chaque étape. « Ce qui bloque » indique ce qui empêche de relouer ; seule la case « travaux terminés » se note ici. Le tableau de bord signale un logement bloqué ou vide depuis plus de 15 jours ; « Voir aussi les relocations faites » affiche l’historique.

La page Relocation et l’annonce

Relocation liste les lots vacants, le loyer non perçu, la classe DPE et les candidats. Le logement d’un locataire qui a donné congé passe dans « Bientôt libres », pour l’annonce et les visites pendant le préavis.

• Annonce : type de bien, équipements, conditions, photos (jusqu’à 15). « Texte d’annonce » rédige un titre et une annonce complète avec les mentions obligatoires. « Enregistrer les photos sur le téléphone », puis « Ouvrir Leboncoin pour déposer l’annonce ».
• Candidatures : une page en ligne avec photos, carte et Street View. Les dossiers arrivent avec le taux d’effort (loyer charges comprises rapporté aux revenus), le reste à vivre par jour et par personne, et la liste des pièces autorisées.
• DossierFacile (Relocation → DossierFacile) : une fois les accès partenaire obtenus, l’annonce affiche « Candidater avec DossierFacile ». Aides : l’annonce et l’e-mail « Demander les pièces » présentent Visale, Loca-Pass et l’aide au logement.
• Annonce Leboncoin à renouveler : une ligne apparaît au tableau de bord quand Leboncoin écrit que l’annonce arrive à son terme. « Renouveler » ouvre Leboncoin ; « C’est fait » retire le rappel.

Annonce de relocation avec l’assistant (5.10)

Dans la fiche d’un logement libre ou dont le bail se termine, le panneau « Annonce de relocation » (et le bandeau de « Texte d’annonce ») propose « ✨ Annonce avec l’assistant ». Ajoutez quelques mots si vous voulez (« refait à neuf, très calme ») : l’assistant rédige un titre, un texte et trois lignes courtes à partir de la fiche, sans l’adresse ni les montants. Les mentions obligatoires sont ajoutées par le Registre lui-même : loyer charges comprises et charges (provisions ou forfait), encadrement des loyers s’il y a lieu, dépôt de garantie, honoraires à la charge du locataire, meublé ou non, commune, surface habitable, classes énergie et climat, dépenses d’énergie estimées et leur année de référence. S’il en manque une, l’écran le dit et propose de la compléter. Copiez l’annonce complète ou la version courte, puis collez-la sur le site de votre choix : le Registre ne publie rien lui-même. Décrivez le logement, jamais le locataire attendu : une exigence liée à la famille, à l’âge, à l’origine, à la santé, à l’emploi ou aux ressources est interdite et n’est pas envoyée.

Les candidats Leboncoin

Si les notifications Leboncoin arrivent dans une boîte reliée au registre, chaque message d’un candidat devient une candidature dans Relocation.

• Ouvrez-la et choisissez le logement la première fois ; les messages suivants de cette annonce y vont tout seuls.
• Prenez une réponse prête (dossier en ligne, visite, déjà loué, ou refus poli sans motif, après quoi la candidature passe « refusée »), puis « Envoyer par e-mail » : elle part de votre boîte vers l’adresse donnée par Leboncoin. Ou « Copier et ouvrir Leboncoin », puis collez. Avec l’Assistant IA, « ✨ Proposer une réponse » écrit un brouillon (voir Répondre avec l’assistant).
• Visale (3.110 ; 3.112 : seulement sur demande) : « + Visale » ajoute à la réponse en cours un court paragraphe sur la garantie Visale d’Action Logement (gratuite, à la place d’un garant) avec le lien visale.fr ; « Texte Visale… » le modifie, et « Toujours l’ajouter » le met dans toutes les réponses préparées et la réponse automatique (variable {visale} pour le placer).
• Sans réponse (3.109) : tant que le dernier message vient du candidat, la conversation est comptée dans « Aujourd’hui » (« message(s) Leboncoin sans réponse ») et marquée « à répondre » dans Relocation. Si vous avez répondu directement dans l’application Leboncoin : « Déjà répondu sur Leboncoin ». Les annonces à renouveler y sont aussi comptées.
• Questions déjà répondues : le registre lit le message (entrée, durée, personnes, contrat, revenus, garantie) et remplit la fiche ; le modèle « Poser les questions » ne demande que ce qui manque.
• Réponse automatique : Réglages → Envois automatiques et rappels → « Réponse automatique aux candidats Leboncoin » → Régler. Au premier message d’un nouveau candidat, votre texte (date d’entrée, occupants, situation, garantie, lien du dossier en ligne) part tout seul. Pas aux messages suivants ni de plus de 24 h, jamais si le logement n’est plus à relouer, 40 par jour au plus.

Les visites

• Ouvrir des créneaux : Relocation → « Visites » sur la ligne du logement (ce logement, ou tous ceux à relouer). Indiquez le jour, de… à…, la durée d’une visite. Mes disponibilités habituelles (par exemple mardi 17 h – 19 h, samedi 10 h – 12 h, horizon de 7 à 28 jours) évitent de les ressaisir : « Ajouter » crée les créneaux, qui disparaissent dès qu’ils sont réservés. Si le logement est encore occupé : pas de dimanche ni de jour férié, et 2 heures de visites par jour au plus (loi du 6 juillet 1989, art. 4).
• Réservation par le candidat : il coche les créneaux qui lui conviennent ; le plus proche encore libre est réservé (jamais deux visites sur le même créneau). Confirmation par e-mail avec lien pour annuler, rappel la veille, visite dans la candidature et dans l’agenda ; le locataire en place est prévenu.
• « Proposer une visite » (depuis une candidature ou une conversation Leboncoin) envoie un message pré-rempli, avec vos 6 prochaines disponibilités et un lien personnel ; il reste modifiable. « 📅 Régler mes créneaux de visite » ouvre les réglages.
• Visites seulement pour les bons dossiers : le lien part seul au candidat dont le taux d’effort est sous votre seuil (33 % par défaut) et qui a une garantie si vous l’exigez. Pour un autre candidat (par exemple sur Leboncoin), « Proposer une visite » met quand même vos créneaux et son lien personnel dans le message : c’est vous qui l’invitez. Relance : sans réservation, une seule relance part 48 h plus tard (décochez « Relancer une fois, au bout de 48 h… » pour l’arrêter). Un SMS de rappel peut partir la veille.

4. Faire un bail et le faire signer

Un bail relie un lot, un locataire et des conditions. Une fois créé, le registre génère les loyers, les avis d’échéance et les quittances.

Créer le bail

Locataires & location → Baux → « Nouveau bail » : le lot, le locataire, la date d’entrée, le loyer, la provision ou le forfait de charges, le dépôt de garantie (le montant ici, la date de versement dans Dépôts de garantie), l’indice de révision et le jour de paiement. Les loyers depuis la date d’entrée sont créés tout de suite ; ensuite le serveur crée chaque jour les loyers à venir. Le réglage « Générer les loyers à l’avance » (Réglages → Bailleurs et banques) fixe l’avance : aucune, 1 semaine, 2 semaines (par défaut) ou 1 mois.

Un bail s’ouvre sur ses onglets : Compte locatif, Conditions, Parties, Révisions, Courriers, Pièces & EDL.

La fiche du locataire

• Un locataire s’ouvre sur En bref : pour chaque bail, le logement, le loyer, le solde, le dernier paiement, la prochaine échéance et les boutons Compte, Bail, Documents, Écrire un courrier. « Voir son espace » montre exactement ce que voit le locataire. Fermer une fiche (✕) ou toucher « ← nom » ramène à la fiche d’avant.
• Dû et à échoir : « Dû » est ce qui est en retard aujourd’hui ; « + … à échoir le … » est l’échéance suivante, déjà appelée mais pas encore exigible. Toucher « Dû » ouvre Impayés & relances sur ce bail (Relance et Mise en demeure, toujours validées par vous).

Diagnostics et contrat type

• Diagnostics : fiche du lot → Diagnostics & pièces (DPE, ERP, électricité, gaz, plomb, amiante, bruit, surface, copropriété). Notez la date et le fichier ; la validité est calculée (ERP 6 mois, électricité et gaz 6 ans, DPE 10 ans, anciens DPE caducs). « Non concerné » pour ce qui ne s’applique pas.
• Contrat type : les baux suivent le contrat type en vigueur. Pour les baux conclus ou renouvelés à partir du 1er octobre 2026 (décret n° 2026-596) : clause résolutoire du contrat type (six semaines après un commandement de payer), téléphones des parties s’ils sont renseignés, et servitude de résidence principale si la case est cochée dans la fiche du lot.
• Les avis et quittances regroupent les règlements : une ligne « Paiement direct CAF », une « Paiement locataire », une « Crédit antérieur imputé ».

Colocation : chacun sa part

• Réglage : bail → onglet Parties. Ajoutez chaque colocataire (qualité « colocataire », avec e-mail), cochez « Colocation » et indiquez pour chacun la part mensuelle, les dates d’entrée, de sortie et d’effet du congé, le dépôt versé et le numéro d’allocataire CAF. Sans part, l’échéance est partagée à parts égales ; si le total diffère du loyer, elle est répartie au prorata.
• Qui a payé quoi : sous chaque échéance, ✔ = part réglée, ◐ = en partie, ○ = à payer. Un virement à son nom (ou avec son numéro CAF) est rattaché automatiquement au colocataire, d’abord sur ses propres parts impayées.
• Quittances : la quittance commune nomme tous les colocataires et leurs parts. La quittance individuelle (liens « PDF » et « mail » à côté de chacun) porte sur sa seule quote-part, pour lui et pour la CAF. Avec l’envoi automatique, chacun reçoit la sienne dès que sa part est réglée (case à décocher dans le cadre).
• Départ ou arrivée : « Départ / arrivée d’un colocataire » enregistre le congé et la sortie, ajoute le remplaçant, puis ouvre l’avenant au bail, à envoyer ou à faire signer à distance (modèle indicatif : faites-le relire par un juriste en cas de doute). Le colocataire parti ne reçoit plus d’e-mails et ne peut plus se connecter. La fin de solidarité (art. 8-1 de la loi du 6 juillet 1989) est calculée à la date d’effet du congé si un nouveau colocataire figure au bail, sinon six mois après ; elle apparaît dans l’agenda.
• Caution d’un colocataire : dans « Parties au bail », chaque garant indique « Caution de » le colocataire qu’il garantit. La loi l’exige, sous peine de nullité de l’acte (loi du 6 juillet 1989, art. 8-1 ; information générale, pas un avis juridique) : le registre refuse de préparer l’acte sans ce choix. Après la fin de solidarité, l’appel à la caution ne réclame que les sommes échues avant.
• Attestation de loyer individuelle (CAF) : Courriers → Attestation de loyer → « Pour » le colocataire. Décompte du sortant : lien « Décompte » dans la colonne « Reste dû » (ses parts jusqu’à sa sortie, payé, reste dû, fin de solidarité, règlement de sa part du dépôt avec son remplaçant).

Dossier complet, institutions et signature

• Dossier complet du bail : bail → onglet Courriers → « Dossier complet du bail ». Un seul PDF réunit contrat, notice d’information, inventaire (meublé), actes de caution, état des lieux d’entrée et diagnostics, à télécharger, envoyer ou faire signer à distance. Les pièces manquantes ou expirées sont signalées.
• Institutions & contacts (Réglages), pour chaque bailleur : CAF, MSA, Visale, impôts, syndic, assureurs, commissaire de justice, avocat, mairie, ADIL, comptable, banque, avec vos numéros d’allocataire, de contrat ou de dossier. Les courriers « Institutions » d’un bail en reprennent l’adresse et l’e-mail.
• Signature électronique gratuite des baux et états des lieux : « Faire signer à distance », lien par e-mail, code par e-mail ou par SMS (case « Par SMS aussi » et mobile du signataire : il reçoit son code sur son téléphone, le lien restant dans l’e-mail ; un SMS par signataire sur vos crédits SMS, offerts avec l’offre État des lieux ; si le SMS échoue, le code part par e-mail), signature au doigt, certificat d’empreintes qui indique le canal du code. La case « Photo » (cochée d’office pour une caution) demande au signataire de se photographier au moment de signer ; la photo prouve la signature, n’est pas envoyée aux autres signataires, et ne doit pas être gardée plus longtemps que le bail et ses suites.

Signatures électroniques comprises dans votre offre

Chaque offre comprend un nombre de signatures électroniques à distance par mois ; le Confort et l’option Signature électronique les rendent illimitées. Le nombre de votre offre et le compteur du mois sont affichés dans Réglages → Compte et abonnement → Mon abonnement et en haut de la fenêtre « Faire signer à distance » (« Signatures ce mois-ci : 3 sur … », avec le nombre de votre offre).

• Un envoi compte pour un, quel que soit le nombre de signataires (locataires, caution, bailleur).
• Une relance ne compte pas. Un envoi annulé avant toute signature est rendu : il ne compte plus, et ses liens ne fonctionnent plus.
• Le compteur repart à zéro le 1er de chaque mois ; les signatures non utilisées ne se reportent pas.
• Les documents signés sur place, au doigt sur l’écran (état des lieux), ne comptent jamais. Un état des lieux déjà payé se signe aussi à distance sans compter.
• Quand les signatures du mois sont utilisées, l’envoi est refusé et la fenêtre propose : attendre le mois suivant, ajouter l’option Signature électronique, ou passer à l’offre supérieure. Les documents déjà envoyés continuent d’être signés.
• Pendant l’essai, le nombre de l’offre choisie s’applique ; une offre ou une option illimitée en donne un nombre limité jusqu’au premier paiement (indiqué dans Mon abonnement).

Pour l’administrateur du portail : Offres et prix (console) ou Testeurs → Réglages (administration) → « Signatures électroniques comprises par mois ». Vide ou -1 = illimitées ; 0 = aucune. Le plus haut des nombres (offre du Registre, option Signature, offre Agence) s’applique.

5. Faire un état des lieux

L’état des lieux d’entrée et de sortie se fait pièce par pièce, avec photos et relevés de compteurs, et sort en PDF. Le carnet du logement garde ensuite la mémoire des équipements, des clés et des interventions. Le pas-à-pas détaillé (créer, pièces et photos, compteurs et clés, signature, sortie et retenues) est dans Réglages → Prise en main → État des lieux : ce sont les mêmes écrans que l’offre État des lieux.

L’application État des lieux depuis votre Registre

Depuis le bail (3.111) : fiche du bail → onglet Courriers → « Préavis, congé et départ » → État des lieux → « Entrée ↗ » ou « Sortie ↗ » : l’application État des lieux s’ouvre directement sur l’état des lieux de ce locataire (le brouillon en cours, sinon un nouveau), sans vous reconnecter. Sur votre registre (3.112), elle s’ouvre en plein écran par-dessus le Registre : la croix la ferme et vous retrouvez votre page.

Depuis la page États des lieux (4.0) : dans « À faire », « Faire l’entrée ↗ », « Faire la sortie ↗ » et « Reprendre ↗ » ouvrent l’état des lieux dans l’application État des lieux. Un état des lieux ouvert dans le Registre a le bouton « 📱 Application ↗ » (il enregistre d’abord vos changements, puis continue dans l’application). Le Menu a aussi « Application État des lieux ↗ », juste après « États des lieux ».

Agences et équipes (3.100) : Réglages → Compte et abonnement → Utilisateurs → « Inviter par e-mail » (offre État des lieux : Mon compte → Mon équipe) : nom, e-mail, rôle (agent : fait les états des lieux ; responsable : tous les droits). Le collaborateur choisit son mot de passe par le lien reçu (7 jours, une seule fois) et se connecte avec son e-mail (code par e-mail depuis Internet). Chaque état des lieux garde le nom de celui qui l’a fait ; la liste se filtre par collaborateur quand ils sont plusieurs. Avec une offre Agence, votre agence figure en tête du PDF (« Représenté par » l’agence et le collaborateur, « Établi par ») et les états des lieux sont illimités : voir Agences et gérance.

Page États des lieux → « 📱 Application État des lieux » : l’application simple de l’état des lieux (États des lieux, Logements, Locataires, Baux en cours), avec vos vraies données, pour le faire sur place au téléphone. Elle s’ouvre à la même adresse avec ?app=edl (sur un espace hébergé : l’adresse edl…) ; ajoutée à l’écran d’accueil, elle a son icône bleue « État des lieux ». Sans être connecté, ?app=edl ouvre la page de connexion de l’État des lieux, puis l’application (3.96). Sur l’iPhone : ouvrez l’adresse …/?app=edl dans Safari, Partager → « Sur l’écran d’accueil » (icône bleue « État des lieux ») ; au premier lancement, connectez-vous une fois, l’icône ne partageant pas la connexion de Safari (3.97). « Ouvrir le Registre », dans le Menu, ramène au Registre complet.

Sur le téléphone : l’adresse edl…

Un espace hébergé a deux adresses : gestion… ouvre le Registre complet, edl… ouvre l’application État des lieux (États des lieux, Logements, Locataires), plus simple sur le terrain. Avec un Registre complet, le menu « Ouvrir le Registre » (et le bandeau en haut des états des lieux) ramène au Registre sans se reconnecter ; « Mon abonnement » s’ouvre dans le Registre.

Offres Base et Essentiel : états des lieux à l’unité ou compris chaque mois

Pages d’une offre supérieure (et pages grisées de l’offre État des lieux) : la page dit en une phrase à quoi elle sert, ce qu’elle permet de faire, et montre deux ou trois captures d’écran du logiciel prises sur des données fictives — version ordinateur (ou tablette) ou téléphone selon l’appareil ; touchez une image pour l’agrandir. Les boutons « Passer à … » sont juste en dessous.

Avec l’offre Base (espace hébergé), les états des lieux ne sont pas compris mais restent possibles à l’unité : les brouillons sont libres et un état des lieux est compté quand il est signé (sur l’écran ou à distance), une seule fois. Le bandeau en haut de la page États des lieux montre ce qui reste ; « Acheter » propose 1 état des lieux, entrée + sortie ou un carnet de 10 (paiement par carte, ajoutés aussitôt). Avec l’offre Essentiel, des états des lieux sont compris chaque mois (leur nombre est dans le bandeau et dans Mon abonnement ; non cumulables : le compteur repart le 1er du mois), puis ils sont à l’unité. Avec Confort, ils sont illimités. Le nombre compris en Essentiel se règle dans la console (Offres et prix → État des lieux) et dans l’administration du portail.

Retrouver ses états des lieux

• Tableau de bord : la tuile États des lieux montre ce qui reste à faire ; un clic ouvre la liste numérotée de ce qu’elle compte (à signer, brouillons, sorties et entrées à prévoir), avec « Ouvrir » sur chaque état des lieux ; « Page États des lieux » mène à la page complète (5.3).
• Menu : Locataires & location → États des lieux, juste après Locataires. Aussi dans vos raccourcis (« Mes états des lieux ») et dans la recherche.
• À faire, en haut de la page : envoyés en signature et pas encore signés, brouillons à reprendre, sorties à prévoir (départ dans les 60 jours), entrées à faire (arrivée dans les 30 jours). Chaque ligne a son bouton (dans le Registre, il ouvre l’application État des lieux : « ↗ ») ; Ignorer retire celle faite sur papier.
• État des lieux signé (4.0.1, 4.1) : une fois signé par les deux parties, il est terminé et verrouillé : plus de « Commencer la visite », de « Signer » ni de « Signer à distance », ni d’ajout de défauts ; il ne peut pas être supprimé (le serveur le refuse aussi), ni le bail qui le porte. « Déverrouiller » le remet en brouillon si une correction est nécessaire (il faudra le faire signer à nouveau).
• Départ prévu (tableau de bord, « À traiter ») : le bouton État des lieux de sortie le crée pour ce bail, en reprenant celui d’entrée.

Nouvel état des lieux en une fenêtre (5.3)

« Nouvel état des lieux » ouvre une seule fenêtre, dans le Registre comme dans l’application : type, date, logement (existant ou nouveau) et locataire. Si le locataire a déjà un bail, il est repris. Un nouveau locataire reçoit un bail « état des lieux seulement » : aucun loyer, aucune quittance, aucun rappel. Pour gérer ensuite ses loyers dans le Registre, ouvrez ce bail, indiquez le loyer et la date de début (Conditions), puis touchez « Encaisser ses loyers ici ».

Annoter une photo (5.3)

Dans l’état des lieux, chaque photo d’un élément ou d’un compteur a un petit bouton ✏️. Il ouvre la photo en grand. Choisissez l’outil (flèche, cercle, rectangle, trait libre ou texte), puis la couleur, et dessinez au doigt ou à la souris. Pour le texte, tapez-le d’abord, puis touchez la photo à l’endroit voulu. « Annuler » retire le dernier tracé. La photo d’origine est toujours gardée ; c’est la photo annotée qui figure dans le PDF, et son bouton ✏️ devient jaune. Vous pouvez reprendre une annotation plus tard, ou revenir à la « Photo d’origine ». Une fois l’état des lieux signé, il n’est plus possible d’annoter.

Dicter l’état des lieux (5.9)

Dans l’état des lieux, chaque pièce a un bouton « 🎤 Dicter » (aussi dans la visite de sortie, et pour l’inventaire du mobilier) ; en haut, « Dicter toute la visite ». Touchez la zone de texte, puis le micro 🎤 du clavier de votre téléphone, et décrivez ce que vous voyez : « sol carrelage beige bon état, murs blancs, une tache près de la porte… ». Pour toute la visite, dites le nom de chaque pièce avant de la décrire, puis les compteurs et les clés (« compteur d’eau froide 1 234 », « 3 clés de la porte d’entrée »). Votre texte est gardé sur le téléphone, même sans réseau.

Avec l’Assistant IA (Mon abonnement → Assistant IA), « ✨ Ranger avec l’assistant » propose, élément par élément, l’état et la remarque (ancien → proposé), ainsi que les index des compteurs et le nombre de clés. Chaque proposition rappelle les mots de votre texte sur lesquels elle s’appuie. Touchez « Accepter », « Ignorer » ou « Modifier » (ou « Tout accepter »), puis « Enregistrer » : rien n’est écrit avant. Un élément dont vous n’avez pas parlé garde son état. Les crédits sont pris une fois par état des lieux ; les rangements suivants du même état des lieux sont compris, dans la limite prévue par votre offre. Sur votre propre serveur, l’assistant utilise votre clé, sans crédits. Sans l’assistant, « Mettre dans les observations » ajoute votre texte tel quel aux observations.

Comparer les photos d’entrée et de sortie (5.9)

Dans un état des lieux de sortie qui a son état des lieux d’entrée, « ✨ Comparer les photos » envoie à l’assistant, pièce par pièce, les photos de l’entrée et de la sortie (réduites, quatre de chaque côté au plus). Il propose les différences visibles : élément, constat, gravité, avec les deux photos. Ce sont des suggestions à vérifier sur place : l’assistant peut se tromper, et l’état des lieux est établi contradictoirement par les parties. Chaque constat accepté s’ajoute à la remarque de sortie de l’élément ; l’état n’est pas changé et aucune retenue n’est calculée (le chiffrage se fait dans « Dégradations et retenues »).

Où est le bouton ? En haut de l’état des lieux de sortie (à côté de « 🎤 Dicter toute la visite »), sous « Observations de la pièce », et pendant la visite pièce par pièce sur le téléphone. Il faut trois choses : une sortie reliée à son entrée (elle se relie toute seule quand on la crée pour un bail qui a son entrée), des photos de la même pièce à l’entrée et à la sortie, et l’Assistant IA activé. S’il manque quelque chose, une ligne le dit dans le cadre de l’assistant (5.9.1). Pour essayer : un bail fictif, une entrée avec une ou deux photos d’une pièce, puis la sortie avec des photos du même endroit.

Ce qui est envoyé : la liste des pièces et des éléments avec leurs états, votre texte (adresses e-mail, téléphones et IBAN masqués) ou les photos réduites. Jamais le nom du locataire, du propriétaire ni l’adresse. Évitez les photos où l’on voit des personnes ou des papiers. Sans réseau, le bouton explique que l’assistant demande une connexion.

Les pièces depuis un relevé de l’iPhone (5.10)

Dans l’état des lieux d’un logement qui a un relevé rattaché (voir Mesurer avec l’iPhone), le cadre « Mesures de l’iPhone » propose « Créer ou compléter les pièces depuis un relevé ». Pour chaque pièce mesurée, choisissez la pièce à compléter (proposée par le nom : « Salon » complète « Séjour », « Salle de bain » complète « Salle d’eau »), une nouvelle pièce, ou rien. Le nom et les mesures (surface au sol, murs nets, hauteur) sont repris, à titre indicatif, sous le nom de la pièce ; l’état des éléments (neuf, bon…) n’est jamais déduit : vous le notez sur place. Enregistrez ensuite l’état des lieux.

« Joindre le plan des pièces au PDF » (décochée au départ) ajoute le plan de chaque pièce mesurée au PDF de l’état des lieux. Les mesures sont gardées dans l’état des lieux : un relevé corrigé plus tard ne le change pas. Un état des lieux signé ne change plus.

L’application iPhone « État des lieux » (5.11)

L’application iPhone ouvre votre application État des lieux en plein écran, avec ce que Safari fait moins bien : les photos (appareil photo ou photothèque) dans chaque champ photo, le travail sans réseau, les PDF dans la visionneuse de l’iPhone (« Terminé » pour revenir, partage, impression) et, sur un iPhone Pro avec LiDAR, le scan des pièces directement dans l’état des lieux.

1. Installer : aujourd’hui depuis un Mac avec Xcode (mode d’emploi de l’application) ; bientôt sur l’App Store.
2. Donner l’adresse : dans votre application État des lieux, Mon compte → « Installer l’appli iPhone » (dans le Registre : Réglages → Sauvegardes et données). Sur l’iPhone, touchez « Ouvrir dans l’application iPhone » ; depuis un ordinateur, visez le code QR avec l’appareil photo de l’iPhone. L’adresse doit être en https. Dans un espace en ligne, vous pouvez aussi toucher « J’ai un espace en ligne » dans l’application : tapez votre adresse e-mail, puis touchez « Ouvrir dans l’application iPhone » dans l’e-mail reçu.
3. Se connecter avec votre identifiant et votre mot de passe : la connexion reste ouverte sur le téléphone. Google, Apple et les clés d’accès se font dans Safari ; l’application a son propre verrou Face ID (ses Réglages).
4. Scanner : dans un état des lieux, cadre « Mesures de l’iPhone », « 📐 Scanner une pièce (LiDAR) » ou « 📐 Scanner le logement ». Faites lentement le tour de la pièce, touchez Terminer, nommez la pièce. De retour dans l’état des lieux, le relevé est rangé dans Mesures (iPhone), rattaché au logement, et « Créer ou compléter les pièces depuis un relevé » s’ouvre : seuls les noms et les mesures sont repris, l’état des éléments reste à noter. Sans réseau, les pièces sont proposées quand même et le relevé est rangé au retour du réseau.

Ce qui dépend de l’adresse. Le travail sans réseau et le scan dans l’état des lieux marchent aux adresses du portail (edl., gestion., loyer. et courte.magusto.com). À l’adresse de votre propre serveur, l’application ouvre la page, les photos et les PDF ; pour mesurer, utilisez l’application Mesure (voir Mesurer avec l’iPhone), puis « Créer ou compléter les pièces depuis un relevé ».

Ce qui n’est pas dans l’application. Les achats (abonnement, états des lieux, options, crédits) se font sur le site : « Gérer votre abonnement sur le site » ouvre Safari. Les notifications ne sont pas encore possibles dans l’application (elles demandent un compte développeur payant d’Apple) : les e-mails continuent.

Le carnet dans l’application État des lieux (5.3)

Menu → Carnet des logements, ou Logements → le logement → « Ouvrir le carnet » : équipements, garanties et entretiens, emplacement des vannes et compteurs, codes, clés, bon de passage et journal, sur place au téléphone.

L’état des lieux et les devis de réparation

• Locataires & location → États des lieux : entrée ou sortie, signature à distance comme un bail. Quand tout le monde a signé à distance (5.2), l’état des lieux passe « signé » tout seul, avec le PDF signé ; ses index de compteurs vont dans Compteurs, comme après une signature sur l’écran.
• « ⤓ Données » (dans l’état des lieux) : toutes les données (pièces, états, commentaires, compteurs, clés, liens des photos, retenues après vétusté) dans un fichier pour un autre logiciel ou votre dossier.
• À la sortie, le bloc Réparations chiffre les dégradations. « 📝 Devis de réparation » le fait avec vos prix et prépare le devis en brouillon dans la facturation (voir Facturer vos travaux).
• Demander un devis à un artisan (bloc « Réparations » ou Patrimoine → Estimation travaux) : un e-mail part de l’adresse du bailleur avec la liste des dégâts, l’adresse et jusqu’à 10 photos. Suivi des devis : en attente, reçu, accepté, refusé ; dans « À traiter », un voyant orange signale le devis attendu depuis 7 jours (« Relancer »), un voyant bleu le devis reçu qui attend votre décision.

Les compteurs

• Compteurs dans l’état des lieux (4.6) : touchez 📷 sur la ligne du compteur et prenez la photo : l’index lu s’inscrit dans la case (vérifiez-le, il reste modifiable) ; la photo est dans le PDF ; à la signature, l’index devient un relevé daté dans Compteurs si le logement a ce compteur. Sortie : Estimation travaux → « 📄 Chiffrage (PDF) » donne pour chaque poste le montant, la vétusté (âge et durée de vie de l’élément) et la retenue proposée ; avec l’offre Confort, « Préparer le devis dans la facturation » reste disponible. En Base et Essentiel, chaque état des lieux payé comprend la signature à distance et ce chiffrage.
• Gestion → Compteurs : historique des relevés par logement (eau, électricité, gaz…), avec la photo de chaque relevé ; l’index est lu et proposé, vérifiez-le. La consommation entre deux relevés s’affiche, avec un signal rouge si elle paraît trop élevée ou si l’index baisse. Un relevé erroné se supprime (✕).
• Tournée d’immeuble : tous les compteurs sur une fiche. « Me rappeler la tournée des compteurs » (chaque mois ou tous les 3 mois) : une photo régulière permet de voir une fuite avant la facture. Le rappel apparaît dans l’agenda et le mail du matin.

Le carnet du logement

Patrimoine → Carnet des logements (ou « Ouvrir le carnet » dans la fiche d’un logement) :

• Équipements : marque, modèle, numéro de série, pose, garantie, photos, rappel d’entretien et « Entretien fait aujourd’hui ». Repères avec photo (vanne d’arrêt, tableau électrique, compteurs). Codes d’accès masqués (« Afficher »). Journal : notes, bons de passage, dépenses, travaux, états des lieux.
• Clés : nombre, badges, bips ; chez le locataire, chez vous ou ailleurs. « Remise au locataire » et « Restitution » notent la date.
• Bon de passage, à la fin d’une intervention : ce qui a été fait, photos avant / après, signature du locataire au doigt. Le PDF se rouvre depuis le journal ; une copie peut partir au locataire.
• Noter ce que j’ai fait : Patrimoine → « Noter ce que j’ai fait », ou l’adresse du registre suivie de #noter. Touchez le logement, notez ce qui a été fait, le temps (« 1h30 »), gratuit ou facturé, avec des photos : c’est rangé dans le journal. Mettez-le sur l’écran d’accueil du téléphone (iPhone : app Raccourcis → « Ouvrir les URL » ; Android : appui long sur l’icône du registre) ou dans Mes raccourcis.

6. Mesurer avec l’iPhone

L’application iPhone Mesure relève les pièces avec le LiDAR : murs sans les portes ni les fenêtres, sols, plafonds, plinthes. Le Registre en tire le plan de chaque pièce et du logement, les surfaces, et un plan à l’échelle à imprimer ou à partager. Il faut un iPhone 12 Pro ou un modèle « Pro » plus récent ; sans LiDAR, on saisit les pièces à la main dans l’application. L’application s’installe aujourd’hui depuis un Mac avec Xcode ; elle viendra bientôt sur l’App Store (voir Les applications iPhone). Toutes les mesures sont indicatives : vérifiez au mètre les cotes qui comptent, Apple ne publie pas de précision pour le LiDAR.

Relier l’iPhone, mesurer, rattacher

1. Relier l’iPhone (administrateur) : Réglages → Sauvegardes et données → « Application Mesure (iPhone) » → « Activer la réception (créer le jeton) ». L’adresse et le jeton s’affichent une seule fois : sur l’iPhone, touchez « Ouvrir dans l’application Mesure » ; depuis un ordinateur, visez le code QR avec l’appareil photo de l’iPhone ; sinon « Copier l’adresse et le jeton », puis dans l’application Réglages → « Coller l’adresse et le jeton ». L’adresse doit être en https. Dans l’application État des lieux : Mon compte.
2. Mesurer : dans l’application, créez le logement (son nom, et si vous voulez « Chantier ou client »), scannez les pièces une à une, puis touchez « Envoyer au Registre ». Après une correction, renvoyez : la pièce corrigée remplace l’ancienne dans le même relevé (l’ancienne reste dans l’historique).
3. Rattacher : Patrimoine → Mesures (iPhone), ouvrez le relevé et choisissez le logement (celui dont le nom ressemble est proposé ; rien n’est rattaché sans vous). Le relevé apparaît alors dans la fiche du logement et dans le carnet.

Après l’envoi, l’application affiche « Envoyé au Registre ✓ » et « Ouvrir dans le Registre » (la page Mesures (iPhone), dans Safari). Vers la facturation : « Envoyé à la Facturation ✓ », « Ouvrir dans la Facturation » et « Faire un devis » ; dans la facturation, le relevé reçu s’affiche en haut de l’accueil, avec une pastille sur « Plus ».

Dans un espace en ligne, deux adresses coexistent : celle du Registre (logements, états des lieux), réglée ici, et celle de votre facturation (devis), réglée dans la facturation. L’application envoie à une adresse à la fois, et son bouton dit à qui : « Envoyer au Registre » ou « Envoyer à la Facturation ». Les photos et le nuage de points suivent le relevé, avec le même jeton (vers la facturation, par le relais /_fact).

Sans liaison : dans l’application, « Partager », puis ici « Importer un fichier de mesures ».

Pendant le scan, dans l’application

• Le logement pièce par pièce : « Scanner le logement pièce par pièce » enchaîne les pièces sans perdre le repère : chaque pièce se place sur le plan du logement.
• Plusieurs niveaux : « Niveaux » range les pièces par étage ; un escalier dit à quel niveau il mène. Un logement peut être scanné en plusieurs jours : « Reprendre le scan » retrouve le repère du logement ; sinon, la pièce se place à la main sur le plan.
• Photos et remarques : « Photo ici » pose chaque photo sur le plan, à l’endroit d’où elle a été prise, avec une note dictée ou tapée ; les remarques dictées se posent aussi sur le plan. Les photos partent sans lieu (GPS) ni données de l’appareil, juste après le relevé.
• Fenêtres oubliées et fausses fenêtres : pendant le scan, « Signaler » → « Une fenêtre ici » : visez un coin de la fenêtre, puis le coin opposé (visez le cadre, pas la vitre). Après le scan, une télévision ou un tableau pris pour une fenêtre : « Ce n’est pas une ouverture ». Une porte ou une fenêtre ajoutée à la main (« Modifier le plan ») se mesure aussi : « 📏 Mesurer avec le LiDAR » dans son formulaire (deux coins opposés). Les surfaces des murs restent justes.
• Une cote à vérifier : « Mesurer » donne la distance entre deux points visés, comme l’app Mesures de l’iPhone ; « Dessiner une pièce » trace une pièce en visant ses coins, quand le scan ne passe pas.
• Sous un plafond en pente : l’application demande quelques hauteurs (voir Surface habitable et Carrez).

Vérifier sur place : dans l’application, chaque pièce a « Voir en 3D » (faite avec vos mesures, murs M1, M2… comme ici ; tournez d’un doigt, pincez pour zoomer) et « Plan en grand » ; le logement a « Voir le logement en 3D » (pièces posées côte à côte).

Voir le relevé : plans, photos, 3D

Patrimoine → Mesures (iPhone) → le relevé (dans l’application État des lieux : Mesures (iPhone)). Une fois rattaché, il apparaît aussi dans la fiche du logement et dans le carnet.

• Chaque pièce : d’abord le plan, une vue 3D qui tourne (↺ ↻ ou glisser du doigt) et les surfaces ; le reste est rangé dans des parties à ouvrir d’un clic, avec un résumé : « Murs et ouvertures » (tableau des murs, ouvertures, élévation de chaque mur), « Pour le plâtrier » (plafond, angles) et « Photos, remarques et mobilier ». Ce que vous ouvrez le reste pour les autres pièces. « Relevé (PDF) » met tout sur papier.
• Plan coté : la longueur de chaque mur, la place des portes et fenêtres et les trumeaux, le sens d’ouverture des portes (arc), le nom et la surface au centre. « Cotes des plans » : en centimètres ou en millimètres, aussi dans le PDF. « Plan à vérifier » : les murs ne font pas le tour complet de la pièce ; vérifiez les cotes sur place.
• Plan du logement : chaque pièce à sa place, la surface du niveau et les cotes hors tout ; touchez une pièce pour aller à sa fiche. Les murs entre deux pièces apparaissent en double : l’écart est l’épaisseur de la cloison. Un logement sur plusieurs niveaux a un onglet par niveau (aussi dans la fiche du logement). La fiche du logement montre le plan du dernier relevé qui en a un, avec sa date.
• Pièces qui se recouvrent (5.15) : quand deux pièces d’un même plan se chevauchent (un espace ouvert scanné en deux pièces, ou un décalage pendant le scan), la partie commune est en rouge sur le plan du logement, avec sa surface, et la surface des sols est donnée aussi « sans double compte ». Une pièce fermée en partie sans mur (couloir, pièce ouverte sur une autre) le dit dans sa fiche, avec la surface concernée : vérifiez-la sur place.
• Photos, remarques et mobilier : les épingles numérotées sont les photos (le cône montre la direction) : touchez-en une pour la voir en grand, avec sa note et sa date ; « ← Retour » ramène au plan. R1, R2… sont les remarques dictées. Le mobilier reconnu par l’iPhone (lit, canapé, table…) est dessiné et listé : vérifiez-le sur place avant de vous en servir pour l’inventaire d’un meublé.
• Nuage de points : « Afficher le nuage de points » montre le logement en couleurs, comme l’iPhone l’a vu (tourner, pincer, déplacer), avec le mobilier et les photos. Il reste chez vous : il n’est pas exportable.

Surface habitable et Carrez

La surface au sol mesurée n’est pas la surface habitable : celle-ci ne compte pas les murs, cloisons, marches et cages d’escalier, gaines, embrasures de portes et de fenêtres, ni les parties de moins de 1,80 m de hauteur (code de la construction et de l’habitation, article R156-1).

Sous un plafond en pente (Mesure 2.0), l’application demande quelques hauteurs : en bas et en haut de la pente (plus pour un toit à deux pans ou une mansarde). Le relevé calcule alors la surface du sol où la hauteur sous plafond atteint 1,80 m : c’est la surface habitable et la surface « Carrez » d’un lot de copropriété (loi du 10 juillet 1965, article 46 ; décret du 17 mars 1967, articles 4-1 à 4-3). Les parties de moins de 1,80 m sont hachurées sur le plan. Un relevé de Mesure 1.3 ou d’avant ne mesure pas les plafonds en pente.

• Le calcul est refait par le Registre (le même que la Facturation) à partir des hauteurs : une surface annoncée par le téléphone n’est jamais reprise telle quelle.
• À déduire à la main : cloisons, marches et cages d’escalier, gaines, embrasures des portes et fenêtres. Un garage, une cave, des combles non aménagés ne comptent pas : vérifiez les pièces signalées.
• C’est une mesure indicative, à faire certifier par un professionnel si elle sert à une vente ou à un bail.

« Reprendre cette surface comme surface habitable » la propose seulement après un avertissement : décochez les pièces qui ne comptent pas (balcon, garage, cave…) et vérifiez la surface avant de l’écrire dans un bail.

Plan à l’échelle et partage

« Plan à l’échelle (PDF) » : 1:50 ou 1:100, A4 ou A3, une page par niveau, au nom du bailleur ou de l’agence, avec l’adresse, la légende, l’échelle graphique et les surfaces. Imprimez-le « taille réelle ».

« Partager le plan » (comptes qui peuvent modifier) : un lien en lecture seule de 7, 30 ou 90 jours, avec le plan coté et la vue 3D ; les photos et l’adresse seulement si vous les cochez ; jamais le locataire, le loyer ni le nom du logement. Le lien ne s’affiche qu’une fois (copiez-le ou montrez le code QR) ; « Retirer » le coupe. Un relevé mis à la corbeille coupe ses liens.

Dans l’état des lieux et dans la facturation

« Créer ou compléter les pièces depuis un relevé » reprend dans un état des lieux le nom et les mesures des pièces, jamais l’état des éléments : voir Les pièces depuis un relevé de l’iPhone. Avec l’application iPhone « État des lieux », on scanne directement pendant l’état des lieux (voir). Dans la facturation, un relevé devient des lignes de devis : voir Mesures et plans dans la Facturation.

7. Encaisser un loyer

Un loyer arrive par virement, chèque, espèces, aide de la CAF ou prélèvement. Vous l’enregistrez à la main, ou le registre le reconnaît sur votre relevé bancaire. Dans les deux cas, la quittance se prépare toute seule.

La page Loyers et l’encaissement

• Suivi → Loyers : vue « Par mois » ou « Liste », tri, recherche, filtre par statut. En haut des pages Loyers, Charges et Impayés, « Tous », « Nom propre », « SCI… » donnent le total de chaque bailleur et filtrent la page.
• Avis d’échéance et quittances en PDF, à télécharger ou à envoyer. Le compte locatif de chaque bail liste échéances, paiements, avoirs et doublons signalés ; les loyers payés sont protégés contre la suppression.
• « Encaisser » (ou le raccourci « Enregistrer un paiement ») : un ou plusieurs paiements (locataire, CAF, garant, Visale), chacun avec sa date et son mode, répartis sur les échéances impayées les plus anciennes. Locataire qui paie en plusieurs fois : une ligne par versement (« Ajouter un paiement (autre date, CAF, garant…) »). CAF qui verse une partie du loyer : indiquez l’APL dans le bail, l’encaissement propose alors deux lignes. Un montant négatif (remboursement) ne se répartit pas : décochez « Répartir ».
• Achat du locataire, déduit du loyer (3.96) : le locataire a payé une réparation ou un achat pour le logement avec votre accord ? « 🧾 Déduire du loyer » (documents déposés en ligne, demande du locataire, fenêtre « Encaisser », compte locatif) : ce qui a été acheté, le montant, la date, la nature de la dépense (réparation et entretien par défaut), l’échéance à réduire, le justificatif. En une fois, la dépense est enregistrée sur le logement (Charges) et le même montant est noté réglé sur l’échéance « par déduction d’un achat du locataire » ; la quittance le dit. Rien ne passe par la banque (comptabilité : compte 467200, soldé) ; le loyer compte en recette et l’achat en dépense. Le locataire est prévenu (dans sa demande ou par e-mail) et voit « déduit de votre loyer » dans ses documents ; il peut lui-même déposer « Facture d’un achat pour le logement » avec le montant. Liste et « Annuler » : Demandes des locataires → « Achats des locataires déduits du loyer ». Ne déduisez que ce qui est à votre charge : l’entretien courant et les menues réparations (décret 87-712) restent au locataire ; pour la nature fiscale, voyez votre comptable.
• Corriger un achat déduit (3.98) : Demandes des locataires → « Achats des locataires déduits du loyer » → « Modifier » (montant, date, nature, échéance, justificatif ; dépense et déduction corrigées ensemble, montant à jour dans l’espace du locataire). « Annuler » retire les deux et remet le document dans « Documents déposés ».
• Garde-fous : confirmation demandée (« Enregistrer quand même ») si la date est à plus de 2 jours dans le futur ou à plus d’un an dans le passé, si le montant dépasse 3 mois de loyer, ou si un paiement identique existe déjà ce jour-là. Une année clôturée refuse toute modification : débloquez-la d’abord (Fiscalité & SCI → Clôture des années). Voir aussi Saisie vérifiée.
• Tuile « Encaissé » : « Encaissé en <mois> » compte tout l’argent reçu dans le mois (avance, retard rattrapé, régularisation) ; « Loyers de <mois> payés » donne ce qui a été payé sur les loyers du mois, avec le pourcentage. « Détail » liste chaque paiement.

Entrées & sorties

Suivi → Entrées & sorties : une ligne par somme reçue (date, locataire, montant), avec « CAF » ou « Locataire » et l’origine (banque, relevé importé ou saisie) ; filtres « Venus de la banque », « Pointés automatiquement », « Saisis à la main ». Touchez un paiement pour corriger la date, qui a payé, le mode ou le montant (la somme est répartie à nouveau et les paiements suivants remis dans l’ordre des échéances), ou pour le supprimer.

Relier votre banque

Suivi → Banque en ligne. Réglez l’application Enable Banking (identifiant et clé ; « Utiliser aussi dans ma facturation » la copie vers la facturation). Choisissez le type de compte (particulier, ou professionnel pour une SCI), « Connecter ma banque », puis associez chaque compte à un bailleur. L’accès dure 180 jours, renouvelable.

• Relevé automatique : chaque jour à l’heure choisie (10 h par défaut), puis 6 h et 12 h plus tard. « Synchroniser maintenant » relève tout de suite et explique le résultat : nouvelles opérations, opérations à valider, opérations en attente à la banque (rien à faire), comptes non suivis.
• Pointage automatique (case « Pointage des loyers ») : juste après le relevé, le serveur enregistre les loyers reconnus à coup sûr (nom du locataire dans le libellé, montant d’une échéance due). Il ne reprend jamais un paiement déjà saisi (même montant, ou saisi à la main jusqu’à 35 jours après le virement), ni vos virements. Un e-mail liste les loyers pointés et la quittance part aussitôt (entre 8 h et 21 h, sinon le lendemain). Les relances d’impayés partent l’après-midi (14 h par défaut), pour ne pas relancer un locataire qui vient de payer.
• Virements « en attente » : un virement encore en attente à la banque n’est pas pointé ; il arrive seul quand la banque l’a passé (1 à 3 jours). Si le loyer est reconnu, le toucher (dans le bandeau « 💶 N loyers reçus à encaisser » ou dans Banque) ouvre d’abord le détail de ce qui sera enregistré : locataire et logement, montant, date, libellé de la banque, compte, et les loyers que ce virement règle (mois par mois, trop-perçu éventuel ; pour Booking ou Airbnb, le versement ajouté). Rien n’est écrit avant « Enregistrer » ; « Ouvrir le compte » montre le compte du locataire. Le virement définitif sera ensuite reconnu « déjà encaissé ».

Virements reçus, jamais enregistrés

Un virement (loyer, versement de la CAF…) est parfois arrivé sur votre compte, puis écarté ou laissé de côté à l’import, sans jamais donner de paiement. Le registre vous le remontre : panneau « Virements reçus, jamais enregistrés » en haut de la page Loyers, et ligne dans « À traiter ».

• Il apparaît seulement s’il ressemble à un loyer (bail reconnu dans le libellé, ou CAF), si aucun paiement du registre ne lui correspond et si le locataire doit encore de l’argent. Pour la CAF, un bail du bailleur doit au moins la moitié de la somme.
• Sous chaque virement : le bail choisi, ce qu’il doit, et ce qui restera après l’encaissement (ou l’avance gardée s’il paie plus). Changez de bail dans la liste : le détail suit.
• Vérifiez avant d’encaisser. Un paiement saisi à la main avec un autre montant ou une autre date n’est pas reconnu comme le même : encaisser le virement le compterait deux fois. Regardez d’abord le compte locatif.
• Choisissez le bail (anciens baux dans un groupe à part), puis « Encaisser ». Si ce n’est pas un loyer : « Pas un loyer ».

Le relevé bancaire et les doublons

• Relevé bancaire (bouton de la page Loyers, ou banque en ligne) : les autres opérations sont proposées ligne par ligne (loyer, dépense avec nature et immeuble proposés, remboursement, « ignorer »). Le registre retient vos choix pour le même payeur ou fournisseur. « Tout marquer comme déjà traité » sert pour les opérations déjà saisies à la main.
• Échéance de prêt : une échéance reconnue (tableau d’amortissement saisi dans Patrimoine → Emprunts) est enregistrée en deux dépenses : intérêts et assurance (déductibles), capital (non déductible).
• Charges récupérables importées de la banque : indiquez leur période dans Régularisation des charges → « Période à préciser » (sinon la dépense compte pour l’année de son paiement). Pour un dépôt de garantie, voir Quand un locataire part.
• Doublons (panneau de la page Banque) : paiements et dépenses importés alors qu’ils étaient déjà saisis, paiements venus de la banque à vérifier (trop-perçu, ancien bail), paiements d’un montant inhabituel (souvent une double saisie, par exemple 1 087,96 € au lieu de 543,98 €), avec « Ramener à… ». « Retirer » supprime seulement le paiement importé ; « Pas un doublon » retire définitivement la ligne.
• Rapprochement bancaire (Gestion) : pour chaque bailleur et chaque mois, ce qui est arrivé sur le compte comparé aux paiements enregistrés ; les écarts signalent un loyer oublié, un doublon ou une erreur de montant.
• Relevé au format CAMT (5.4) : beaucoup de banques proposent le relevé en XML (« CAMT.053 », « relevé ISO 20022 ») et les avis d’opérations (« CAMT.054 »). Choisissez le fichier, ou le .zip de plusieurs relevés : le compte est reconnu par son IBAN, le solde de fin est rappelé, les opérations en attente viendront avec le prochain relevé. La suite est la même qu’avec un CSV.

Virements à faire : un fichier pour votre banque (5.4)

Le Registre ne fait aucun virement : Suivi → Virements à faire prépare un fichier SEPA que vous déposez sur le site de votre banque (« remise de virements » ou « virements groupés »). Votre banque vous le fait valider.

• Compte à débiter : le compte du bailleur (IBAN dans Réglages → Bailleurs et banques), la date d’exécution, le format (version 2019 conseillée).
• À payer : dépôts de garantie à restituer (montant du décompte), reversements aux propriétaires (conciergerie), factures reçues, et « Ajouter un virement ». Cochez ; « Modifier » change le montant ou le motif.
• IBAN : vérifié dès la saisie, gardé chiffré sur votre serveur, montré avec ses 4 derniers caractères. Indiquez le nom exact du titulaire. Si un IBAN change, vérifiez-le par téléphone avant de payer.
• Suivi : chaque paiement est noté « préparé », puis « fait » quand le relevé le montre ; sinon « Marquer fait ». « Annuler ce fichier » si vous ne l’avez pas déposé.

Le prélèvement des loyers (Stripe)

Banque en ligne → « Prélèvement des loyers (Stripe) » : reliez le compte Stripe de chaque bailleur. Dans la fiche du bail, « Proposer le prélèvement » envoie au locataire un lien personnel : il saisit son IBAN et accepte le mandat SEPA (une proposition, que le bail ne peut pas imposer). Chaque échéance due est prélevée à sa date et encaissée quand Stripe la confirme (quelques jours) ; la quittance part. Les frais (environ 0,35 € par prélèvement) sont notés en frais bancaires. Un refus ou une contestation (remboursement possible pendant 8 semaines) vous est signalé.

Prélèvements refusés (5.68) : Impayés & relances liste les refus des 12 derniers mois (logement, date, montant, raison en français, contestation). Option désactivée par défaut, « Représenter une fois » : le prélèvement refusé est présenté une seconde fois après le nombre de jours choisi, le locataire prévenu par e-mail deux jours avant ; jamais après une contestation ni une seconde fois (un rejet peut coûter des frais bancaires au locataire). Si la carte est proposée sur le bail, le locataire reçoit après le refus un e-mail avec le lien pour payer par carte.

8. Relancer un impayé

Un loyer en retard se traite par étapes : rappel, relance, mise en demeure, puis recouvrement. Le registre prépare chaque courrier et calcule les délais ; vous validez chaque envoi.

La page Impayés & relances

• Suivi → Impayés & relances classe les retards par ancienneté (moins de 30 jours, 31 à 90 jours, plus de 90 jours, avec « Signalement CAF / Visale à vérifier »), pour les locataires en place et les anciens. Boutons de chaque ligne : Relance, Mise en demeure, SMS, recouvrement.
• « Passer en perte » retire une dette irrécouvrable des relances (elle reste dans « Créances passées en perte » et n’est jamais comptée dans les graphiques).
• Relances automatiques : rappel aimable à 5 jours de retard, relance avec courrier à 15 jours, mise en demeure à 30 jours, toujours soumis à votre validation (voir Les automatisations).

SMS : relance et caution prévenue

• À la main : « SMS » sur la ligne d’un impayé, puis « Relancer le locataire » ou « Prévenir la caution ». Texte prêt (montant dû, logement, votre nom et téléphone) et modifiable ; choisissez les numéros (fiche du locataire ; onglet Parties du bail pour colocataires et cautions). Chaque SMS est noté dans les courriers du locataire.
• Automatique (Automatisations) : « SMS au locataire avec la relance » et « SMS pour prévenir la caution avec la mise en demeure », un seul par impayé, soumis à votre accord.
• Un SMS ne remplace pas les courriers : mise en demeure, appel à la caution, dénonciation du commandement de payer par commissaire de justice. Compte et règles : SMS : compte et règles.

Le recouvrement

• Suivi → Recouvrement : un dossier par locataire, étape par étape (relance, mise en demeure, commandement de payer, caution, CCAPEX, assignation, audience…), avec les délais légaux calculés, les frais imputables et la prescription suivie. Chaque étape reçoit son document (« Pièce »). Repères généraux, à vérifier au cas par cas.
• Commissaire de justice en un clic : dans le dossier, « Préparer la suite », puis la mission (commandement de payer visant la clause résolutoire, recouvrement, signification du jugement, commandement de quitter les lieux). La lettre est rédigée et un seul PDF part avec le bordereau numéroté et les pièces (bail signé, acte de cautionnement, décompte, relevé du compte locatif, mises en demeure, actes des étapes). « Télécharger le dossier » permet de le transmettre autrement.
• Conciliateur de justice : la demande de conciliation est rédigée avec les pièces. Le registre rappelle quand la tentative est obligatoire (demande de paiement de 5 000 € ou moins, art. 750-1 du code de procédure civile, sauf exceptions ; en principe pas pour une expulsion). La « Fiche pour l’entretien » donne les chiffres et ce que vous pouvez accepter. Le service est gratuit.
• Préparer l’audience : une page pour téléphone ou tablette, au tribunal : dette à jour, dernier paiement, texte à lire devant le juge, réponses préparées, chronologie, pièces numérotées. « Dossier d’audience » produit le bordereau et les pièces en un seul PDF. Pour un bail d’habitation, l’avocat n’est pas obligatoire devant le juge des contentieux de la protection.
• Garantie loyers impayés : déclarez l’impayé avant la date limite (Gestion → Garantie loyers impayés, voir Se repérer).

9. Réviser les loyers et régulariser les charges

Chaque année, le loyer peut être révisé selon un indice, et les charges payées en provision se comparent aux charges réelles.

• Gestion → Régularisations : calcul des charges réelles au prorata de la présence et des millièmes, comparées aux provisions ; courrier et nouvelle provision. Le bouton Forfait sert pour les meublés au forfait.
• Gestion → Révisions de loyer : révisions dues selon l’IRL (ou ILC, ILAT), montant calculé, courrier au locataire. Les indices INSEE se mettent à jour seuls. Un loyer gelé est signalé pour les DPE F et G. Les charges sont revalorisées avec le loyer par défaut (case à décocher). Si l’indice baisse, « Maintenir le loyer » garde le loyer actuel. La révision automatique ne se fait que dans les 30 jours autour de la date anniversaire ; à la main, une révision en retard se demande encore dans l’année qui suit, sans effet rétroactif (la date limite est affichée). Une seule révision par an ; la dernière peut être annulée (loyers et échéances remis comme avant).
• Réviser aussi le dépôt de garantie (4.6) : Réglages → Loyers et documents → « Loyers, paiements, documents et affichage » → case « Réviser aussi le dépôt de garantie ». À chaque révision d’un bail commercial (indice ILC ou ICC, ou modèle commercial ou « 3-6-9 » ; jamais un bail d’habitation : la loi du 6 juillet 1989, art. 22, interdit de réviser son dépôt), le registre propose le nouveau dépôt, dans la même proportion que le loyer, et le complément à demander ; rien sans votre confirmation. Une fois le complément versé, notez-le dans Dépôts de garantie (montant reçu).
• Révision toute seule (Réglages → Envois automatiques et rappels, case « Réviser les loyers tout seul ») : à la date anniversaire, le nouveau loyer est calculé avec l’indice du bail, appliqué aux échéances non réglées, et le courrier part en PDF au locataire. La case « Révisions : me demander avant d’appliquer » (cochée au départ) fait attendre chaque révision dans « Envois à valider ». Jamais de révision automatique en cas de baisse de l’indice, pour un logement F ou G, ou si l’indice n’est pas publié. Une révision non demandée dans l’année qui suit sa date est perdue (art. 17-1 de la loi du 6 juillet 1989).

Révision du loyer : territoire, bouclier, logements F et G (5.4)

Sur la fiche du logement, « Territoire » indique la Corse ou l’Outre-mer (sinon le code postal de l’adresse décide). Le Registre utilise alors l’indice publié par l’INSEE pour ce territoire. Du 3e trimestre 2022 au 1er trimestre 2024, la hausse était plafonnée (3,5 % ; 2,5 % outre-mer ; 2 % en Corse) : le calcul le montre. Un logement classé F ou G ne se révise pas si le bail a été signé, renouvelé ou reconduit depuis le 24/08/2022 (le 01/07/2024 outre-mer) ; si votre bail est plus ancien et n’a pas été renouvelé, indiquez la date de son renouvellement. Une révision se demande dans l’année qui suit sa date, sans effet rétroactif : la date limite est affichée. Ce sont des informations générales, pas un avis juridique ; l’ADIL vous renseigne gratuitement.

Répartir les charges d’un immeuble (5.4)

Biens & lots → Répartition sur l’immeuble. Pour chaque nature de charge, choisissez la clé : millièmes, surface, parts égales, compteurs individuels ou tantièmes particuliers (par exemple l’ascenseur, avec 0 pour le rez-de-chaussée). En bas, une dépense peut avoir sa propre clé ; pour les compteurs, saisissez les relevés de chaque logement (sinon ceux de la page Compteurs sont repris). Si une valeur manque, les millièmes s’appliquent. Le décompte envoyé au locataire indique la clé utilisée.

Logement vide : sa part des charges reste à votre charge, au prorata du temps ; elle n’est jamais reportée sur les autres locataires. Régularisations → « Part des logements vides » montre, logement par logement, ce qui se régularise et ce qui reste pour vous.

Compteurs et abonnement (5.4.2)

Avec la clé « compteurs individuels », vous pouvez prévoir une part fixe (abonnement, en pourcentage ou en montant lu sur la facture), partagée à parts égales ou aux millièmes ; le reste se répartit selon les relevés. Indiquez la consommation du compteur général sur la facture (ou relevez-le dans la page Compteurs) : l’écart avec la somme des logements est signalé. Choisissez s’il est réparti avec les relevés (comme avant), s’il s’agit des parties communes (millièmes ou parts égales) ou d’une fuite, qui reste alors à votre charge et n’est jamais reportée sur les locataires.

10. Dépenses, factures et interventions

Chaque dépense est affectée à un lot, un immeuble ou un bailleur. Les factures reçues arrivent dans Charges. Pour une panne ou un sinistre, la fiche d’intervention suit le chantier de bout en bout.

Saisir une dépense

• Gestion → Charges : chaque dépense a sa nature (récupérable, déductible, non déductible), son fournisseur et son mode de paiement. Avant l’enregistrement, le registre vérifie qu’elle n’est pas déjà comptabilisée (Saisie vérifiée).
• Facture jointe : « Photographier / scanner » ouvre l’appareil photo ; placez les 4 coins, la facture est redressée et enregistrée en PDF. Ou joignez un PDF existant. Les justificatifs de l’année réunissent toutes les factures dans un seul PDF numéroté, pour votre comptable.
• Lire la facture avec l’assistant (5.10) : avec l’Assistant IA, une fois la facture jointe, « ✨ Lire avec l’assistant » propose le fournisseur, la date, le montant TTC, la nature, le logement, la période couverte et une note (n° de facture, HT, TVA). Chaque proposition rappelle les mots du document sur lesquels elle s’appuie ; cochez ce qui doit remplir les champs, puis « Remplir les champs cochés » et « Enregistrer ». Une valeur que vous avez déjà tapée n’est jamais remplacée si vous ne la cochez pas. HT + TVA = TTC est contrôlé ; « récupérable » suit la règle de l’appli pour la nature choisie, jamais l’assistant. Pour un PDF, c’est son texte qui part (noms des locataires masqués) ; pour une photo, l’image réduite : vérifiez alors chaque valeur (« lu sur la photo, à vérifier »). Le même bouton existe dans les factures reçues lues sur un PDF (« lue sur le PDF : vérifiez ») et dans une intervention payée à un artisan (montant et artisan).
• Gestion → Fournisseurs : dépenses et total par fournisseur, renommer ou fusionner, créer une facture pré-remplie. « Dupliquer » ou « Recopier une ancienne dépense » pour les factures qui reviennent.

Refacturer une dépense (5.4)

Charges → ouvrez la dépense → Refacturer. Choisissez les locataires et le calcul : au prorata du temps, par surface ou en pourcentage. Le montant s’ajoute à la prochaine échéance non payée, ou forme une échéance à part. La dépense garde le lien et ne compte plus dans la régularisation. « Annuler la refacturation » retire ce qui n’est pas encore payé.

Taxe foncière et TEOM (5.4)

Nouvelle dépense → joignez l’avis de taxe foncière (PDF ou photo). Le registre propose deux lignes : la taxe foncière (déductible, non récupérable) et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (récupérable, répartie entre les logements). Vérifiez les montants sur l’avis. Les frais de gestion de la TEOM ne sont pas récupérables : ils restent avec la taxe foncière (réglage modifiable).

Avis reçu (5.4.2) : Charges → Factures reçues : un avis de taxe foncière (PDF reçu par e-mail ou « Ajouter un PDF ») est reconnu. Choisissez l’immeuble dans « Bien », vérifiez les montants, puis Créer les deux lignes.

Les factures reçues

Charges → « Factures reçues à enregistrer ». Elles arrivent de la plateforme SUPER PDP, d’une boîte reliée (e-mail « facture » avec PDF joint, d’un expéditeur qui n’est pas un locataire) ou du bouton « 📄 Ajouter un PDF ». La même facture arrivée par deux chemins n’est comptée qu’une fois. Le cadre suit le choix du bailleur en haut de la page ; si des factures d’un autre bailleur attendent, une ligne le dit, avec « Voir » (4.9). Quand la plateforme ne donne pas le nom du fournisseur, il est lu dans le PDF.

• Une facture électronique (Factur-X) est lue exactement ; un PDF ordinaire est à vérifier (montant, date, fournisseur, numéro modifiables). « ↻ Relire » relit le PDF.
• Choisissez le bien et la nature, puis « Enregistrer en dépense » (le PDF est joint). « Ignorer » écarte une facture qui ne concerne pas vos biens. Le logement est retrouvé seul par le numéro d’un compteur enregistré (PDL, PCE, compteur d’eau) ou l’adresse de livraison (« Reconnu : … »), sinon par votre dernier choix pour ce fournisseur.
• Équipement remplacé (chauffe-eau, chaudière…) : « Noter dans le carnet ». Facture de votre micro-entreprise : « → Dépense de ma micro-entreprise ». Facture Booking ou Airbnb : rien à payer, voir Commission des plateformes.

Activer la réception électronique de vos sociétés. Depuis septembre 2026, les factures adressées à vos sociétés arrivent sur leur plateforme agréée. Réglages → Factures reçues → « Factures reçues : réception électronique » → « 🔐 Activer la réception électronique » en face de la société : SUPER PDP s’ouvre, vous confirmez une fois votre identité et la société, puis vous revenez. C’est une réception seule, comprise dans l’abonnement. Si le SIREN choisi n’est pas celui du bailleur, rien n’est relié. Société déjà dotée d’un accès d’API : « Identifiants d’API ».

• Location en nom propre et micro-entreprise (même SIREN) : n’activez pas la réception sur la ligne « nom propre » : les factures arrivent une seule fois, dans votre facturation, où « 🏠 Location → Registre » envoie dans Charges celles de vos logements. Pour votre micro-entreprise, les factures électroniques émises et reçues sont illimitées (au-delà d’un volume mensuel, un supplément par paquet de factures : seuil et prix dans Réglages → Compte et abonnement → Mon abonnement).

Intervention, sinistre et chiffrage

• Intervention : Suivi → Interventions & sinistres, « 🔧 Intervention » dans une demande du locataire, ou dans le carnet. Quatre étapes : rendez-vous (le locataire est prévenu), sur place (bon de passage signé, déjà rempli), qui paie, clore (message au locataire ; la demande passe « traitée »). Le cadre Artisan offre « Appeler », « Envoyer le bon par SMS », « SMS au locataire ».
• Qui paie : personne ; votre micro-entreprise (« Préparer le devis dans la facturation », brouillon au nom de la SCI avec le temps passé) ; un artisan (« Enregistrer en dépense ») ; le locataire (« Ajouter au compte du locataire », ou « Retenir sur le dépôt de garantie » : seules les réparations locatives et les dégradations, avec un justificatif).
• Sinistre (« 💧 Sinistre ») : date, dégâts, photos, origine, tiers et votre assureur. Le délai de déclaration s’affiche en haut (5 jours ouvrés, 2 pour un vol ; votre contrat peut prévoir plus). « Lettre de déclaration (PDF) », « Envoyer à l’assureur » (avec les pièces) ou « Déjà déclaré ». Puis les étapes datées (constat amiable, expert, devis, travaux, indemnité), les pièces, « ＋ Intervention liée » et le bilan : travaux payés − indemnité = reste à votre charge.
• Dégât des eaux : constat amiable avec le locataire (et le voisin ou le syndic si la fuite vient d’ailleurs). La convention IRSI répartit les dossiers entre assureurs : demandez au vôtre qui gère.
• Chiffrer les dégâts : dans le sinistre, Bilan → « 🧮 Chiffrer les dégâts ». Cochez les pièces et ce qui est abîmé : l’estimation s’ouvre dans Patrimoine → Estimation travaux, à ajuster ; « PDF » pour l’assureur, « Préparer le devis » pour votre micro-entreprise. Les prix sont indicatifs : mettez les vôtres dans « Mes prix ».

Copropriété : tout au même endroit

Gestion → Copropriété réunit tout ce qui vient du syndic, copropriété par copropriété : coordonnées du syndic (téléphone, e-mail, espace en ligne), biens concernés, vos tantièmes, provisions versées dans l’année, dernier décompte, budget voté, appels de fonds à venir et tous les documents.

• « 📥 Déposer un document du syndic » (ou « 🏢 Document du syndic » dans les Charges) : le registre lit le PDF et ouvre la bonne fenêtre — décompte annuel, PV d’AG, appel de fonds — ou vous propose de le ranger (convocation, règlement de copropriété, carnet d’entretien, fiche synthétique, contrat de syndic). La fiche se crée toute seule au premier document.
• Appel de fonds : montant appelé, date d’exigibilité, provisions sur budget, travaux et fonds de travaux. « Enregistrer » crée la dépense : les provisions en « Provisions pour charges versées au syndic », les travaux et le fonds de travaux en « Avances et cotisations travaux (non déductibles) », avec le PDF.
• Documents reçus par e-mail : « Modifier » → « E-mails du syndic à surveiller » (son adresse ou son domaine, par exemple syndic-dupont.example). Ses e-mails arrivés dans une boîte reliée (Réglages → E-mails et SMS → Réception des e-mails) sont lus : chaque PDF est classé ; convocation, règlement ou carnet d’entretien sont rangés tout seuls dans la fiche ; un décompte, un PV d’AG ou un appel de fonds attend dans le cadre « 📨 Reçus du syndic, à traiter » avec le bon bouton (rien d’argent ne s’enregistre sans vous). Une notification « Documents du syndic reçus » part sur le téléphone. Les e-mails du syndic arrivent ailleurs ? Un transfert automatique vers une boîte reliée suffit.
• Les décomptes et PV d’AG enregistrés avant la création de la fiche sont retrouvés (bandeau « copropriétés trouvées dans vos documents » → « Créer les fiches »). « Modifier » : nom, adresse, syndic, biens, tantièmes.

Décompte de charges du syndic (régularisation annuelle)

Chaque année, le syndic envoie le décompte de l’exercice : votre quote-part, la part récupérable sur le locataire (colonne « dont locatif » ou « récupérable »), les provisions déjà appelées et le solde.

• Gestion → Copropriété → « 📥 Déposer un document du syndic » (ou Charges → « 🏢 Document du syndic ») : choisissez le PDF. Le registre le lit et propose le bien, la période de l’exercice, la part récupérable (nature « Arrêté des comptes : part récupérable »), la part déductible (le reste) et une part non déductible (0 par défaut, pour des travaux d’amélioration). Vérifiez, puis « Enregistrer » : le PDF est joint à chaque ligne.
• Le registre compare les provisions notées dans vos Charges pour ce bien avec celles du syndic, et signale un écart (appel de fonds oublié).
• Le solde : en votre faveur ou à payer. S’il est déduit du prochain appel de fonds (ou payé avec lui), rien à saisir ; sinon cochez « Le syndic me l’a remboursé » ou « Je l’ai payé à part » avec la date.
• Un décompte reçu par e-mail dans une boîte reliée est reconnu dans « Factures reçues à enregistrer » : bouton « 🏢 Décompte du syndic → saisir ».

Procès-verbal d’assemblée générale de copropriété

Le même bouton lit le PV d’AG envoyé par le syndic. Le registre relève la résidence, la date, vos tantièmes (dans la liste de présence), le budget voté et les travaux adoptés avec leurs dates d’appel de fonds ; les projets rejetés sont écartés.

• La fenêtre calcule votre part : charges générales avec vos tantièmes ; travaux d’un bâtiment, choisissez votre bâtiment et indiquez vos tantièmes de ce bâtiment (ils sont retenus pour la prochaine fois). Cochez ce qui vous concerne.
• « Enregistrer » crée un rappel par appel de fonds (agenda, e-mail du matin) et met les montants dans la Trésorerie à 12 mois. Le PV est rangé dans la fiche de la copropriété (Gestion → Copropriété). Rien n’est passé en comptabilité : chaque appel payé se note dans les Charges, comme d’habitude.
• Un PV reçu par e-mail apparaît dans « Factures reçues » avec le bouton « 🏛 PV d’AG → lire » (ce n’est pas une facture).
• La part récupérable entre ensuite dans la régularisation des charges du locataire, au prorata de sa présence sur l’exercice.

11. Gérer une location de courte durée

Le registre relie vos calendriers Airbnb et Booking, suit séjours et ménages, crée un livret d’accueil et répartit les commissions des plateformes. Depuis la 3.103, tout cela se fait dans l’application Courte durée (menu « Courte durée ↗ », adresse courte.…, option de l’abonnement) ; le Registre garde les recettes, la comptabilité et les déclarations.

L’application Courte durée

Dans le Registre, le menu « Courte durée ↗ » l’ouvre sans vous reconnecter ; sur la même adresse, elle s’ouvre par-dessus le Registre (4.1) : la croix en haut ou « Registre » dans la barre du bas vous ramène où vous étiez. Adresse : courte.magusto.com/votre-espace pour un espace du service, courte.loyer.mondomaine.fr pour votre propre serveur (enregistrement DNS « A » vers le serveur, puis sudo bash /opt/registre/adresse-courte-duree.sh courte.loyer.mondomaine.fr) ; sans adresse réglée, …/?app=cd sur l’adresse du Registre. Sur l’iPhone, son icône est violette : Safari → Partager → « Sur l’écran d’accueil » ; au premier lancement, connectez-vous une fois. Ni banque ni loyers dans l’application ; « Ouvrir le Registre » y ramène.

• Trois offres (3.104, espaces du service) : Base (calendriers, réservations, planning, taxe de séjour), Essentiel (en plus : livret d’accueil, réservation directe, consommables, relevés des plateformes) et Conciergerie (en plus : statistiques, puis messages aux voyageurs, équipe de ménage, plusieurs propriétaires) ; le prix comprend un logement, puis chaque logement en plus (application → « Mon offre », ou Mon abonnement → « Voir les offres ») ; sans offre, le menu est grisé.
• Réservations (séjours, mise en route, année), Planning (14, 30 ou 60 jours d’arrivées, de départs et de ménages, par logement ; départ et arrivée le même jour signalés ; toucher une ligne ouvre le séjour) et Logements (ceux déclarés en courte durée : prochain séjour, points de mise en route, réglages et calendriers, livret d’accueil, « Réservation »).
• Statistiques (application → Statistiques) : occupation, prix moyen par nuit, revenu par nuit disponible, durée des séjours, net par logement, mois par mois face à l’année d’avant, plateformes.
• Messages aux voyageurs (3.105, application → Messages) : cinq moments (confirmation ; avant l’arrivée avec accès, code et livret ; lendemain de l’arrivée ; veille du départ avec les consignes ; après le départ pour l’avis), par e-mail et/ou SMS, textes modifiables avec des variables ({voyageur}, {logement}, {arrivee}, {livret}, {code}…) et aperçu ; « En route » les lance. Le message part tout seul quand le séjour a l’e-mail ou le téléphone du voyageur ; pour Airbnb et Booking, il est « à envoyer à la main », prêt à copier dans la messagerie de la plateforme (rappel sur le Planning), puis « Envoyé ✓ ». Les réservations déjà enregistrées le jour de la mise en route ne reçoivent pas de confirmation ; le message « avant l’arrivée » remplace l’envoi du livret à J-2.
• Équipe de ménage (3.106, application → Ménages) : « Ajouter une personne » (téléphone, e-mail, logements confiés, SMS la veille), puis « Copier le lien » ou « Envoyer ». Sur son lien personnel, sans compte : ses ménages des 14 prochains jours, la liste de contrôle du logement (« Listes de contrôle » pour la changer ; sinon la liste type), photos, note, problème, « Ménage fait ». Vous voyez l’état de chaque ménage (à faire, fait, problème), qui l’a fait, les points cochés et les photos ; la veille à 18 h, un e-mail lui rappelle les ménages du lendemain. « Modifier » → « Nouveau lien » ou « Retirer de l’équipe ».
• Plusieurs propriétaires (3.107, application → Propriétaires) : chaque logement appartient à un bailleur du Registre (son propriétaire). Choisissez le mois : pour chaque propriétaire, les séjours partis dans le mois, votre commission (« Réglages » : pourcentage du net perçu ou du brut, frais de ménage gardés ou reversés ; « régler » en bas pour la commission par défaut), les frais avancés et le montant à reverser. « Relevé » : détail, frais avancés, « Relevé PDF », « Envoyer au propriétaire » (à l’e-mail de sa fiche) et « Noter le versement ». Les recettes des séjours restent dans le Registre (comptabilité, BIC, déclarations).

Courte durée seule (5.3)

La Courte durée existe sans Loyer Malin : inscription sur la page /courte-duree. Votre espace s’ouvre directement dans l’application Courte durée, avec un essai gratuit (sa durée est indiquée sur la page d’inscription). Vous payez seulement l’offre choisie : un logement compris, puis un prix par logement en plus. Mon offre montre votre offre et votre abonnement. Logements → Nouveau logement crée le logement et son propriétaire (nom, adresse, SIREN). Découvrir le Registre montre ce que le Registre ajoute (pages grisées). Pour passer au Registre complet, écrivez-nous par Messages.

Devis et factures au voyageur (5.3)

Ouvrez un séjour : Devis ou Facture. Les montants viennent du séjour : nuits, ménage, remise. Ajoutez des options si besoin (« Lit bébé ; 15 »). La taxe de séjour est à part ; le déjà versé et le reste à payer sont calculés. La mention de TVA est réglable et gardée pour chaque propriétaire (par défaut : « TVA non applicable, article 261 D 4° du CGI » ; vérifiez-la avec votre comptable si vous proposez des services para-hôteliers). Le numéro est donné à l’émission : il se suit par propriétaire et par année (FV- pour les factures, AV- pour les avoirs, DV- pour les devis). Une facture émise ne se modifie plus : pour la corriger, faites un avoir, puis une nouvelle facture. Le PDF est gardé et part par e-mail au voyageur. Une réservation directe payée a son bouton « Facture du séjour payé ». Tous les documents : menu → Devis et factures (5.4.2 : aussi dans le menu pour un client du Registre). Le bas de chaque page du PDF porte le nom du propriétaire et le numéro de page, jamais le nom du logiciel (de même pour le contrat de location saisonnière) ; les documents déjà émis ne changent pas. Ces factures ne changent pas vos recettes : le séjour est déjà compté.

Les tuiles du Planning, des Propriétaires, des Statistiques et « 90 prochains jours » ouvrent la liste de ce qu’elles comptent.

Mise en route et calendriers

• En haut de Courte durée, « Mise en route » montre, pour chaque logement, ce qui est prêt (✓) et ce qui manque (!) avec son bouton : calendrier Airbnb / Booking, montants (relevé CSV), prix du ménage, taxe de séjour, numéro d’enregistrement. Un logement ajouté plus tard (« Déclarer en courte durée ») y apparaît seul.
• Relier un calendrier : Airbnb : Annonces → l’annonce → Disponibilités → Synchroniser les calendriers → Exporter. Booking : Extranet → Tarifs et disponibilités → Synchroniser les calendriers → Exporter. Collez le lien dans les réglages du logement, « Tester », Enregistrer : il est relu chaque heure. Les calendriers ne donnent que les réservations à venir : pour les mois passés et les montants, importez le relevé CSV.
• Dans l’autre sens : « Créer mes liens » (réglages du logement) donne un lien pour Airbnb (« Me connecter à un autre site web », étape 2, « Autre lien ») et un pour Booking (« Synchroniser les calendriers » → « Ajouter un calendrier »), qui bloquent vos dates sur l’autre site.
• En attente de paiement Booking (4.6, 4.7) : si les virements de Booking ou d’Airbnb sont notés en loyers sur un bail « Booking » ou « Airbnb » du bailleur, un séjour lu, saisi ou importé n’est pas compté une deuxième fois. Il compte dans l’appelé et le reste à encaisser du mois de son arrivée (Loyers, accueil), avec le statut « En attente de paiement Booking », sans avis, quittance ni relance. Quand le virement arrive, il est rapproché tout seul de ses séjours (par le relevé des versements, ou même montant net, seul ou à plusieurs, même s’il paie plusieurs logements) ; la commission et les frais s’y ajoutent (recette brute = net + commission) et la ligne laisse sa place au virement. En bas de Loyers : les séjours des mois précédents toujours en attente. La fiche du séjour dit « Payé par le virement du … » ou « En attente de paiement ».
• Relevé des versements Booking (4.7) : Extranet Booking → Finances → Versements → télécharger le relevé (CSV), puis Courte durée → « Importer un relevé ». Associez chaque établissement à son logement. Années : une année « pour mémoire » compte dans les chiffres de la Courte durée sans toucher au Registre. Depuis la 4.9, la case n’est cochée d’office que pour une année clôturée ; une année passée non clôturée est signalée (cochez-la si elle est déjà déclarée). Pour compter plus tard dans le Registre les séjours « pour mémoire » d’une année ouverte : Fiscalité → Plateformes : frais → « Les compter dans le Registre ». Les réservations déjà enregistrées ne sont pas modifiées (seule la référence du virement est ajoutée) ; les nouvelles sont créées avec leurs montants exacts. À la fin, le contrôle liste les virements du relevé absents de Loyers.
• Chiffres de toutes les années (4.8) : en haut de Réservations, touchez une année (toutes celles qui ont des séjours). Chaque chiffre montre son évolution par rapport à l’année d’avant ; pour l’année en cours, la comparaison à la même date que l’an dernier et l’occupation des 90 prochains jours. Statistiques : toutes les années côte à côte (touchez une ligne pour l’ouvrir), à la même date, jours de la semaine, durée des séjours, délai de réservation (si la date de réservation est connue), taxe de séjour et saisonnalité. L’occupation compte à partir de la mise en location du logement (« début » dans ses réglages, sinon son premier séjour).
• 📷 Lire une réservation (4.4) : en haut de Courte durée, choisissez une ou plusieurs captures d’écran de la réservation (Booking : l’en-tête avec le nom et les dates, et le détail du tarif ; Airbnb aussi). Le voyageur, le numéro, les dates, le montant soumis à commission, la commission, les frais bancaires et la taxe de séjour sont lus ; le logement est reconnu par le titre de l’annonce ; le séjour venu du calendrier est complété. Vérifiez puis « Enregistrer » : la recette et les frais vont dans la comptabilité du Registre. Les captures sont lues puis oubliées. Paiement par Booking (« Paiements par Booking.com ») : la taxe de séjour est marquée « collectée par la plateforme », c’est Booking qui la reverse.
• Les 14 prochains jours : arrivées et départs (ménage) de tous les logements. Séjours, commissions, taxe de séjour, occupation et planning des ménages (PDF) sont dans la même page. Chaque versement encaissé reçoit sa quittance, établie seule.

Consommables et mobilier

• Consommables (3.101) : fiche du logement ou application Courte durée → Logements → « Consommables ». « Liste type » propose les articles courants ; indiquez le stock compté, la consommation par séjour et le seuil. Le stock du jour est estimé avec les séjours terminés depuis le comptage ; sous le seuil, l’article est « à racheter » (tableau de bord, page Courte durée, Planning). Après un achat, « + Acheté » ajoute la quantité. Recomptez de temps en temps : « aujourd’hui » remet la date du comptage.
• Valeur du mobilier (3.101) : dans « Mobilier & inventaire », la valeur et la date d’achat de chaque élément, et la valeur totale (assurance, meublé au réel). Ces montants n’apparaissent ni sur l’inventaire annexé au bail ni sur l’état des lieux.

Visite virtuelle 360°

Avec une caméra 360°, faites visiter le logement à distance (3.111). En haut de la fiche du logement, le cadre « Photos et visite 360° » (4.0) réunit les photos de l’annonce, celles de la réservation directe et la visite (« Créer la visite » ou « Modifier ») ; la visite est aussi sous les photos de l’annonce et de la réservation directe, et l’on revient où l’on était en fermant l’éditeur :

• Photos : une photo 360° par pièce, au format « équirectangulaire » (deux fois plus large que haute, ce que donnent les caméras 360) ; elle est réduite toute seule à 4096 px de large pour s’afficher sur les téléphones. Nommez chaque pièce, choisissez celle de départ.
• Passages, textes, vue (touchez aussi la vignette ; 4.0) : la pièce s’affiche en 360° ; donnez-lui son nom (ou un nom rapide : Séjour, Cuisine, Chambre…). Choisissez l’outil puis touchez la photo à l’endroit exact (glisser fait tourner sans rien poser) :
  • ➜ Passage : choisissez la pièce voisine, touchez sa porte : la flèche se pose sous le doigt (une flèche par pièce voisine : toucher ailleurs la déplace ; la pièce suivante sans passage est proposée ensuite) ;
  • T Texte : écrivez (« Placard », « Vue sur le jardin »…), touchez la photo : le texte reste affiché à cet endroit ;
  • ⓘ Info : un texte plus long, lu en touchant le rond ⓘ ;
  • 🫥 Flouter (4.2) : touchez un visage, une plaque, un objet personnel : la zone est floutée ; « Effacer » la remplit avec les couleurs autour (petit objet sur un sol ou un mur uni) ; petit, moyen ou grand ; « Annuler la dernière ». La photo d’origine est gardée (« Remettre la photo d’origine » enlève aussi le bas masqué) ;
  • 📷 Photo (4.1) : une photo normale, pas en 360° (la vue depuis la fenêtre, le jardin, un détail) : choisissez-la, donnez une légende, puis touchez l’endroit sur la photo 360° ; le visiteur touche l’appareil photo et la voit en grand ;
  • 👁 Regarder : « Vue de départ = vue actuelle » règle ce que l’on voit en entrant (et la miniature de la pièce).
  Touchez une flèche ou un texte posé (ou sa pastille sous la photo) pour le déplacer (puis touchez le nouvel endroit), le modifier ou le retirer. « Masquer le bas de la photo » remplace le pied de la caméra par un fondu des couleurs du sol (petit, moyen ou grand) ; « Remettre la photo d’origine » l’annule. Les photos aux noms en chiffres s’appellent d’abord « Pièce 1 », « Pièce 2 »…
• Options pour les visiteurs (4.0, dans l’éditeur de la visite) : bouton « Déposer ma candidature » (relocation en ligne) ou « Réserver » (réservation directe) en bas de la visite ; miniatures des pièces en bas de l’écran ; rotation lente au démarrage (elle s’arrête dès qu’on touche l’écran) ; sens de la marche gardé (en passant une porte, on arrive face à la pièce, dos à la porte franchie, avec un fondu). Toujours là : plein écran, zoom, gyroscope du téléphone, bouton Partager, aperçu du lien (photo, titre) dans WhatsApp, Messenger ou un e-mail, image légère affichée tout de suite et pièces voisines chargées d’avance. Chaque photo a sa miniature et son aperçu, préparés à l’envoi (et à la première ouverture de l’éditeur pour les visites déjà faites).
• Enregistrement automatique (4.2) : chaque changement de la visite est enregistré tout seul, une seconde après le dernier geste et à la fermeture (« ✓ Enregistré automatiquement » en bas de la fenêtre).
• Nombre de visites (4.0) : une par visiteur et par jour (robots et aperçus de liens exclus), affiché dans l’éditeur et dans la fiche du logement (total et 7 derniers jours).
• Lien public (« Visite en ligne ») : on tourne, on zoome et on passe d’une pièce à l’autre par les flèches (avec le nom de la pièce) ou les miniatures ; ✕ pour sortir (absent quand la visite est intégrée dans un site). Il est ajouté au texte d’annonce, à la page de candidature, à la page de réservation directe et au livret d’accueil ; il peut aussi être intégré dans votre site (code fourni). Visionneuse Pannellum (logiciel libre, licence MIT), servie par votre registre.

Livret d’accueil et réservation directe

• Livret d’accueil (Mise en route → « Livret d’accueil ») : bienvenue, horaires, accès, wifi, équipements, règles, consignes de départ, adresses utiles, urgences. Le registre crée une page web et un QR code à imprimer ou à coller dans le message de bienvenue. Le lien général ne montre jamais le code d’accès ; pour un séjour précis, « Les 14 prochains jours » → 🔗 copie le lien personnel (code visible de 2 jours avant l’arrivée au lendemain du départ).
• Réservation directe : une page publique par logement (photos, calendrier, prix calculé en direct) ; contrat de location saisonnière, acompte et solde suivis. Les voyageurs reçoivent leur lien par e-mail 2 jours avant l’arrivée, une seule fois. Réglages de la page : Courte durée → Logements → bouton « Réservation directe » sur chaque logement (✓ quand la page est en ligne) ; le lien s’ouvre comme une page web, même dans l’application installée sur l’iPhone (3.108).
• Paiement en ligne, réservation immédiate (3.109) : dans les réglages de la page, cochez carte bancaire, prélèvement SEPA et/ou virement. Carte et prélèvement passent par le compte Stripe du bailleur (le même que pour le prélèvement des loyers ; « Relier Stripe » s’il ne l’est pas) ; le virement, par le RIB du logement. Le voyageur choisit ses dates, accepte les conditions et paie l’acompte (tout, si la date du solde est passée) : par carte, la réservation est confirmée tout de suite ; par prélèvement (arrivée dans 10 jours ou plus), dès la signature du mandat, le prélèvement mettant quelques jours (un refus vous est signalé) ; par virement, les dates sont gardées 3 jours avec une référence : « Virement reçu » sur l’accueil de la Courte durée confirme, sinon les dates sont libérées et le voyageur prévenu (« Virement reçu quand même » pendant 7 jours si les dates sont encore libres). À la date du solde, le voyageur reçoit un lien pour le payer ; 2 jours avant l’arrivée, vous êtes prévenu s’il ne l’est pas. Les paiements (et les frais Stripe) sont dans la réservation. Le dépôt de garantie reste à part.

Messages des voyageurs (5.10)

Dans l’application Courte durée, page Réservations : « 💬 Répondre à un voyageur ». Collez le message reçu sur Airbnb, Booking ou par SMS, choisissez le séjour (pour ses dates et vos heures d’arrivée et de départ), puis « Traduire le message », « Proposer une réponse » et « Traduire ma réponse » ; « Copier la réponse » la met dans le presse-papiers, à coller dans la messagerie de la plateforme. Une demande de réservation directe avec un message a aussi un bouton « Répondre » ; un message « à envoyer à la main » a un bouton « Traduire ». Rien n’est envoyé par le Registre.

Commission des plateformes (Booking, Airbnb, Abritel)

Booking et Airbnb retiennent leur commission sur leurs virements : la facture mensuelle n’est pas à payer. Il suffit de la répartir sur les virements du mois, pour que la recette soit déclarée en brut (ce que le voyageur a payé) et la commission en charge : on ne compense pas l’une avec l’autre. Le seuil du LMP, les plafonds du micro-BIC et la CFE se calculent en principe sur le brut (code général des impôts, art. 50-0 et 155, IV ; information générale, pas un avis juridique ni fiscal : faites-le confirmer par votre comptable).

• Charges → Factures reçues : la facture affiche un cadre « Commission Booking » (ou Airbnb) avec les séjours partis dans le « Mois facturé » (modifiable). Cochez les lignes, puis « Répartir … € sur … séjours » : la commission est répartie au prorata du net de chaque séjour. Le net versé ne change pas ; le brut devient net + commission. La facture est classée et jointe à chaque séjour. Ne l’enregistrez pas aussi en dépense.
• Airbnb n’envoie pas de facture : déposez (ou recevez par e-mail) son rapport de revenus mensuel en PDF. Le registre y lit les revenus bruts, les frais de service (la commission), le total versé, les logements qui ont rapporté et la taxe de séjour déjà reversée par Airbnb (rien à reverser vous-même). Le cadre « Commission Airbnb » s’ouvre sur le mois du rapport ; on répartit comme pour Booking.
• Si vos séjours ont déjà leur commission (relevé Booking importé), le bouton devient « Classer ». Si vous réglez la commission à part (le voyageur vous a payé en entier), enregistrez plutôt la facture en dépense, nature « Frais d’administration et de gestion ».
• Bail « plateforme » (locataire « Booking.com » ou « Airbnb », chaque virement pointé depuis la banque) : un versement = une rentrée, comptée dans le mois où l’argent arrive, jamais comme un retard ; ni échéance, ni quittance, ni relance. La commission se répartit de la même façon sur les versements du mois facturé.
• Bail désigné : si la facture ne trouve aucun virement ce mois-là, le cadre propose les mois où des virements existent et « Mes virements Booking sont pointés sur le compte de… » : choisissez le bail ; il est retenu pour les prochaines factures.
• Virements jamais pointés : le cadre indique « N virements Booking reçus à la banque, pas encore pointés ». Le bouton « Les pointer sur … » en fait des rentrées du bail (date et montant de la banque) ; choisissez ensuite le mois et « Répartir ». Sans bail, créez-en un dont le locataire s’appelle Booking.com ou Airbnb.
• Après la première fois, cochez « Les prochains mois, le faire tout seul » : chaque facture reçue par e-mail est répartie à l’ouverture du registre (si aucune commission n’est déjà notée ce mois-là). La comptabilité passe alors le versement en recette brute et la commission en frais de gestion.
• Recette brute et frais, mois par mois (4.9) : Fiscalité → Plateformes : frais. Quand les virements d’une plateforme sont notés en Loyers (bail « Booking » ou « Airbnb », ou compte choisi dans « Réglages »), le virement est net : la recette à déclarer est le virement + les frais retenus, et les frais vont en charges une seule fois. Pour chaque mois, le Registre prend le plus complet des deux : les frais des séjours rapprochés des virements, ou la facture de la plateforme (enregistrée en dépense, fournisseur Booking ou Airbnb). La facture reste la dépense justificative, elle n’est pas comptée comme un paiement par la banque, et ce qui n’a pas de facture va en frais de gestion. Le tableau montre, mois par mois, les virements nets, les frais des séjours, les factures, les frais comptés, la recette brute et l’état (facture manquante, frais inconnus, écart). Réglages par bailleur et par plateforme : virements en Loyers ou séjour par séjour, frais retenus ou payés à part (la facture redevient une dépense ordinaire), compte des virements. Les années clôturées ne changent jamais, ni une année sans virement de la plateforme en Loyers (recettes notées brutes). Le tableau de bord signale les mois sans les frais et les factures manquantes. À faire valider par votre comptable.
• Encaissé de la plateforme : le compte d’un logement loué par une plateforme donne le total depuis le 1er janvier, le mois, la même période de l’an dernier, les commissions de l’année et les recettes à déclarer (net + commissions). Pour rattraper des virements oubliés, importez le relevé du compte (Loyers → Relevé bancaire) : chacun devient un « Versement … du … ». L’outil « Ranger » remet en ordre les anciens versements, sans toucher aux années déjà déclarées.

12. Communiquer avec les locataires

Courriers, e-mails, SMS, espace en ligne : le registre garde la trace de tout ce que vous envoyez.

Courriers et documents

• « Écrire un courrier » (raccourci, fiche ou onglet Courriers d’un bail) propose les modèles : attestations, relevé, récapitulatif annuel des paiements, relances, congés… Pour un garage, parking ou box, l’attestation de domicile n’est pas proposée. « Voir le PDF » montre la pièce jointe telle qu’elle partira.
• Rapports → Courriers & archives : la bibliothèque de courriers types et les archives de tout ce qui a été produit (y compris l’ancien logiciel), avec la date et l’heure d’envoi. Touchez une ligne pour relire le texte et ouvrir le PDF.
• Réglages → Loyers et documents → Modèles et règles : chaque modèle indique ses textes de loi et la date de votre dernière vérification. Il passe « à revoir » au bout de 12 mois, ou tout de suite si une règle qui le concerne a changé ; après relecture, « Vérifié ».
• Mailing : un message à plusieurs locataires, avec des champs ({nom}, {lot}, {loyer}, {solde}…) ; « SMS urgent aux sélectionnés » pour une coupure d’eau ou d’ascenseur. Documents aux locataires : règlement intérieur, note de travaux… avec un e-mail pour les prévenir ; le panneau « Infos pratiques pour les locataires » (syndic, urgences, poubelles, codes…) s’affiche s’il est rempli.

L’espace locataire

Pour l’ouvrir : fiche du locataire, ou Demandes des locataires → « Activer et inviter ». Il se connecte sans mot de passe : lien personnel et code reçu par e-mail. Il a son propre mode d’emploi. « Voir son espace » montre exactement ce qu’il voit. Le locataire peut seul :

• consulter son compte, télécharger avis, quittances, attestations de domicile ou de loyer (PDF signé ; celle de loyer n’est automatique que si son compte est à jour, sinon la demande vous arrive) et son relevé de compte annuel, relire « Mes courriers et e-mails » (jamais ce qui est adressé à sa caution) ;
• déposer son attestation d’assurance (la date est reportée sur le bail), ses relevés de compteurs, une preuve de virement, un document CAF… ;
• faire une demande avec photo et suivre la réponse dans un fil de messages ; proposer un nouveau téléphone ou e-mail (rien ne change avant votre acceptation) ; annoncer son départ ; lire les infos pratiques et les « Aides utiles ».

E-mails des locataires à valider (4.6) : un e-mail reçu d’un locataire et rangé dans Demandes porte la mention « à valider » : relisez-le puis « Publier dans l’espace du locataire ». Tant qu’il n’est pas publié, le locataire ne le voit pas dans son espace, ni ses pièces jointes. Les demandes qu’il fait lui-même dans son espace restent visibles tout de suite.

Ce qui vous arrive : un e-mail à chaque document, relevé, demande ou message, avec le lien direct vers Suivi → Demandes des locataires, et un bandeau au tableau de bord. Pour les invitations sans réponse, réglez un rappel automatique tous les X jours (Demandes des locataires) ; « Renvoyer l’invitation » les relance.

Pièces des locataires (5.4) : PDF, photos, et aussi documents Word, Excel, OpenDocument, CSV et texte (10 Mo au plus, documents à macros refusés), dans la fiche, l’espace en ligne et les e-mails reçus. Ils se téléchargent avec leur nom, sans aperçu.

Répondre avec l’assistant (5.10)

Sous la zone de réponse d’une demande de locataire, d’un message de propriétaire ou du fil Leboncoin d’un candidat, « ✨ Proposer une réponse » écrit un brouillon dans la zone. Choisissez le ton (cordial, ferme, bref) ; si vous avez commencé à écrire quelques mots, l’assistant part d’eux. Il ne connaît que le message, au plus les trois messages précédents et les faits utiles du Registre (reste dû, dernier paiement, prochaine échéance, rendez-vous d’intervention, fin du bail, disponibilité du logement…) ; les noms sont remplacés par des repères avant l’envoi et remis à l’affichage. Relisez et modifiez le brouillon : rien n’est envoyé avant votre clic habituel (« Enregistrer », « Envoyer par e-mail », « Copier »). Un montant ou une date qui ne vient pas de vos données est signalé « À vérifier » ; une phrase qui menace, affirme quelque chose de juridique, discrimine ou juge un candidat est retirée, et l’écran le dit. Pour un retard de paiement, utilisez plutôt les modèles de relance (bouton « Relance amiable »).

Traduire un message (5.10)

« 🌐 Traduire le message » affiche en français un message reçu dans une autre langue, sous le message d’origine. « Traduire ma réponse » met votre réponse dans la langue choisie (celle du message reçu, par défaut) : la traduction va dans la zone de réponse et votre texte en français reste affiché à côté (« Remettre le français »). Les nombres et les dates qui ne se retrouvent pas dans la traduction sont signalés.

Les e-mails des locataires (boîte reliée)

Le registre peut lire la boîte Gmail de chaque bailleur, sans rien y changer : e-mails de locataires, messages Leboncoin, factures reçues.

1. Réglages → E-mails et SMS → « Réception des e-mails (locataires et Leboncoin) » (administrateur).
2. « Relier sa boîte » pour chaque bailleur : adresse Gmail + mot de passe d’application (myaccount.google.com → Sécurité → Mots de passe des applications). Si vos e-mails partent déjà de cette adresse, cochez « Utiliser le mot de passe Gmail déjà enregistré pour l’envoi (même adresse) ».
3. Toutes les 5 minutes (de 7 h à 23 h), la boîte est relue ; « Relever maintenant » le fait à la demande.

Seuls les messages venant de l’adresse d’un locataire sont ouverts. Une demande est créée par sujet (marquée « e-mail »), les réponses vont dans le même fil, les pièces jointes dans ses documents « à vérifier ». Pour répondre : ouvrez la demande et écrivez ; « Répondre par e-mail » est déjà coché.

Les SMS utiles

Réglages → E-mails et SMS → « SMS automatiques utiles » (une case par usage) :

• rappel au locataire la veille d’un état des lieux d’entrée ou de sortie et d’une intervention avec rendez-vous ;
• rappel la veille de sa visite au candidat qui a laissé son téléphone ;
• SMS d’accueil aux voyageurs en réservation directe le jour de l’arrivée, avec le lien du livret ;
• SMS au locataire quand son prélèvement est refusé ;
• alertes pour vous : demande urgente d’un locataire (fuite, panne, dégât des eaux, gaz…) et sauvegarde en échec, sur « Votre portable pour les alertes » (sinon le téléphone du propriétaire), une par sujet et par jour, de 7 h à 22 h.

À la main : Mailing, candidature → « SMS » (modèles visite et dossier retenu), cadre Artisan d’une intervention, impayés. Le voyant SMS de l’accueil donne les SMS envoyés par usage et les crédits restants.

SMS : compte et règles

• Votre propre serveur : Réglages → E-mails et SMS → SMS (OVH) : clés créées sur eu.api.ovh.com/createToken, nom du service SMS et expéditeur (un nom validé chez OVH : voir « Un SMS avec un lien » ci-dessous).
• Espace en ligne : selon l’offre, des SMS sont offerts à chaque échéance de l’abonnement (le nombre de votre offre est affiché dans Réglages → E-mails et SMS → SMS). Ils sont remis à zéro à l’échéance, ne se reportent pas, et partent en premier. Pour en avoir plus : Réglages → E-mails et SMS → SMS → Recharger (packs payés par carte, ajoutés aussitôt ; tailles et prix affichés au même endroit) ; les SMS achetés restent sans limite de durée. Deux compteurs : « SMS offerts : restants / offerts jusqu’au … » et « SMS achetés ».
• Un SMS avec un lien (5.12) : sans expéditeur, OVH envoie par son numéro court et refuse les SMS qui contiennent un lien (une adresse web). Le Registre ne les envoie donc pas : le message et le voyant SMS (« Dernière erreur ») le disent, et le journal le note. Sur votre propre serveur, faites valider un expéditeur chez OVH (onglet Expéditeurs, depuis votre nom de domaine), puis indiquez-le dans Réglages → E-mails et SMS → SMS. Dans un espace en ligne, retirez le lien ou envoyez le message par e-mail. Les SMS sans lien partent comme avant, et les erreurs d’OVH s’affichent en français, avec où agir.
• Plafonds (Réglages → E-mails et SMS → SMS → Plafonds) : un plafond par jour pour tout le registre et un plafond par mois et par propriétaire, comptés en crédits (un SMS long en prend plusieurs). Un e-mail vous prévient à 80 % puis à 100 % ; au plafond, les SMS de ce propriétaire attendent le mois suivant, sauf si vous le relevez. Vos SMS personnels (alertes, rappels, tests) n’ont pas de plafond mensuel par défaut.
• Règles : seulement ce qui doit être lu tout de suite ; automatiques de 9 h à 20 h, manuels de 8 h à 20 h (sauf urgence réelle cochée) ; un SMS par rendez-vous ; jamais de publicité ; jamais à la place d’une mise en demeure ou d’un recommandé. Chaque SMS à un locataire est noté dans ses courriers.

13. Quand un locataire part

Un départ enchaîne le congé, l’état des lieux de sortie, la restitution du dépôt de garantie, puis la relocation. Le registre calcule les délais et prépare les lettres.

Enregistrer le départ

• Le locataire l’annonce dans son espace (« Je quitte le logement » : date d’envoi, motif, nouvelle adresse) et reçoit sa lettre de congé à envoyer en recommandé. À la réception : fiche du bail → « Départ annoncé en ligne : enregistrer le congé » (tout est prérempli), puis « Rendez-vous d’état des lieux de sortie » (une date, ou des créneaux que le locataire choisit).
• Sans annonce en ligne : dans le bail, « Sortie du locataire ». La date est proposée, le dernier loyer est ramené au prorata et les échéances suivantes sont retirées. Le solde reste suivi dans les impayés.
• Le logement passe dans Relocation → « Bientôt libres », pour l’annonce et les visites pendant le préavis. Le tableau de bord signale les fins de bail dans les 60 jours et les états des lieux de sortie à programmer.
• Un colocataire qui part seul : voir Colocation.

L’état des lieux de sortie se fait comme celui d’entrée (voir Faire un état des lieux). Ses dégradations alimentent les devis de réparation et le décompte du dépôt.

Les dépôts de garantie

Locataires & location → Dépôts de garantie. Le dépôt n’est pas un loyer : il n’entre ni dans « Encaissé » ni dans vos revenus, mais vous le devez au locataire. En haut : dépôts détenus, dépôts à restituer (dont ceux en retard) et dépôts reçus dans l’année. Les filtres vont de « En cours » à « Restitués » ; « Sans échéance » et « Conservés » n’apparaissent que s’ils contiennent quelque chose.

• Versement : montant prévu, date, montant reçu, mode (virement, chèque, espèces, CAF/FSL, Visale, Loca-Pass) et note. Si la ligne « dépôt de garantie » du compte locatif est payée, la date est reprise d’office ; pour un bail repris d’un ancien logiciel, « Renseigner » ajoute la date. La pastille « Dépôt … » du bail affiche l’état.
• Restitution : la date limite est calculée, 1 mois après la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme, 2 mois sinon. Au-delà, 10 % du loyer hors charges par mois de retard commencé (loi du 6 juillet 1989, art. 22 ; information générale, pas un avis juridique). Notez la date, le montant rendu et le motif des retenues.
• « Plus tard… » : à rembourser plus tard, sans date (le dépôt reste dû, sans alerte) ou ne sera pas remboursé (imputé sur une dette ou des dégradations ; il sort des dépôts détenus). « Annuler » le remet dans la liste à restituer.
• Depuis la banque : un crédit se classe « Dépôt de garantie reçu », un débit « Dépôt de garantie rendu », pour le bail choisi ; rien n’entre dans les loyers ni dans la comptabilité. Un virement dont le libellé parle de dépôt ou de caution est proposé d’office, jamais pointé comme un loyer.

Un dépôt de garantie versé en plusieurs fois (5.4)

Dépôts de garantie → « Modifier » : la première ligne est le premier versement. « Ajouter un versement » ajoute une ligne (date, montant, mode). Le Registre affiche ce qui a été reçu et ce qui reste à verser, et le signale au tableau de bord tant qu’il manque quelque chose. La restitution et la comptabilité partent de ce qui a vraiment été reçu.

Dans l’archive annuelle et dans « Tout exporter (Excel) », un tel dépôt est détaillé versement par versement : date, montant, mode, et ce qui reste à verser (fichier « depots-versements », feuille « Versements des dépôts ») (5.4.2).

L’occupant ne part pas à la fin du bail : l’indemnité d’occupation (5.4)

Quand un bail est terminé sans état des lieux de sortie ni remise des clés, le tableau de bord et le bail proposent Suivre une indemnité d’occupation. Par défaut : le dernier loyer et les dernières charges ; changez le montant si le juge en a fixé un autre. Elle est calculée au prorata des jours, sans révision. Les échéances s’appellent « Indemnité d’occupation » ; le document remis est un reçu, pas une quittance de loyer. Le jour du départ : Libération des lieux. Le registre le propose jusqu’à ce que vous indiquiez le départ, sans limite de durée, car une procédure d’expulsion peut durer plusieurs années ; une limite facultative se règle dans Réglages → Envois automatiques et rappels (5.4.1). Ce n’est pas un avis juridique.

Le décompte et la lettre de restitution

Sur la ligne d’un bail sorti, « Décompte et lettre ». Ajoutez les retenues une à une, avec leur motif et leur justificatif : réparations de l’état des lieux de sortie (reprises d’office), loyers et charges dus, provision pour la régularisation des charges de copropriété (plafonnée à 20 % du dépôt), ligne libre. Le registre calcule le montant à rendre (ou ce qui reste dû) et la date limite.

• « Enregistrer » garde le décompte sur le bail ; « Lettre (PDF) » prépare la lettre avec le tableau des retenues ; « Envoyer au locataire » l’adresse par e-mail depuis celle du bailleur et en garde une copie (si le locataire a un e-mail).
• Gardez les justificatifs (devis, factures). Pour relouer, voir Louer un logement.

14. Agences et gérance

Pour les agences et les gestionnaires : votre agence sur les documents, la gérance pour le compte des propriétaires, leur espace en ligne et les droits de vos collaborateurs. Ces fonctions viennent avec les offres Agence ; sur votre propre serveur, elles sont comprises.

Les offres Agence (5.6)

Trois offres pour les agences et les gestionnaires, à ajouter à votre abonnement dans Mon abonnement → « Choisir » (Mon compte dans l’application État des lieux) :

• Agence Base : votre agence sur tous vos documents (logo en tête, « Représenté par », carte professionnelle, coordonnées), états des lieux illimités, des signatures électroniques comprises chaque mois (le nombre est affiché dans Mon abonnement) ;
• Agence Gérance (recommandée) : en plus, la gérance pour le compte des propriétaires (mandats et registre des mandats, compte rendu de gestion par lot, honoraires, reversements, état des fonds des propriétaires), plus de signatures comprises chaque mois ;
• Agence Intégrale : en plus, les signatures illimitées et les droits par collaborateur (chacun ne voit que ses propriétaires).

Une offre supérieure est active tout de suite (« Passer à … ») ; une offre plus simple ou le retrait prennent effet à votre échéance (« Passer à … à l’échéance », « Retirer à l’échéance »), et vos informations restent gardées. Avec l’État des lieux à l’unité, l’offre devient votre abonnement et démarre au premier paiement. « Mon équipe » (les collaborateurs) reste comprise dans toutes les offres. Sur votre propre serveur, tout est compris : Réglages → Compte et abonnement → « Offre Agence » → cochez « Utiliser l’offre Agence » (déjà active si un nom d’agence était saisi). Les prix sont affichés dans Mon abonnement et sur la page des tarifs.

Votre agence sur les documents

Réglages → Compte et abonnement → Votre agence : nom, adresse, téléphone, e-mail, logo, n° de carte professionnelle et lieu de délivrance, activité, garant financier. Avec une offre Agence, ils figurent en tête de tous vos documents (bail, quittances, avis, relances, courriers, attestations, régularisation, états des lieux, inventaire), avec « Représenté par » votre agence ; le propriétaire reste nommé. Décochez un propriétaire que vous ne représentez pas : ses documents restent à son seul nom. Sur vos documents, la loi demande le n° et le lieu de délivrance de la carte, votre activité et, s’il y a lieu, le nom et l’adresse de votre garant (décret n° 72-678, art. 92) : à vérifier, ce n’est pas un avis juridique. Un état des lieux établi par une agence doit porter son nom et son adresse (décret n° 2016-382) : sans offre Agence, indiquez-les dans « Présent pour le bailleur ».

États des lieux illimités : avec toute offre Agence, aucun crédit n’est pris quand vous signez ; le compteur affiche « illimités ».

Gérance pour le compte des propriétaires

Avec l’offre Agence Gérance ou Intégrale, la page Gérance (menu Gestion) vous aide à gérer des logements pour le compte de leurs propriétaires. Chaque propriétaire est un bailleur du Registre (Réglages → Bailleurs et banques), avec ses logements, ses baux et ses loyers, comme d’habitude.

Mandats. « Inscrire un mandat » : le propriétaire, les logements couverts, les dates, la durée et la reconduction, le taux des honoraires de gestion (hors taxes ou toutes taxes comprises, TVA réglable, sur tout l’encaissé ou sur les loyers seuls), les honoraires de location et la fréquence des comptes rendus (chaque mois ou chaque trimestre). Le mandat reçoit le numéro suivant du registre : reportez-le sur l’exemplaire remis au propriétaire. Le numéro ne change plus et n’est jamais réutilisé ; un mandat inscrit par erreur s’annule et garde son numéro. Pour un mandat résilié, indiquez sa fin anticipée. « Registre des mandats (PDF) » imprime le registre dans l’ordre des numéros.

IBAN du propriétaire. Dans la fenêtre du mandat, l’administrateur saisit l’IBAN sur lequel reverser les loyers. Il est gardé chiffré sur votre serveur ; seuls ses 4 derniers chiffres s’affichent.

Comptes rendus. Pour chaque propriétaire et chaque période : les loyers et charges appelés, encaissés (avec les dates) et restant dus, logement par logement ; vos honoraires (HT, TVA, TTC) ; les dépenses payées pour lui (les charges saisies dans Charges pour ses logements : décochez celles qu’il a réglées lui-même) ; le montant à lui reverser, avec le report des périodes précédentes. « Envoyer au propriétaire » joint le compte rendu en PDF à un e-mail ; « Noter le reversement » enregistre le virement fait. Le reversement est aussi proposé dans Virements à faire, qui prépare un fichier pour votre banque (le Registre ne fait aucun virement lui-même).

Honoraires. Le total de vos honoraires par propriétaire, pour l’année ou un trimestre, et l’export pour le tableur. « Récapitulatif » donne au propriétaire le résumé de son année : ses honoraires sont des frais d’administration et de gestion (ligne 221 de la déclaration 2044, au régime réel ; ils ne se déduisent pas au micro-foncier). « Ajouter à ses dépenses » les inscrit dans ses charges pour ses déclarations dans le Registre, sans les déduire une seconde fois dans les comptes rendus.

Fonds des propriétaires. Choisissez le compte bancaire où arrivent les loyers des propriétaires et indiquez le solde de votre dernier relevé : le Registre le compare aux sommes qu’il calcule pour chacun (encaissé moins honoraires, dépenses et reversements) et signale un écart.

Ces outils vous aident à tenir votre gestion ; vérifiez qu’ils répondent à vos obligations (loi Hoguet). Ce n’est pas un avis juridique ni comptable.

Mandat de gestion à faire signer (5.10)

Gérance → Mandats → ouvrez un mandat inscrit → « Préparer le mandat à signer ». Cochez les missions confiées. Indiquez le préavis de fin et le lieu de signature, et au besoin un plafond de travaux sans accord et un délai de reversement. Complétez les mentions de votre agence (garantie financière et son montant, assurance de responsabilité civile professionnelle, médiateur de la consommation) : elles sont gardées pour les prochains mandats. Le document reprend aussi ce que dit le mandat (propriétaire, logements, honoraires, durée, réserve, dépôts de garantie, fréquence des comptes rendus).

« PDF à signer » donne le document à imprimer. « Faire signer à distance » l’envoie au propriétaire et à votre agence. Cet envoi compte dans vos signatures du mois. Une fois signé par tous, le mandat signé est rangé dans le mandat, et le propriétaire le retrouve dans son espace en ligne. Pour un propriétaire particulier qui signe à distance ou hors de l’agence, le document rappelle son droit de rétractation de 14 jours et joint un formulaire.

Modèle à faire relire par un professionnel (avocat, juriste ou votre organisation professionnelle) avant de l’utiliser : ce n’est pas un avis juridique.

Réserve et dépôts de garantie dans la gérance (5.10)

Dans la fenêtre du mandat, « Réserve gardée » : une somme gardée sur ce que vous détenez pour le propriétaire, pour régler ses dépenses sans attendre. Elle est déduite du reversement, reste dans ses fonds et lui est rendue avec le compte rendu de la dernière période du mandat. Elle ne dépasse jamais ce que vous détenez pour lui.

« Dépôts de garantie » : détenus par l’agence ou reversés au propriétaire (par défaut, ils ne sont pas suivis dans les comptes rendus, comme avant).

• Détenus : ils restent à part. À la restitution, les retenues reviennent au propriétaire. À la fin du mandat, ce qui est encore détenu lui est remis.
• Reversés : ils lui sont reversés avec le compte rendu, et la somme rendue au locataire en est déduite.

Un dépôt n’est jamais compté comme un loyer : pas d’honoraires dessus. Les comptes rendus, les fonds des propriétaires (avec le total du compte comparé à votre relevé) et l’espace en ligne des propriétaires montrent la réserve et les dépôts.

Espace en ligne des propriétaires (5.7)

Avec l’offre Agence Intégrale (sur votre propre serveur : compris), chaque propriétaire peut consulter son espace en ligne, en lecture seule : les sommes détenues pour lui, son dernier reversement et la date du prochain compte rendu ; ses comptes rendus de gestion en PDF, ses reversements, ses honoraires et le récapitulatif de l’année pour sa déclaration ; ses logements (loué ou vacant, loyer, loyers appelés, encaissés et impayés mois par mois, nom du locataire seulement) ; son mandat signé, ses baux et états des lieux signés, ses diagnostics ; ses relevés de courte durée. Il ne voit jamais rien d’un autre propriétaire.

Inviter. Gérance → onglet « Espace en ligne » (ou la fiche du bailleur, Réglages → Bailleurs et banques) → « Inviter le propriétaire » : un e-mail part à l’adresse de sa fiche avec son lien personnel. À la première ouverture sur un appareil, il reçoit un code à 6 chiffres par e-mail ; l’appareil est ensuite reconnu pendant 30 jours (réglable dans le même onglet). Le lien n’est pas gardé par le Registre : pour le renvoyer, touchez « Nouveau lien » (l’ancien ne marche plus). « Couper l’accès » ferme son espace sans rien effacer.

Voir comme lui. Ce bouton montre son espace tel qu’il le voit, sans compter de visite. Chaque ouverture de son espace est notée dans le journal (date, heure, appareil), gardé 12 mois.

Comptes rendus. Par défaut, il voit les comptes rendus que vous lui avez envoyés (« Envoyer au propriétaire »), tels qu’ils sont partis. Vous pouvez aussi lui montrer les périodes terminées pas encore envoyées (réglage de l’onglet). Pour joindre le mandat signé : Gérance → Mandats → le mandat → « Joindre le mandat signé ».

Ses messages. Il vous écrit depuis son espace (texte et pièce jointe) : son message arrive dans Demandes, marqué « propriétaire ». Votre réponse s’affiche dans son espace ; vous pouvez aussi le prévenir par e-mail.

Le propriétaire s’adresse à vous (l’agence) pour ses données : vous êtes responsable de ce traitement. Ce n’est pas un avis juridique.

Droits par collaborateur

Dans une agence, chaque collaborateur peut ne voir que les propriétaires que vous lui confiez. Ouvrez Réglages → Compte et abonnement → « Utilisateurs : propriétaires visibles », puis « Modifier » en face du collaborateur : choisissez « Tous les propriétaires » (comme avant) ou « Seulement ces propriétaires », et cochez-les. Cochez « Lecture seule » s’il doit seulement consulter.

Le collaborateur ne reçoit alors que les fiches de ces propriétaires : biens, baux, locataires, loyers, états des lieux, documents, e-mails envoyés, exports. Le reste ne quitte jamais le serveur. Il n’écrit que sur ses fiches. Une fiche partagée entre deux propriétaires (par exemple un locataire qui loue chez les deux) n’est visible que s’il a les deux.

Les réglages de l’espace, les sauvegardes, la banque, les envois groupés et l’abonnement restent réservés aux comptes qui voient tous les propriétaires (depuis la 5.10, la corbeille et d’autres pages lui sont ouvertes, filtrées : voir Ce que voit un collaborateur limité). L’administrateur voit toujours tout.

Chaque changement de droits est noté dans le journal des modifications, et le collaborateur est déconnecté : il retrouve ses données à sa prochaine connexion. Ce qu’il fait reste noté à son nom, comme pour tout le monde.

L’adresse d’abonnement de l’agenda donne l’agenda de tout l’espace. Si un collaborateur l’avait copiée avant d’être limité, touchez « Changer l’adresse de l’agenda », puis abonnez de nouveau vos propres agendas (Agenda & rappels).

Offre Agence Intégrale. Sur votre propre serveur : compris. Si l’offre s’arrête, les accès déjà limités restent appliqués ; vous pouvez seulement les ouvrir à tous les propriétaires.

Inviter un collaborateur avec ses propriétaires (5.10)

Réglages → Compte et abonnement → Utilisateurs → « Inviter par e-mail » (dans l’application État des lieux : Mon compte → Mon équipe). Avec l’offre Agence Intégrale, le cadre « Propriétaires qu’il verra » vous laisse choisir « Seulement ces propriétaires », et la lecture seule. Ses droits sont enregistrés avec son compte, avant l’envoi de l’invitation : dès sa première connexion, il ne voit que ces propriétaires. Vous pourrez les changer ensuite dans « Utilisateurs : propriétaires visibles ».

Ce que voit un collaborateur limité (5.10)

Un collaborateur limité à certains propriétaires a aussi la corbeille, le contrôle du mois, les envois à valider, le prélèvement des loyers de ses baux, les notifications de ses fiches, les messages aux voyageurs et les documents du syndic de ses propriétaires, et l’inscription de leurs mandats. Partout, il ne voit et ne touche que ses propriétaires. Dans Agenda & rappels, il reçoit une adresse d’abonnement personnelle, qui ne donne que ses rendez-vous ; « Changer l’adresse » la renouvelle.

La connexion à la banque, les virements à faire, le support et les réglages de l’espace restent à l’administrateur : la page le dit, avec la raison. Une suppression qui touchait deux propriétaires à la fois ne se restaure que par l’administrateur.

15. Facturer vos travaux (micro-entreprise, entreprise ou société)

Si vous faites l’entretien ou les réparations de vos logements avec une micro-entreprise, sa facturation s’ouvre dans le registre, à la même adresse, sans seconde connexion. Les deux restent séparés : la micro-entreprise facture, le bailleur paie. Le détail complet est dans le mode d’emploi de la facturation.

La facturation dans le registre

• Articles en stock (Facturation 2.16) : Plus → Prestations, articles et lieux → une prestation → « Article suivi en stock » : stock de départ, unité, seuil d’alerte et prix d’achat. Chaque facture émise retire les quantités vendues, chaque note d’avoir les remet ; le devis ne change rien. « Entrée », « Sortie » et « Inventaire » se notent sur la fiche, avec l’historique ; « Stock bas » s’affiche à l’accueil de la Facturation, et la valeur du stock au prix d’achat en haut de la liste.
• Relances de factures par SMS (Facturation → Réglages → Relances par SMS) : aux mêmes dates que les relances par e-mail, un SMS au mobile du client (sa fiche dans la Facturation), avec le reste dû et le lien de paiement. Il part par le registre, avec ses crédits SMS. Par défaut rien ne part sans votre accord : il attend dans Envois à valider (groupe « SMS au client (facture impayée) », avec son texte) ; décochez puis « Ne pas envoyer » pour l’écarter. « Envoi automatique », coché dans la Facturation, le fait partir seul (entre 9 h et 19 h).
• Gestion → Facturation : elle s’affiche dans la page, avec ses onglets (Accueil, Factures, Nouvelle, Banque, Plus), sans deuxième connexion, sur votre serveur comme dans un espace en ligne (offre Confort, mois découverte, Facturation seule). La première fois dans un espace, elle est préparée en quelques secondes. « ↗ » l’ouvre en plein écran à la page où vous êtes, « ← Registre » revient au logiciel. « Infos » (ou « Devis de réparation (n) ») liste les devis préparés depuis le registre (pas en Facturation seule). Dès l’ouverture du Registre, le tableau de bord (« À traiter ») signale les factures en retard, les brouillons, les devis acceptés à facturer, les devis à relancer (envoyés depuis 7 jours sans réponse), les opérations de la banque à traiter et les factures reçues à enregistrer (5.3) ; « Voir » ouvre la bonne page de la facturation dans le Registre.

Micro-entreprise ↔ bailleurs

Gestion → Micro-entreprise ↔ bailleurs relie la micro-entreprise aux bailleurs qu’elle sert.

• Ménages à facturer : choisissez le mois ; les départs de séjours s’affichent par bailleur, au prix du ménage de chaque logement. Décochez un ménage non fait, puis « Préparer la facture » : un brouillon au nom de la SCI, une ligne par ménage. Émettez-la depuis la facturation ; elle revient dans Charges pour être enregistrée en dépense de la SCI.
• Paiements : quand cette dépense est pointée sur le relevé de la SCI, le paiement est noté seul dans la facturation et la facture passe « payée » (case à décocher pour le faire à la main).
• Contrôle : pour l’année, facturé, en dépenses, payé, pointé, et chaque écart avec ce qu’il faut faire. Votre temps : en bas de Rapports → Rentabilité, les heures notées dans le carnet, bien par bien.

Devis, accord du client et facture

• Devis de réparation : depuis un état des lieux de sortie, « 📝 Devis de réparation » chiffre les dégradations avec vos prix et prépare le devis en brouillon. Vérifiez-le, validez-le, envoyez-le.
• Accord en ligne : l’e-mail du devis contient un lien personnel. Le client coche « bon pour accord », écrit son nom, signe au doigt et confirme avec un code à 6 chiffres reçu par e-mail (ou refuse). Le devis passe « accepté », la facture d’acompte est préparée en brouillon et vous êtes prévenu. « Copier le lien d’accord » permet un envoi par SMS.
• Facturer : devis accepté → « Facturer » (acompte, puis solde, acomptes déduits). Chaque facture à payer porte un QR code de virement que le client scanne avec l’appli de sa banque. Votre IBAN se règle dans Plus → Réglages → Vos informations.
• Factures reçues et dépenses (Plus → « 🧾 Factures reçues et dépenses ») : photographiez la facture du fournisseur ou joignez le PDF ; elle est lue seule, puis reliée au débit de la banque de même montant. En micro-entreprise, ces dépenses ne se déduisent pas : elles servent à suivre la marge et à garder les justificatifs.

Devis dicté (5.10)

Dans la Facturation, ouvrez un devis, puis touchez « 🎤 Dicter le devis » (à côté de « Ligne libre »). Touchez la zone de texte, puis le micro 🎤 du clavier de votre téléphone, et dites chaque travail : « Salon : 12 mètres carrés de placo BA13 à 32 euros. Peinture des murs, 45 mètres carrés. Chambre : bandes et enduit, forfait 350 euros. »

Avec l’Assistant IA activé, « ✨ Proposer les lignes » (dans un espace en ligne, le nombre de crédits est écrit sur le bouton) prépare les lignes à partir de vos prestations. Chaque ligne montre ce que vous avez dit ; une quantité, un prix ou un taux de TVA qui n’était pas dans votre texte est laissé vide. Le montant est calculé par la facturation. Cochez les lignes à garder, puis « Ajouter les lignes au devis » ; enregistrez ensuite le brouillon comme d’habitude.

Sans l’assistant, « Mettre dans la note du devis » ajoute votre texte tel quel. Votre texte reste sur le téléphone, même sans réseau.

Où l’activer : Mon abonnement → Assistant IA (offre Confort) ; Mon compte → Assistant IA (Facturation seule) ; sur votre propre serveur, Réglages → Compte et abonnement → Assistant IA. Le devis dicté n’apparaît que là où la Facturation est ouverte.

Ce qui est envoyé : le texte dicté (adresses e-mail, téléphones et IBAN retirés) et la liste de vos prestations (nom, unité, prix). Jamais le nom ni l’adresse de vos clients.

Mesures et plans dans la Facturation (3.9 à 3.12)

Un relevé de l’application Mesure envoyé à votre facturation (Plus → Mesures) devient des lignes de devis : dans un devis, « 📐 Mesures de l’iPhone », choisissez quoi compter (murs nets, sols, plafonds, plinthes, angles, tableaux des portes et des fenêtres), la prestation et les pièces, puis « Ajouter la ligne ». Le métré se lit comme on mesure : longueur × hauteur, mur par mur, portes et fenêtres déduites.

La fiche du relevé montre, pour chaque pièce, le tableau des murs (brut, ouvertures, net), l’élévation cotée de chaque mur, la vue 3D et le plan coté ; pour le logement, le plan d’ensemble et ses niveaux. « Plan à l’échelle (PDF) » et « Partager le plan » marchent comme dans le Registre (voir). Ces fonctions sont celles des offres Essentiel et Pro de la Facturation seule ; la facturation de l’offre Confort et celle de votre propre serveur les ont aussi. Le détail est dans le mode d’emploi de la facturation (Plus → Mode d’emploi).

L’application iPhone « Facturation » (3.12)

Elle ouvre votre facturation en plein écran, avec les PDF dans la visionneuse de l’iPhone et, sur un iPhone Pro avec LiDAR, le scan des pièces directement dans un devis (« 📐 Scanner les pièces », « 📐 Scanner le logement ») : le relevé est rangé dans Plus → Mesures et rattaché au client du devis. Aujourd’hui, elle s’installe depuis un Mac avec Xcode et se règle depuis une facturation installée sur votre propre serveur (Réglages → « 📱 Application iPhone « Facturation » ») ; dans les espaces en ligne, elle viendra avec sa publication sur l’App Store. Rien ne s’y achète.

La TVA, l’offre « Facturation seule » et le reste

• TVA : en franchise, rien à faire, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est mise seule. Redevable de la TVA : Plus → Réglages → TVA, cochez « Je suis redevable de la TVA » et indiquez numéro, taux, exigibilité et rythme des déclarations. Les lignes portent alors un taux (20, 10, 5,5, 2,1 ou 0 %) ; l’URSSAF et les plafonds comptent le hors taxes. Plus → TVA à déclarer donne le montant à reverser, période par période. À faire confirmer par votre comptable.
• Offre « Facturation seule » : pour un auto-entrepreneur sans logements à gérer (page /facturation, un essai gratuit avec toutes les fonctions ; aussi pour les redevables de la TVA). Son espace ne montre que la facturation et « Mon compte ». Banque reliée (Essentiel et Pro) : Banque → Connexion directe, choisir sa banque dans la liste (compte professionnel ou personnel), autoriser l’accès sur le site de la banque ; relevés toutes les 6 heures, factures réglées toutes seules. Elle utilise l’application bancaire du service : il suffit que « Banque en ligne des clients » soit activée dans l’administration du portail (sinon la page propose le relevé CSV). Société ou nom propre (Facturation 3.3) : Réglages → forme de l’entreprise (micro-entreprise, EI au réel, EURL, SARL, SASU, SAS…), capital et RCS, imprimés sur les factures ; l’URSSAF case par case seulement en micro-entreprise. Fournisseurs : fiches créées depuis les dépenses, factures « à payer » avec échéance, réglées toutes seules par la banque. Écritures comptables (FEC) de l’année pour le comptable. Trois offres (prix affichés sur la page /facturation et dans Mon compte ; réglables dans la console, Offres et prix) : Base (devis, factures, relances, URSSAF, TVA, Factur-X, espace client), Essentiel (+ banque reliée, dépenses, ouvrages, métré du bâtiment et plans des pièces), Pro (+ stock, chantiers et équipes, journal et procès-verbal de fin de chantier). « Mon compte » : changer d’offre librement pendant l’essai, ensuite vers une offre supérieure (pour une offre plus simple, il vous écrit). Fiche du client (console ou administration) : « Offre Facturation ». Les espaces ouverts avant les trois offres gardent toutes les fonctions.
• Dans un espace client (offre Confort ou mois découverte) : la facturation est préparée à la première ouverture et n’appartient qu’à cet espace. Remplissez d’abord Réglages → Vos informations (nom avec « EI », adresse, SIRET, IBAN). Hors offre Confort, elle est fermée mais ses données sont gardées : la page présente l’offre, rien n’y est lu. Depuis la 5.3, Gestion → Facturation l’ouvre dans la page du Registre, comme sur votre serveur ; ses mises à jour arrivent avec celles du Registre.
• Aussi disponibles : paiement en ligne (Stripe), facture électronique et e-reporting 2027 (SUPER PDP), couleurs et logo, « Changer de logiciel » (reprise d’un export CSV ou Excel), espace client, objectifs et prévision, accès comptable en lecture seule.

16. Préparer la déclaration et la clôture

Le registre prépare vos déclarations à partir du journal comptable, qu’il construit seul avec les paiements et les dépenses. Il propose aussi des rapports pour décider, et il permet de clôturer chaque année une fois déclarée. Il ne remplace pas votre expert-comptable.

Ce qu’il faut faire dans l’année (5.0)

Suivi → Ce qu’il faut faire : le registre vérifie tout seul ce qu’il faut faire et le range en en retard, à faire maintenant, bientôt et fait, avec un bouton pour chaque point.

• Clôture : à partir du 15 juin, il propose de clôturer l’année déclarée (« Clôturer »), puis d’en figer les montants (« Figer ») pour que tout changement ultérieur soit signalé.
• Écritures (années ouvertes) : journal équilibré, résultat et solde de banque conformes à l’écran Trésorerie, opérations « à classer ». « Ouvrir » mène à la comptabilité de l’année.
• Données : le contrôle des données (doublons, faux retards, dates impossibles comme 3015 pour 2015…).
• Plateformes : mois sans les frais (recette brute incomplète) et factures manquantes (voir « Plateformes : frais »).
• Charges : la régularisation des charges de l’année passée.
• Déclarations et paiements : 2072 de chaque SCI à l’IR (2065 à l’IS), liasse BIC des meublés, déclaration des revenus, déclaration d’occupation, taxe foncière, CFE. Ils apparaissent 45 jours avant ; « C’est fait » ou « Pas concerné » les range (et les retire de l’agenda). Les dates sont indicatives : vérifiez-les chaque année sur impots.gouv.fr.

Rappels : les points en retard ou à faire sont résumés au tableau de bord, repris dans l’e-mail « Ma journée » (une fois par point, tout le lundi), et une notification part le jour où un nouveau point devient à faire. « ↻ Vérifier maintenant » refait les vérifications.

Les rapports

• Rapports → Bilan annuel : pour un bailleur et une année, une page de synthèse : loyers appelés et encaissés, impayés, charges, résultat, emprunts, occupation, rendement, valeur des biens, travaux. « PDF » pour l’envoyer à un associé ou au comptable.
• Rapports → Rapport annuel : un document par bailleur et par année, pour l’expert-comptable, les associés ou l’assemblée générale. Recettes, dépenses par nature, travaux, emprunts, occupation et vacance, impayés, dépôts détenus, avec la comparaison à l’année précédente. Boutons PDF et CSV.
• Rapports → Graphiques : loyers appelés et encaissés par mois, impayés en fin de mois (les dettes passées en perte ne sont jamais comptées), charges par nature fiscale, occupation, résultat par bien ou par immeuble. Une barre touchée ouvre le détail ; « Voir les chiffres » affiche le tableau.
• Rentabilité : par lot, encaissé − charges − crédit = ce qui vous reste, par an et par mois. Occupation : taux mois par mois, jours de vacance, loyers non perçus. Valeur et rendement (fiche d’un logement, ou « Valeur de l’immeuble ») : prix d’achat, frais, travaux, valeur actuelle ; le registre calcule le rendement brut et net et le patrimoine par bailleur.
• Trésorerie à 12 mois : prévision mois par mois du solde de chaque bailleur (baux, courte durée, emprunts, dépenses qui reviennent, travaux du plan DPE). Indiquez le solde de départ et un seuil d’alerte : les mois sous le seuil passent en rouge. Une prévision, pas une promesse.
• Impôt de l’année en cours : estimation de l’impôt sur vos loyers (foncier et meublé), prélèvements sociaux compris ; « Et si je faisais des travaux ? » montre l’effet de travaux déductibles avant le 31 décembre. Un ordre de grandeur, pas une déclaration.
• Simulateur d’achat : prix, frais, travaux, apport, crédit, loyer espéré, vacance, charges. Il donne la mensualité, le cash-flow, le rendement et l’impôt année par année selon le régime ; « Comparer les 4 régimes » les met côte à côte.

La plupart des tableaux s’exportent en CSV (Excel) et s’impriment en PDF.

Les déclarations

• Fiscalité & SCI → Déclarations : revenus fonciers (2044) et déclaration de SCI (2072), calculés depuis le journal. Les opérations diverses du journal (frais bancaires, recettes diverses, dépôts conservés) ne sont pas reprises d’office : elles sont listées pour examen.
• Meublés au réel (BIC) : compte de résultat, amortissements par composants, emprunts, déficits reportables, contrôles, pour la liasse 2031 / 2033. Simulateur fiscal : micro ou réel selon votre tranche.
• Déclaration d’occupation (impots.gouv.fr → « Gérer mes biens immobiliers ») : chaque logement dont l’occupation a changé s’affiche avec les champs à copier ; « Déclaré ✓ » garde la date. Rappel d’avril à juin dans « À traiter ». Garages, parkings et caves n’y figurent pas ; la page ne transmet rien aux impôts.

La comptabilité

Fiscalité & SCI → Comptabilité : journal, grand livre, balance et plan de comptes, construits seuls depuis vos paiements, dépenses, opérations de trésorerie et dépôts passés par la banque. Rien à ressaisir. C’est une comptabilité de trésorerie (loyer à l’encaissement, dépense au paiement), comme pour les 2044 et 2072. Une SCI à l’IR n’est pas tenue d’en avoir une : le journal sert au contrôle et à l’assemblée générale.

• Contrôles : le résultat, les soldes bancaires et les comptes courants doivent être identiques à ceux de « Trésorerie & associés » ; tout écart est expliqué.
• Opérations à classer : « Classer » leur donne leur vraie nature (emprunt, compte courant, immobilisation…). Cliquer une écriture ouvre la donnée d’origine.
• Pointage bancaire : chaque ligne de banque est liée une fois pour toutes à son écriture. « Tout pointer » pour les correspondances sûres, « Pointer » / « Choisir… » pour les autres, « Enregistrer… » pour une opération pas encore saisie, « Ignorer » pour une opération étrangère à la location.
• Écritures saisies : ajoutez ce que le registre ne peut pas deviner (inventaire, écritures du comptable) ; chaque écriture doit être équilibrée.
• SCI à l’impôt sur les sociétés (Réglages → Bailleurs et banques → la SCI → « Imposition de la SCI ») : comptes de l’IS et modèles d’écritures prêts à compléter (amortissements, impôt, charges à payer ou constatées d’avance, affectation du résultat), pour la liasse 2065 et 2033.
• Exports : CSV du journal et de la balance, et FEC (SIREN à renseigner dans la fiche du bailleur). Trésorerie & associés : soldes bancaires, import des relevés (CSV ou OFX) avec rapprochement automatique, comptes courants d’associés, affectation du résultat.

Assemblées générales et associés

Fiscalité & SCI → AG de SCI : rapport de gestion chiffré, résolutions, convocation avec pouvoir, votes en parts, procès-verbal.

• « ✍️ Faire signer le PV en ligne » : les associés présents reçoivent un lien et un code par e-mail et signent au doigt ; le PV signé est rangé dans les pièces de l’AG.
• « Espace des associés » : accès personnel en lecture seule (lien + code) à sa SCI : parts, compte courant, résultat, trésorerie, documents des assemblées. Jamais les données des locataires. « Retirer » coupe l’accès.

Parts démembrées : usufruit et nue-propriété (5.4)

Réglages → Bailleurs et banques → « Parts démembrées et règles de vote » : la colonne « Parts » des associés ne compte que la pleine propriété ; ajoutez ici chaque groupe de parts démembrées (nombre, usufruitier, nu-propriétaire). Plusieurs nus-propriétaires en indivision votent par un mandataire commun.

Par défaut (article 1844 du Code civil), l’usufruitier vote l’affectation des bénéfices, le nu-propriétaire les autres décisions ; les deux sont convoqués. « Selon nos statuts » change la règle pour chaque type de résolution. Dans l’AG, les voix et le quorum sont calculés résolution par résolution ; « Feuille de présence » et le procès-verbal le reprennent. Le bénéfice revient à l’usufruitier pour les parts démembrées (Trésorerie & associés, espace des associés). Un déficit ou une plus-value n’est pas réparti par le logiciel : voyez votre conseil. Ce n’est pas un avis juridique.

Plusieurs usufruitiers d’une même part (5.4.2) : cochez « Usufruit partagé avec » puis choisissez le mandataire commun. Par défaut, il vote pour eux ; « Selon nos statuts », chacun vote pour sa part. La loi n’est pas claire sur ce point : vérifiez vos statuts. Ce n’est pas un avis juridique.

Pinel (5.4)

Fiscalité & SCI → Pinel → « Suivre un logement » : date d’acquisition (et d’achèvement en cas d’achat sur plan), début du bail initial, durée de 6 ou 9 ans, prorogations décidées, zone, surfaces et prix de revient. Le logiciel affiche la fin de l’engagement (rappel 6 mois avant, réglable), le plafond de loyer de l’année de signature du bail, le plafond de ressources du locataire (« Indiquer le foyer ») et la réduction de l’année. « À reporter » récapitule l’année choisie (PDF) et la part de chaque associé d’une SCI. Plafonds du BOFiP 2015 à 2026, métropole : en outre-mer ou si un arrêté préfectoral réduit le plafond, saisissez le plafond au m². Chiffres indicatifs à vérifier : ce n’est pas un avis fiscal.

Outre-mer et plafond annuel (5.4.2) : dans la fiche Pinel, cochez « Outre-mer », choisissez le territoire et indiquez la varangue : les plafonds du BOFiP s’appliquent. Le panneau Plafond annuel rappelle la limite de deux logements et de 300 000 € par foyer et par an, SCI comprises (part de chaque associé). « Foyers fiscaux » regroupe un couple ou sépare deux homonymes. C’est un avertissement, à vérifier : ce n’est pas un avis fiscal.

Clôturer une année

• Fiscalité & SCI → Clôture des années : une fois l’année déclarée, clôturez-la. Ses paiements, échéances et dépenses ne peuvent plus être modifiés ni supprimés, même par un rangement automatique. Vous la débloquez à tout moment (la raison est notée). Tout changement ultérieur des montants déclarés est signalé ; pour une année déjà clôturée, « Figer les montants ».
• Archive annuelle : un ZIP par année, lisible sans le logiciel (récapitulatif à ouvrir dans un navigateur, tableaux pour Excel ou Numbers, par bailleur), créé à la clôture et chaque janvier, récupéré par le Mac avec les sauvegardes.

17. Contrôler que tout est juste

Le registre vérifie vos saisies, relit vos données chaque nuit et vous laisse annuler une erreur. Rien n’est corrigé tout seul : chaque point vous dit quoi vérifier.

Les contrôles automatiques

• Suivi → Contrôle des données : chaque nuit, le registre cherche une révision appliquée deux fois, un virement compté en double, un faux retard, un loyer non créé, des montants ou des dates anormaux, des versements Booking/Airbnb mal rangés. Chaque point propose « Bail », « Compte » ou « Ignorer ». Les nouveaux problèmes importants vous sont envoyés par e-mail le matin.
• Contrôle des paiements avec le relevé (même page) : paiements notés « virement » sans virement sur le compte relié, versements probablement notés deux fois, virements d’un locataire ou de la CAF non notés (voir Virements reçus, jamais enregistrés), échéances payées au-delà de leur montant. Espèces, chèques et cartes ne sont pas comparés. « Ignorer » pour un locataire qui paie depuis un autre compte.
• Suivi → Contrôle du mois : à partir du 10, le point sur les loyers du mois : qui n’a pas payé, ce qui reste dû, et les points à vérifier (relevé non importé, paiement mal réparti, trop-perçu, loyer non créé, locataire parti avec un solde). Un e-mail récapitulatif part une fois par mois ; « Refaire maintenant » le relance.

Saisie vérifiée

Quand vous saisissez à la main, une fenêtre « À vérifier » s’ouvre dans ces cas. Choisissez « Enregistrer quand même » ou « Annuler ».

• Un paiement du même montant, le même jour, pour le même locataire.
• Un montant inhabituel : paiement supérieur à 5 000 € ou à 6 fois le loyer, dépense de plus de 20 000 €, loyer, charges ou dépôt de plus de 10 000 € (ou plus de 3 fois l’ancienne valeur).
• Une dépense déjà comptabilisée : même montant, à 3 jours près, chez le même fournisseur ou avec le même libellé.

Les contrôles de la fenêtre « Encaisser » sont décrits dans Encaisser un loyer. Le serveur refuse aussi, sans appel : de supprimer un compte ou un bail qui porte des paiements, un locataire ou un logement qui ont un bail ; une pièce jointe dont le contenu ne correspond pas au type (faux PDF) ; un montant manquant ou une date impossible (30 février…) ; toute modification d’une année clôturée (voir Clôturer une année).

Annuler une erreur

Juste après une modification, un bouton « Annuler » apparaît 20 secondes en bas à droite. Ensuite, pendant 15 minutes, « Annuler ma dernière modification » reste au pied de chaque page : il remet les données comme avant, sauf si quelqu’un d’autre ou un envoi automatique les a modifiées entre-temps. Plus tard : Réglages → Sécurité et confidentialité → Journal des modifications, « Restaurer la version d’avant ».

Envois groupés, conformité et plan DPE

• Envois groupés : au-delà de 5 e-mails à envoyer le même jour, rien ne part sans votre accord ; tout passe dans « Envois à valider ».
• Patrimoine → Conformité des logements : DPE (un logement classé G n’est plus décent pour un nouveau bail ou un renouvellement depuis 2025, F en 2028, E en 2034 ; outre-mer : G en 2028, F en 2031, selon le territoire du logement ; loi du 6 juillet 1989, art. 6, modifiée par la loi Climat et résilience n° 2021-1104 du 22 août 2021 ; information générale, pas un avis juridique), diagnostics expirés, règles locales (permis de louer, encadrement des loyers). L’encadrement des loyers est une expérimentation limitée dans le temps : sa date de fin est dans « Où en sont les règles », sauf prolongation votée. Un logement F ou G reste plafonné au loyer du locataire précédent, même après une longue vacance. Les diagnostics ne sont exigés qu’à la signature d’un bail : pour un logement occupé depuis plus de 3 mois, un diagnostic expiré est simplement noté « à refaire avant le prochain bail ».
• Patrimoine → Plan DPE 2028-2034 : pour chaque logement, sa classe, la validité du diagnostic et l’année à partir de laquelle il ne pourra plus être loué (G depuis 2025, F en 2028, E en 2034 ; outre-mer : G en 2028, F en 2031, selon le territoire du logement). « Plan » note les travaux envisagés, leur coût et la classe visée ; ils entrent dans la trésorerie à 12 mois.

18. L’Assistant IA

L’assistant vous propose, vous validez : rien n’est envoyé ni décidé sans vous. Il ne fait aucun calcul fiscal ou légal et ne trie jamais des candidats. C’est une option : l’administrateur l’active une fois, puis ses boutons « ✨ » apparaissent là où il sert. Il peut se tromper : relisez chaque proposition.

Ce qu’il sait faire, et où

• Ranger un état des lieux dicté : vous dictez la visite, il propose l’état et la remarque de chaque élément, les index des compteurs et les clés. Voir Dicter l’état des lieux.
• Comparer les photos d’entrée et de sortie : il signale les différences visibles, à vérifier sur place. Le bouton est en haut d’un état des lieux de sortie relié à son entrée ; s’il manque quelque chose, une ligne dit quoi. Voir Comparer les photos.
• Lire une facture jointe à une dépense, une facture reçue ou une intervention : fournisseur, date, montant, nature, période. Voir Saisir une dépense.
• Répondre à une question sur vos chiffres : tapez-la dans « Chercher », puis « ✨ Demander à l’assistant ». Voir Poser une question.
• Proposer une réponse à un locataire, un propriétaire ou un candidat, et traduire un message ou votre réponse. Voir Répondre avec l’assistant et Traduire un message ; pour les voyageurs : Messages des voyageurs.
• Rédiger l’annonce d’un logement à relouer ; le Registre ajoute lui-même les mentions obligatoires. Voir Annonce de relocation avec l’assistant.
• Préparer un devis dicté dans la facturation. Voir Devis dicté.

L’activer

Réglages → Compte et abonnement → Assistant IA (dans votre espace en ligne, aussi en bas de Mon abonnement ; dans l’application État des lieux : Mon compte). La case « Utiliser l’Assistant IA » est décochée au départ ; juste dessous, vous lisez ce qui est envoyé et à qui. Seul l’administrateur de l’espace peut la cocher ou la décocher. Dans l’offre Facturation seule, l’assistant ne sert qu’au devis dicté (Mon compte → Assistant IA).

Crédits et recharges

Dans un espace en ligne, chaque demande coûte un nombre de crédits, affiché avant de la faire (souvent sur le bouton). Selon votre offre, des crédits sont offerts chaque mois : remis le 1er, ils ne se reportent pas ; avec une offre Agence, c’est le plus haut des deux nombres qui compte, jamais la somme. « Recharger » (administrateur) achète des crédits par carte, ou par PayPal quand il est proposé (crédits ajoutés à réception du paiement) ; les crédits achetés n’expirent pas. Pour un état des lieux, les crédits sont pris une fois : les demandes suivantes sur le même état des lieux sont comprises, jusqu’à une limite.

Le nombre de crédits de chaque demande, les recharges et leurs prix, les crédits offerts et votre solde sont dans Mon abonnement → Assistant IA (Facturation seule : Mon compte → Assistant IA ; application État des lieux : Mon compte). Une demande sans réponse utilisable (assistant indisponible, réponse incomplète) n’est jamais comptée. L’historique liste vos demandes.

Ce qui est envoyé

Seulement ce qui sert à la demande (par exemple le texte dicté d’un état des lieux, les photos d’entrée et de sortie d’une pièce, le texte ou la photo d’une facture, le message auquel vous voulez répondre, la description d’un logement à relouer sans son adresse, un résumé de vos chiffres préparé par l’appli, ou le texte dicté d’un devis avec la liste de vos prestations ; les noms des personnes sont remplacés par des repères quand ils ne sont pas indispensables), à notre prestataire Anthropic (États-Unis). Il ne s’en sert pas pour entraîner ses modèles et l’efface en principe sous 30 jours. Les IBAN et numéros de sécurité sociale sont retirés avant l’envoi. Notre journal garde la date, l’action et les crédits, jamais le contenu.

Sur votre propre serveur

Pas de crédits. Créez une clé API dans la Claude Console d’Anthropic, collez-la dans Réglages → Compte et abonnement → Assistant IA, puis « Essayer la clé ». Elle est chiffrée et n’est plus jamais affichée. Vous pouvez choisir le modèle de chaque action ; le journal d’usage montre chaque demande et son coût estimé. Anthropic vous facture directement.

Sans réseau, l’assistant ne répond pas : votre texte reste à l’écran, réessayez une fois connecté.

19. Régler et sécuriser le logiciel

Cette partie réunit ce qui travaille en arrière-plan : les envois automatiques, les e-mails, la sécurité, les sauvegardes, les mises à jour et l’abonnement. Tout se règle dans Réglages → Tous les réglages, rangé par thème.

Tous les réglages, rangés par thème

La page s’ouvre sur une vue d’ensemble : une carte par thème, avec ses réglages ; un clic sur le titre ouvre le thème, un clic sur un réglage y mène directement. En haut de la page, les thèmes en pastilles (un seul menu à gauche, celui du logiciel) ; « Tout afficher » montre tout sur une seule page. Le champ « Chercher un réglage » trouve un réglage par un mot (IBAN, SMS, quittance, mot de passe…), même si vous ne savez pas dans quel thème il est.

• Compte et abonnement : votre mot de passe, la double authentification et les codes de secours, les utilisateurs et leurs propriétaires visibles, l’abonnement (espaces en ligne), votre agence (offres Agence), l’Assistant IA, « Se déconnecter ».
• Bailleurs et banques : la liste des bailleurs, puis pour chacun le représentant et la signature des courriers, les associés et leurs parts, les comptes bancaires, les modes de règlement, la TVA et l’avance de génération des loyers ; un renvoi vers le prélèvement des loyers (Stripe), réglé dans Banque en ligne.
• Loyers et documents : les règles des loyers et des paiements, les documents produits, l’affichage, les rappels de l’agenda, les adresses (CAF, impôts), les modèles de bail, les textes des courriers, les charges récurrentes et le suivi des textes de loi des modèles.
• Envois automatiques et rappels : avis d’échéance, quittances, relances, révision du loyer, rappels au locataire, e-mail du matin, notifications sur le téléphone, réponse automatique aux candidats.
• E-mails et SMS : l’adresse qui envoie les e-mails, la réception des e-mails (locataires et Leboncoin), les SMS et leurs plafonds (par jour, par mois et par propriétaire), le journal des e-mails envoyés et ses plafonds.
• Factures reçues : la réception électronique (plateforme agréée) et les factures d’un prestataire relié.
• Sécurité et confidentialité : Face ID et empreinte, connexion avec Google ou Apple, sessions ouvertes et appareils, dernières connexions, journal des connexions et des modifications, protection des données (RGPD).
• Sauvegardes et données : état du serveur, sauvegardes et copies, export (4.6 : « Tout exporter (Excel) », un classeur avec une feuille par sujet ; pour restaurer, la sauvegarde complète), reprise des données d’un ancien logiciel, déménagement, mises à jour, corbeille, applications iPhone (Registre locatif, État des lieux, Mesure), accès du Suivi du courrier, erreurs de l’application (selon votre installation ; celles des anciennes versions sont marquées et s’effacent d’un clic).

Les anciens chemins (Préférences, Paramètres & import, Sécurité & connexions, E-mails envoyés) ouvrent directement le bon thème.

Les automatisations

Chaque jour, le serveur génère les loyers à venir (vers 6 h 15, selon « Générer les loyers à l’avance »), les charges récurrentes, les avis d’échéance et les rappels. À l’heure choisie (10 h par défaut), il relève la banque, pointe les loyers sûrs et envoie leurs quittances (entre 8 h et 21 h). L’après-midi (14 h par défaut), il prépare les relances d’impayés et les quittances des loyers encaissés à la main. Il envoie aussi des rappels aux locataires (attestation d’assurance, entretien de la chaudière, détecteur de fumée, grilles de VMC) et vous adresse un récapitulatif par e-mail.

Les réglages sont dans Réglages → Envois automatiques et rappels (cadre « Envois automatiques au locataire »). Deux modes : Me prévenir seulement (rien ne part ; l’e-mail du matin renvoie vers Envois à valider, où vous cochez ce qui doit partir puis « Envoyer la sélection ») ou Envoyer automatiquement (les envois partent seuls, avec l’historique de chacun).

• Avis d’échéance : le jour même, 1, 7 ou 14 jours avant. Quittance : dès que l’échéance est payée.
• Impayés en trois paliers : rappel aimable (5 jours de retard par défaut), relance avec courrier (15), mise en demeure (30). Pas de relance sous 10 € ni au-delà de 60 jours (réglable). La case « Impayés : toujours me demander avant d’envoyer », cochée par défaut, fait attendre ces envois votre validation ligne par ligne, même en envoi automatique. Pour les SMS, voir Relancer un impayé.
• Révision annuelle du loyer : voir Réviser les loyers.
• Réglages propres à un bailleur : en haut de la page, « Réglages de » → un bailleur → « Réglages propres ». Par exemple pas d’avis d’échéance pour une SCI, mais oui pour le nom propre. Les bailleurs concernés sont marqués •.

Les e-mails envoyés

• Réglages → E-mails et SMS → E-mails envoyés : le journal de tous les e-mails partis du registre, avec destinataire, objet, origine (automatique, manuel…) et résultat (envoyé, échec, bloqué), et des filtres.
• Plafond d’envoi : 40 e-mails par heure et 200 par jour par défaut, réglables sur la même page. Au-delà, ils sont bloqués (et notés), pour que votre boîte ne passe pas pour un robot de spam.
• Gmail tolère mal les envois en série. Au-delà de 20 à 30 e-mails par jour, préférez un service d’envoi comme Brevo (gratuit jusqu’à 300 par jour ; réglages en annexe) et gardez un plafond bas avec Gmail (10 par heure, 30 par jour). Avec Brevo et une adresse gratuite (Gmail, Orange…), vos destinataires peuvent voir « via Brevo » : un avertissement l’explique.

Se connecter et se déconnecter

• « Rester connecté sur cet appareil » (page de connexion) : cochée, vous restez connecté sans retaper votre mot de passe jusqu’à ce que vous vous déconnectiez (au plus 14 jours depuis Internet) ; le choix est retenu sur l’appareil. Dans l’application installée sur l’écran d’accueil du téléphone, elle est cochée d’office.
• Décochée (ordinateur d’un cybercafé, d’un ami, d’un bureau partagé) : la connexion est temporaire. Elle s’arrête à la fermeture du navigateur, après 30 minutes sans activité (un message prévient 2 minutes avant) et au plus tard après 12 heures. Rien n’est gardé sur l’appareil : ni la copie des données, ni les documents, ni le travail hors ligne. Le choix vaut aussi pour « Continuer avec Google ou Apple ».
• Se déconnecter : en haut de l’écran sur un ordinateur, en bas du menu sur le téléphone, et dans Réglages → Compte et abonnement. Vous revenez à la page de connexion (« Vous êtes déconnecté »). Pour fermer une connexion restée ouverte ailleurs : Réglages → Sécurité et confidentialité → Sessions ouvertes → « Fermer ».

Face ID et empreinte (clés d’accès)

• Ce que c’est : une clé d’accès remplace le mot de passe et le code de double authentification. Votre téléphone ou votre ordinateur vous reconnaît : Face ID ou Touch ID sur iPhone, iPad et Mac, empreinte ou visage sur Android, Windows Hello sur PC. La reconnaissance se fait sur l’appareil : rien de votre visage ni de votre empreinte n’est envoyé. Votre mot de passe marche toujours.
• L’activer : Réglages → Sécurité et confidentialité → « Face ID et empreinte » → « Utiliser Face ID pour me connecter sur cet appareil ». Dans les 10 minutes qui suivent une connexion par mot de passe, rien d’autre n’est demandé ; plus tard, votre mot de passe vous est redemandé. Sur un téléphone, après une connexion par mot de passe, le Registre vous le propose une fois : « Activer Face ID pour la prochaine fois ? ». Dans les applications : État des lieux et Facturation → Mon compte ; Courte durée → Mon offre.
• Se connecter : touchez « Se connecter avec Face ID » sous le bouton « Se connecter », ou touchez le champ « Identifiant » : le téléphone propose la clé. La case « Rester connecté » joue comme avec le mot de passe. Après 30 minutes sans activité (connexion temporaire), la page de connexion met la clé en premier.
• Où elle sert : sur toutes les adresses de votre registre (gestion…, edl…, courte…), mais seulement pour votre compte et votre espace. Elle ne marche pas sur une adresse IP ni sans https.
• Plusieurs appareils : une clé par appareil (10 au plus), avec son nom, sa date de création et de dernière utilisation ; « Renommer », « Supprimer ». Chaque ajout, suppression et connexion par clé est noté dans « Dernières connexions », et l’administrateur reçoit un e-mail à chaque clé ajoutée.
• Téléphone perdu ou volé : supprimez sa clé depuis un autre appareil (Réglages → Sécurité et confidentialité). L’administrateur voit les clés de chaque utilisateur et peut les retirer (« Retirer », « Tout retirer »). Changez aussi le mot de passe s’il le faut. Un compte désactivé perd ses clés.
• Sur un appareil qui n’est pas le vôtre (« Rester connecté » décoché) : aucune clé ne peut être créée.
• Console et administration du portail : console → Vos outils → « Face ID et empreinte ». La même clé ouvre la console et l’administration. Fiche d’un client : nombre de clés de chaque utilisateur et « Retirer les clés d’accès ».

Si vous changez de téléphone

• Clé « synchronisée » (trousseau iCloud sur iPhone, Gestionnaire de mots de passe de Google sur Android) : elle suit votre compte Apple ou Google. Sur le nouveau téléphone connecté au même compte, « Se connecter avec Face ID » marche tout de suite.
• Sinon : connectez-vous une fois avec votre identifiant et votre mot de passe (et le code), puis acceptez « Activer Face ID pour la prochaine fois ? » ou passez par Réglages → Sécurité et confidentialité.
• Ensuite, supprimez de la liste la clé de l’ancien téléphone, surtout si vous le vendez ou le donnez, et effacez l’ancien téléphone.
• Si votre registre change d’adresse (autre domaine), les clés ne suivent pas : recréez-les à la nouvelle adresse.

La sécurité et les accès

• Connexion par mot de passe et double authentification ; Journal des connexions dans Réglages → Sécurité et confidentialité.
• Continuer avec Google ou Apple (page de connexion) : chacun relie son compte dans Réglages → Sécurité et confidentialité → Connexion avec Google ou Apple (« Relier mon compte Google »), ou se connecte directement si l’adresse e-mail Google ou Apple vérifiée est celle de son compte. Le code de double authentification reste demandé comme avec le mot de passe. « Délier » à tout moment. Dans les offres État des lieux et Facturation : Mon compte. Les identifiants donnés par Google et Apple se règlent une fois, par l’administrateur : dans l’administration du portail (carte « Connexion avec Google et Apple ») ou dans Sécurité de votre registre ; les adresses de retour à déclarer y sont affichées. Les secrets ne sont jamais réaffichés.
• Réglages → Sécurité et confidentialité : sessions ouvertes (« Fermer » déconnecte un appareil à distance), dernières connexions et échecs. Un e-mail vous prévient d’une connexion depuis un appareil jamais vu. Le cadre Espace locataires montre la dernière connexion de chaque locataire, ses appareils (« Déconnecter ») et ses codes incorrects.
• Rôles (Réglages → Compte et abonnement → Utilisateurs) : Administrateur, tout ; Gestion, la saisie, mais pas l’identité ni l’IBAN des bailleurs, les comptes des associés et les réglages fiscaux ; Lecture seule, la consultation (associé, comptable) ; Courte durée seulement (5.2), pour la personne qui gère vos réservations : elle arrive directement dans l’appli Courte durée (réservations, planning, logements de courte durée, messages aux voyageurs, ménages, réglages), ne voit jamais les locataires, les baux, les loyers, la banque ni la comptabilité (le serveur ne les lui envoie pas), ni les statistiques ni les relevés des propriétaires, et ne reçoit que les notifications des réservations et ménages.
• Codes de secours (Réglages → Compte et abonnement → Mon compte et accès depuis Internet → « Codes de secours », double authentification active) : dix codes à usage unique, affichés une seule fois ; imprimez-les et rangez-les hors du téléphone. Téléphone perdu : saisissez l’un d’eux à la place du code à 6 chiffres (un e-mail vous prévient). Sinon, l’administrateur clique sur « Réinitialiser la 2FA » dans le panneau Utilisateurs.
• Fraude au RIB : les avis d’échéance et relances rappellent que vos coordonnées bancaires ne changent jamais par e-mail ; toute modification d’un IBAN de bailleur vous est signalée.

Les sauvegardes et la protection des données

• Les sauvegardes sont chiffrées et automatiques, quelques minutes après chaque modification. « Sauvegarder maintenant » dans le panneau Sauvegardes ; les dossiers de copie (Google Drive, Dropbox, disque…) se choisissent dans le panneau « Rappels par e-mail et indices ».
• Chaque modification est inscrite au journal (avec le locataire, le logement ou le bailleur concerné) et se défait par « Restaurer la version d’avant » (Réglages → Sécurité et confidentialité → Journal des modifications).
• État du serveur (serveur propre seulement) : version, disque, mémoire, dernière sauvegarde, copie vers le Mac, certificat https, mise à jour disponible. Chaque semaine, la dernière sauvegarde est déchiffrée et contrôlée ; un e-mail vous prévient d’un problème et le voyant « Serveur » passe à l’orange ou au rouge.
• RGPD (Réglages → Sécurité et confidentialité → « Protection des données (RGPD) ») : chaque jour, le registre efface les candidats non retenus 3 mois après leur dernière activité et les lignes du journal des connexions de plus de 12 mois. Vous pouvez aussi activer l’effacement des pièces d’identité, de revenus, d’impôts, de domicile, du garant et CAF des anciens locataires, 1 à 5 ans après la fin de leur dernier bail. Baux, quittances, encaissements et pièces comptables ne sont jamais touchés ; « Effacer maintenant » montre d’abord ce qui va partir.
• Corbeille (5.4) : Réglages → Sauvegardes et données → « Corbeille ». Ce que vous supprimez y reste 30 jours (réglable), avec qui et quand, puis s’efface. « Restaurer » remet en place la fiche et ce qui a été supprimé avec elle. Si une fiche liée manque (par exemple le logement d’un bail), le Registre vous dit laquelle restaurer d’abord. Les factures émises et les états des lieux signés ne se suppriment pas, et les candidatures supprimées sont effacées tout de suite. Depuis la 5.4.2, un paiement retiré d’une échéance et un relevé de compteur supprimé y vont aussi : « Restaurer » les remet à leur place sans effacer ce que vous avez saisi depuis ; si l’échéance serait payée en trop, le Registre vous le demande avant.

Accès en lecture pour le Suivi du courrier

Si votre application « Suivi du courrier » est installée sur le même serveur que votre Registre, elle peut y lire quelques informations pour ranger vos e-mails : vos biens, les adresses e-mail de vos contacts (locataires, garants, artisans, syndics, organismes), les impayés, les paiements reçus, les factures reçues et les chiffres de « Ma journée ». Elle ne peut rien modifier. Elle ne reçoit jamais d’IBAN, de pièce jointe, de note ni de numéro de téléphone.

Réglages → Sauvegardes et données → Accès Suivi du courrier (administrateur seulement) : touchez « Activer l’accès ». Le jeton s’affiche une seule fois : touchez « Copier le jeton » et collez-le dans le Suivi du courrier (Réglages → Registre locatif), avec l’adresse indiquée dans le cadre (par exemple http://127.0.0.1:8080). Si le jeton est perdu, touchez « Remplacer le jeton » : l’ancien cesse aussitôt de marcher.

Les appels ne sont acceptés que depuis le serveur lui-même : par Internet, ils sont refusés même avec le bon jeton. Si le Suivi du courrier tourne sur une autre machine de votre réseau, indiquez son adresse exacte dans « Autoriser aussi ces adresses IP ». Le cadre montre le dernier appel réussi et les derniers appels (refusés compris). « Désactiver l’accès » coupe tout ; « Supprimer le jeton » l’efface pour de bon. Pensez à noter cet usage dans votre registre des traitements (RGPD) ; ce n’est pas un avis juridique.

Mises à jour, abonnement et code promo

• Numéro de version (5.5.1) : la version installée est écrite en haut de chaque page, comme dans la Facturation (Registre, appli État des lieux, appli Courte durée, console, administration du portail) ; dans une application iPhone, son numéro et sa construction s’affichent à côté (« appli 1.1 (2) ») ; un clic ouvre les Nouveautés.
• Espace en ligne : les mises à jour sont installées pour vous ; Réglages → Nouveautés liste les ajouts de chaque version (sur votre propre serveur, ce qui concerne le portail des clients et l’offre État des lieux est regroupé en bas de la page ; un espace État des lieux a sa propre page Nouveautés ; les nouveautés de la Courte durée ne sont annoncées dans le Registre qu’à ceux qui ont un logement en courte durée, et l’application Courte durée a son propre bandeau « Nouveau »). Votre propre serveur : Réglages → Sauvegardes et données → Mises à jour, avec le fichier .rlmaj. Installation automatique (5.14) : cochez « Installer automatiquement les mises à jour signées » : une version signée, déposée par votre Mac ou trouvée à l’adresse de vérification, s’installe dès son arrivée, avec une sauvegarde avant, un contrôle après, le retour tout seul à l’ancienne version si la nouvelle ne démarre pas, et un e-mail qui dit ce qui s’est passé. Il faut le service système d’un serveur Linux ; sinon, la case est grisée et l’installation reste à la main. Une seule mise à jour, partout (4.4) : le même fichier .rlmaj peut aussi être déposé dans la console (Mises à jour) ou dans la Facturation ouverte depuis le Registre (Réglages → Mises à jour) : il met tout à jour ; un fichier de la Facturation (.fmaj) déposé dans le Registre ou la console part tout seul à la facturation reliée. Une sauvegarde est faite avant, le logiciel redémarre seul, et seules les mises à jour signées s’installent. Protection renforcée (facultatif, Linux) : une fois, en root, sudo bash /opt/registre/durcir-maj.sh. Le code du registre appartient alors à root : l’application ne peut plus le modifier ; une mise à jour choisie dans l’application est déposée, puis vérifiée et installée par un service système qui garde sa propre copie des clés, et revient seul à la version précédente si la nouvelle ne démarre pas. --annuler revient au fonctionnement d’avant.
• Mots de passe et clés enregistrés (e-mails, SMS, Stripe, plateforme de facturation, banque) : chiffrés dans la base avec une clé tirée de votre clé de sauvegarde. Une copie de la base seule ne les livre pas ; gardez CLE-DE-SAUVEGARDE.txt en lieu sûr, comme avant.
• Réglages → Compte et abonnement → Mon abonnement (espaces en ligne) : paiement, services et résiliation, date d’inscription et factures à télécharger, voir Questions fréquentes. Rythme de paiement (4.6) : au mois, ou à l’année (10 mois payés pour 12) : « Passer à l’année » ou « Revenir au mois » ; le nouveau rythme commence à l’échéance suivante et le paiement automatique suit ; un code promo vaut seulement au mois. Services : « Commander », puis « Payer par carte » ou « Commander, payer après » (facture une fois le service fait). Installation à votre nom de domaine : « Demander » (son prix est affiché à côté) ; l’équipe la met en place et vous écrit.
• Réglages → Prise en main : les pages d’aide rubrique par rubrique, dans l’application (recherche, « ← Sommaire de l’aide » sur chaque page), celles de l’État des lieux et de la Facturation à un clic.
• Réglages → Messages (espaces en ligne) : écrivez à l’équipe du service ; la réponse arrive dans la même page (pastille sur Messages) et par e-mail. De là, « Prise en main » ouvre les pages d’aide de votre logiciel, rubrique par rubrique (une sorte de wiki, avec un bouton « Poser une question » sur chaque page), et « Ouvrir le forum » mène au forum des utilisateurs : questions et réponses rangées par sujet, avec l’équipe ; chacun y apparaît sous un pseudo, jamais avec son e-mail (pas de données de locataires ni de coordonnées). La recherche du forum cherche aussi dans la prise en main.
• Votre propre serveur, portail des clients : se faire payer et garder ses clients : chaque client a un lien de paiement personnel (fiche du client → « Lien de paiement » : copier, envoyer par e-mail, nouveau lien) ; il y paie par carte ce qui est dû, et son abonnement est prolongé avec sa facture. Dans son espace, Mon abonnement affiche « À payer » : pour l’abonnement, « Mettre en place le paiement mensuel » (carte, ou prélèvement SEPA si la case est cochée dans la carte Stripe de l’administration et le prélèvement activé dans Stripe), renouvelé chaque mois tant que le client ne l’arrête pas ; pour une commande, « Payer maintenant ». La page de paiement s’ouvre dans la même fenêtre, sur l’adresse où le client est connecté (gestion… ou edl…), et le ramène dans son espace. À la résiliation, une raison facultative et une offre de fidélité (réglable : Administration → « Résiliations et fidélité ») sont proposées sur la même page que la confirmation.
• Votre propre serveur, portail des clients : annonces, parrainage, relances, contact : console → Offres et équipe → Annonces et fidélité (annonce en bandeau dans les espaces et par e-mail ; réglages de l’offre de fidélité, du parrainage et de la relance des clients inactifs). Chaque client a un lien de parrainage dans Mon abonnement ; le parrain est remercié au premier paiement de son filleul. Les visiteurs vous écrivent par la page /contact : leurs demandes arrivent dans Messages des clients.
• Votre propre serveur, portail des clients : e-mails et SMS : sans adresse d’envoi ni compte SMS propres au portail, ses e-mails et ses SMS passent par les réglages de votre registre (Réglages → E-mails et SMS → Envoi des e-mails, Réglages → E-mails et SMS → SMS) : rien à recopier ; la carte « E-mails aux clients » de l’administration du portail l’indique. Les e-mails aux clients de la Facturation seule, de l’État des lieux et de la Courte durée partent et sont signés au nom de leur produit (un nom par produit dans la même carte) ; ceux du Registre gardent le « Nom de l’expéditeur ». Ces e-mails comptent dans les plafonds d’envoi du registre : avec beaucoup d’espaces, préférez une adresse Brevo propre au portail.
• Console des clients (adresse à part : https://admin.magusto.com, ou en secours /_console/ sur l’adresse du portail) : comme un logiciel de gestion d’abonnements : tous vos clients, quels que soient leurs produits. Retrouver un client (5.16) : Clients → le champ de recherche prend le nom, l’e-mail, l’espace, le SIREN, un numéro de facture, une note ou une étiquette ; « Filtres » montre, groupe par groupe, combien de clients correspondent (abonnement, demandes, activité, paiement, offre, provenance, étiquette) ; plusieurs filtres d’un même groupe : l’un ou l’autre ; de groupes différents : tous à la fois ; « + Ajouter une condition » pour une recherche avancée (par exemple « Dernier passage — il y a plus de … jours — 30 ») ; « Enregistrer cette recherche » la garde en haut de la liste avec son nombre (trois sont proposées d’office). Cochez des clients → « Étiquette » pour les classer. L’administration du portail a la même recherche dans sa carte « Espaces ». Votre mot de passe d’administrateur se change dans Vos outils → « Mon compte administrateur » (ou carte « Sécurité de l’administration »). Mon compte administrateur et fiche complète (5.18) : Vos outils → « Mon compte administrateur » (ou la carte du même nom dans l’administration) montre vos services — le portail, la console, votre registre principal, votre Facturation — avec leur état, leur version, leur adresse, leur dernière sauvegarde et leur dernière mise à jour (« non disponible » et pourquoi, quand le portail ne le sait pas), votre double authentification, vos clés Face ID, vos appareils connectés avec « Déconnecter les autres appareils » (celui-ci reste connecté) et le journal de vos 20 dernières connexions ; deux liens mènent au changement du mot de passe de votre registre et de votre Facturation. La fiche d’un client a maintenant, en sections repliables, tout ce que montrait la fiche de l’administration (« Paiement reçu », envoi des factures, tarif calculé, Stripe et PayPal, mot de passe du compte, double authentification, sauvegardes) ; depuis l’administration, « Ouvrir dans la console » mène à la même fiche. Vos outils (3.112) : Mon Registre, Mon État des lieux, Ma Courte durée, Ma Facturation, Administration technique ; « Pages publiques » : les présentations du Registre et de l’État des lieux. Accueil de la console (3.110) : en haut, « Version · Mises à jour · Nouveautés » ; page « Mises à jour » (Vos outils) : choisissez le fichier .rlmaj, il est vérifié puis installé sur votre registre et tous les espaces (Registre, État des lieux, Facturation, Courte durée) en même temps ; tuile Courte durée. Cadre « Surveillance » avec ses voyants (portail, espaces, sauvegardes, erreurs, messages, paiements) et le détail de ce qui est à regarder, bandeau « Nouveau » et page « Nouveautés du portail ». Surveillance des espaces (3.109) : en haut de Clients, un bandeau signale les espaces arrêtés, les erreurs des 7 derniers jours et les sauvegardes en retard (avant : voyant « Portail » du tableau de bord de votre Registre), avec la mention sur la ligne de l’espace. Supprimer l’espace d’un client (5.5.1) : fiche du client → « Supprimer l’espace », en écrivant son nom pour confirmer ; l’espace est arrêté et ses données mises de côté sur le serveur (dossier _supprimes, rien n’est effacé) ; refusé tant qu’un paiement automatique tourne (arrêtez-le d’abord, ou utilisez « Supprimer mon compte » du client). Pour un seul utilisateur de l’espace : partie « Utilisateurs » de la fiche → « Supprimer ». Connexion avec votre identifiant d’administrateur du portail et votre code (« Rester connecté » : 30 jours sur l’appareil) ; un gestionnaire s’y connecte avec son compte de l’équipe (code par e-mail) et n’y voit que ce que ses droits permettent. Accueil : clients, espaces par produit (Registre, État des lieux, Facturation), essais, essais qui finissent dans les 7 jours, conversions du mois (et part des essais devenus payants sur 90 jours), clients jamais connectés, suppressions demandées (chaque tuile ouvre la liste des clients concernés), paiements en retard, messages à traiter, encaissé ce mois, nouveaux inscrits, résiliations demandées, et vos outils (votre Registre, votre Facturation, Administration technique ouverte sans vous reconnecter). Puis les mêmes pages que Portail des clients dans votre registre : Clients (par personne), Messages, Paiements, Annonces et fidélité, Gestionnaires, Journal, Publicité, Liens. Sur le téléphone : Partager → Sur l’écran d’accueil. Pour l’adresse : un enregistrement DNS « admin » (type A) vers le serveur, puis une fois sur le serveur : sudo bash /opt/registre/vitrines-portail.sh admin.magusto.com (https automatique, relançable sans risque).
• Comme un logiciel de gestion d’abonnements (console ; en secours, Portail des clients de votre registre) : fiche du client avec notes privées (visibles par vous et votre équipe), journal des connexions de l’espace (adresse abrégée), « Rembourser » sur une facture payée par carte (Stripe rembourse, puis la période ou les crédits sont retirés et l’avoir est fait ; la clé Stripe doit avoir le droit « Remboursements » en écriture), e-mails groupés (« Ne plus lui en envoyer » quand il répond « stop ») ; liste avec cases à cocher (e-mail, note, export) et « Exporter pour Excel » ; Rapports (par période : aujourd’hui, ce mois, le mois dernier, cette année, depuis le début ; par mois et par produit ; revenu mensuel récurrent ; renouvellements dans les 30 jours ; passage de l’essai au payant ; résiliations ; export Excel) ; E-mail aux clients (par produit et par état — actifs, ayant payé, en essai, en retard, résiliation demandée, suspendus — ou la sélection de la liste ; un e-mail par personne ; {nom} remplacé ; essai envoyé d’abord à vous ; historique des envois) ; Codes promo ; Offres et prix (Registre bail par bail pour Base, Essentiel et Confort, avec exemples ; État des lieux ; Facturation seule).
• Clients par personne (Portail des clients → Clients, et console) : une ligne par personne (même adresse e-mail) ; un seul espace → sa ligne habituelle ; plusieurs → tous ses produits sur une ligne, qui ouvre la personne et ses espaces. « Par espace » : la liste d’avant ; filtre « Plusieurs espaces ».
• Entrer dans l’espace d’un client (Portail des clients → Clients, liste et fiche, ou Liens et accès) : « Entrer » ouvre son espace dans un nouvel onglet, connecté en assistance, sans son mot de passe ; le lien est signé, valable 2 minutes, une seule fois, et noté au journal (même chose que « Ouvrir » dans l’administration du portail). Selon l’abonnement : en haut de la liste, les filtres Tous, Registre complet, État des lieux seul et Facturation seule (avec leur nombre) ; chaque client a un bouton par espace auquel il a droit : Registre (adresse gestion…), État des lieux (adresse edl… ; pour un Registre complet, arrivée directe sur ses états des lieux) ou Facturation. Un client État des lieux en essai du Registre a aussi le bouton Registre pendant l’essai. À l’adresse edl…, un Registre complet voit l’application État des lieux, avec « Ouvrir le Registre ».
• Paiements par carte de vos clients (Stripe) : au retour de la page de paiement, le client revient dans son espace ; si la page s’était ouverte dans une fenêtre à part (application de l’écran d’accueil de l’iPhone), une page « Paiement reçu » lui dit ce qui a été ajouté et de fermer la fenêtre. Un paiement d’abonnement refusé ne prolonge rien : l’abonnement passe « impayé », vous et le client êtes prévenus, Stripe réessaie ; sans paiement, l’espace est suspendu après l’échéance et le délai de grâce, puis réactivé dès le paiement. Un remboursement fait dans Stripe retire dans l’heure les états des lieux ou SMS achetés, ou la période d’abonnement payée (au prorata d’un remboursement partiel) ; un e-mail vous rappelle de faire l’avoir. « Vérifier les remboursements maintenant » dans la carte Stripe de l’administration ; la clé doit avoir les droits Remboursements et PaymentIntents en lecture. Dans l’administration, un nombre négatif retire des crédits d’états des lieux ou des SMS.
• Loyer Malin : nouvelles adresses (5.69, administration du portail → carte du même nom) : désactivé par défaut. Avant d’activer : chez OVH, un enregistrement A vers l’adresse du serveur pour loyermalin.fr, www, gestion, mon, courte, edl, admin et locataire (et loyermalin.com, www.loyermalin.com), sans AAAA vers un autre serveur ; puis, sur le serveur, sudo bash /opt/registre/loyermalin-caddy.sh (il vérifie les DNS et s’arrête proprement s’ils ne sont pas prêts). Activé : liens des e-mails, documents, QR codes, canoniques et plan du site sur loyermalin.fr ; les pages de présentation, les pages légales et les accueils sans connexion des anciennes adresses renvoient (301) vers la même page sur la nouvelle. Jamais redirigés : paiements et retours Stripe / PayPal / Apple, calendriers iCal, liens personnels déjà envoyés (locataire, réservation, livret, ménage, signature, paiement), applications installées et applis iPhone. Désactiver remet tout comme avant.
• Publicité et référencement (console → Vos outils) : les pages faites pour Google sur le domaine principal (une page par besoin : quittances, impayés, révision IRL, charges, déclarations, meublés au réel, SCI, dépôt de garantie, DPE, banque, trésorerie, état des lieux ; sommaire /fonctions, page /tarifs, plan du site /sitemap.xml à déclarer dans Google Search Console ; chaque domaine se déclare comme sa propre adresse), les pages de la Facturation sur factures.si (devis et factures, facture électronique, URSSAF, franchise de TVA, relances, QR code de virement, ménage et conciergerie ; /fonctions, /tarifs, plan du site https://factures.si/sitemap.xml à déclarer à part), la page des tarifs (Mensuel / Annuel avec 2 mois offerts, SMS compris, « Toutes les offres comprennent », questions fréquentes), « Réserver une démo » (/demo : créneaux de 30 min en visio, heures réglables dans Testeurs → Réglages, e-mail de confirmation, demande rangée dans les messages de contact), « Demander un devis » (/devis) et « Devenir partenaire » (/partenaires ; avantages des partenaires et de leurs contacts dans Testeurs → Réglages, sinon « à convenir »), et pour chaque thème des textes d’annonces prêts à copier (Google, Facebook, groupes, avec lien suivi ?via=) et des visuels. Rien n’est publié par le logiciel ; pas de témoignage ni de chiffre inventé. Le domaine principal se choisit dans l’administration du portail (Testeurs → Publicité et référencement) : les pages sont aussi servies par votre registre, et les autres domaines redirigent vers le principal (301), ce qui fait suivre le référencement en cas de changement. Sous la page de connexion de votre registre, un encart « Découvrir Loyer Malin » (retirable dans Réglages → Compte et abonnement), et en bas des pages et e-mails de quittance de vos locataires une mention discrète « Géré avec Loyer Malin » (retirable ; avec l’offre Confort pour un espace hébergé).
• Transactions (console → Paiements) : tout ce que vos clients ont payé — abonnements (paiement automatique, lien de paiement, paiement enregistré à la main), SMS et états des lieux — et les remboursements en négatif, avec la date, le client, le mode de règlement et le numéro de facture. Filtres par année, mois et nature ; totaux encaissé, remboursé et net ; « Exporter (tableur) » donne un fichier pour votre livre des recettes (à vérifier avec votre comptable). Ce que chaque client a payé : Portail des clients → Clients (et la colonne « Payé » des espaces dans l’administration du portail) montre pour chacun le montant payé net des remboursements, le nombre de paiements d’abonnement (un par renouvellement), les achats, la date du dernier paiement, le tarif et 🔁 s’il paie automatiquement ; le total encaissé, remboursé et net est en haut, et « tableur » l’exporte. Tout est encaissé au nom de l’identité de facturation du portail (administration → carte « Facturation ») : aujourd’hui votre micro-entreprise ; si une société prend le relais, c’est là que l’identité se change. Chaque achat a sa facture (abonnement, pack de SMS, états des lieux, y compris une commande payée hors carte puis ajoutée dans l’administration), envoyée au client si l’envoi automatique des factures est réglé ; chaque remboursement Stripe a son avoir, qui renvoie à la facture d’origine. Factures électroniques : dans l’administration du portail, carte « Facturation », collez l’adresse et le jeton de votre Facturation (Facturation 2.13.0 au moins → Réglages → Registre locatif → « Relier au Registre » ; le même jeton sert au Registre, un nouveau jeton remplace l’ancien partout) puis « Enregistrer et vérifier ». Les factures et les avoirs du portail sont alors émis par la Facturation de votre micro-entreprise (numéros FA-… et AV-…, format électronique, envoi à la plateforme agréée, règlement noté) ; le portail en garde une copie pour l’espace du client. Si la Facturation ne répond pas, le portail fait la facture lui-même (numéro du portail), vous prévient par e-mail et l’affiche dans la carte ; « Couper le lien » revient aux factures du portail. L’essai du Registre offert aux clients État des lieux ne donne ni états des lieux gratuits (ils restent comptés) ni SMS (réservés aux offres payantes).
• Abonnement impayé : quand le prélèvement automatique d’un client ne passe pas, son espace affiche un bandeau rouge avec « Mettre à jour ma carte » (page Stripe « portail client », à activer une fois dans Stripe : Paramètres → Facturation → Portail client ; la clé restreinte doit avoir le droit Portail client en écriture). Rien n’est prolongé tant que le paiement n’a pas réussi. Ce bandeau n’apparaît jamais dans les applications iPhone.
• Paiements échoués (5.68, console ; même liste dans l’administration du portail) : les abonnements dont le paiement n’est pas passé (Stripe carte ou SEPA, PayPal, Apple) avec le montant, les essais, le prochain essai, la raison et l’état. Stripe : le client reçoit une relance le jour de l’échec, à J+3 et à J+7 (réglable) avec un lien personnel, valable 7 jours, qui ouvre la page Stripe du moyen de paiement sans se connecter ; « Paiement reçu, merci » quand ça repasse. Actions : renvoyer le lien, accorder un délai (ni relance ni suspension jusqu’à la date), noter un paiement reçu à part, arrêter les relances. Sans paiement, la règle des échéances suspend l’espace après le délai de grâce (données gardées, réactivé dès le paiement).
• État du service (5.68, console) : la page publique /etat (non indexée, sans aucun nom de client ni chiffre) montre chaque service — Opérationnel, Perturbé, Interrompu ou Maintenance — calculé toutes les 5 minutes ; vous déclarez incidents et maintenances (bandeau sur la page de connexion et dans les espaces) et recevez un e-mail quand un service passe à « Interrompu ». Si tout le serveur s’arrête, la page s’arrête aussi : la surveillance par le Mac vous prévient.
• Liens et accès (console → Vos outils) : toutes les adresses au même endroit — votre registre et sa facturation, l’administration du portail, la page d’accueil, l’inscription, l’accès client, le forum et la prise en main (entrée comme équipe comprise), l’offre État des lieux, la Facturation seule, les textes légaux et l’adresse de chaque espace client, avec « Ouvrir » et « Copier ». Dans le Portail des clients, le choix du bailleur et les bandeaux des loyers et de la banque ne s’affichent pas.
• Mise à jour prête (3.111) : quand une mise à jour est reçue du Mac ou annoncée, la console l’affiche (bandeau à l’accueil, voyant « Logiciel ») ; Mises à jour → « Préparer l’installation » installe celle reçue du Mac pour tout le monde, sans choisir de fichier.
• Tout ce qui concerne vos clients est dans la console (3.110) : votre Registre n’a plus la rubrique « Portail des clients » ni les messages des clients ; Réglages → « Console des clients ↗ » ouvre la console (admin.magusto.com), où tout se trouve : messages, clients, paiements, rapports, e-mails, offres et prix, codes promo, annonces, gestionnaires, liens, publicité, surveillance des espaces et Nouveautés du portail. En secours, la case « Afficher aussi le Portail des clients dans ce Registre » le remet, sur cet appareil seulement. Votre Registre redevient celui de vos locations, prêt à rejoindre le portail comme les autres.
• Votre propre serveur, portail des clients : la console (et, en secours, la rubrique Portail des clients de votre registre, si vous cochez « Afficher aussi le Portail des clients dans ce Registre ») réunit Clients (fiche : abonnement, crédits, compte, utilisateurs, factures, avec les actions : changer l’offre, offrir des mois, ajouter des crédits, suspendre, corriger l’e-mail ou un identifiant, renvoyer les accès, réinitialiser la double authentification, désactiver ou supprimer un utilisateur), Gestionnaires (invitation, droits) et le Journal de l’équipe. Messages des clients : les conversations de vos clients (pastille quand l’un attend), que vous lisez et auxquelles vous répondez sans quitter la console (« Envoyer et clore », « Rouvrir ») ; boutons pour le forum (comme équipe), la prise en main, les gestionnaires et les fiches des clients. Administration → « Messages, équipe et forum » : messages des clients, fiches des clients, gestionnaires (invitation, code par e-mail à chaque connexion, droits au choix : messages, fiches, comptes, utilisateurs, abonnements, crédits, espaces, forum, équipe ; journal de chaque action), modération du forum et « Prise en main (wiki) » : les pages d’aide livrées avec le logiciel (Registre, État des lieux, Facturation), que vous et les gestionnaires qui ont le droit « forum » pouvez modifier, compléter ou masquer, avec retour au texte d’origine. Les gestionnaires se connectent sur l’adresse du portail suivie de /_equipe.
• Code promo : sur la même page (en Facturation seule : Mon compte), champ « Code promo » → Appliquer. Réservé à l’administrateur et aux espaces qui n’ont encore rien payé, au mois. Le premier mois payant est au prix du code, puis le tarif normal.

Changer d’offre, payer par PayPal, supprimer son compte (5.4, espace en ligne)

Passer à une offre plus simple (5.4 ; partout depuis la 5.4.2 : Mon abonnement, Mon offre de la Courte durée, Mon compte de la Facturation) : « Choisir » sur une offre plus simple. Si vous payez à la main (lien de paiement, PayPal, virement), votre prochain paiement est déjà au nouveau tarif. Le changement se fait à votre prochaine échéance (tout de suite pendant l’essai) ; la période en cours n’est pas remboursée au prorata. La fenêtre liste ce qui ne sera plus disponible ; vos données restent gardées et les pages concernées affichent l’offre à la place. « Annuler ce changement » jusqu’à la veille.

Payer avec PayPal (si proposé) : « Payer avec PayPal » ouvre PayPal ; vous acceptez, puis vous revenez dans votre espace. Votre abonnement est ensuite payé par PayPal à chaque échéance, au prix de votre tarif, tant que vous ne l’arrêtez pas (« Arrêter le paiement PayPal », ou dans votre compte PayPal). Si vous résiliez, PayPal ne prélève plus rien ; si vous annulez la résiliation, il reprend tout seul.

Supprimer mon compte : Réglages → Mon abonnement, tout en bas (État des lieux à l’unité : en bas de Mon compte). Téléchargez d’abord vos données (Excel ou sauvegarde complète), puis tapez le nom de votre espace pour confirmer. L’accès est fermé et l’abonnement arrêté tout de suite ; vos données sont effacées à la date indiquée dans la fenêtre de confirmation. D’ici là, écrivez-nous si vous changez d’avis. Les factures de votre abonnement sont gardées 10 ans (obligation comptable) ; tout le reste est effacé, y compris les e-mails de conseils et les liens de parrainage (5.4.2), et un paiement automatique par carte ou par PayPal est arrêté dès la demande. Vous pouvez aussi le faire sans vous connecter sur la page « Supprimer mon compte » : un lien de confirmation vous est envoyé par e-mail. Vous voulez seulement arrêter de payer ? Résiliez plutôt : votre espace reste ouvert jusqu’à la fin de la période payée, puis 90 jours en lecture seule.

20. Annexes techniques

Ces annexes s’adressent aux personnes à l’aise avec un terminal informatique. Si votre registre est hébergé chez nous, vous n’en avez pas besoin.

Pour qui héberge son propre serveur

Sur le service en ligne, les adresses et les mises à jour sont gérées pour vous. Les points suivants ne concernent que le registre installé sur votre serveur.

• Mises à jour reçues du Mac : le Mac qui copie les sauvegardes envoie aussi au serveur les mises à jour déposées dans le dossier Registre-mises-a-jour de votre dossier personnel ; un bandeau « Mise à jour reçue de votre Mac — Installer » apparaît au tableau de bord (paquets officiels signés seulement). Pour l’activer : Réglages → Sauvegardes et données → Sauvegardes → « Copie automatique sur le Mac », puis copiez la commande dans le Terminal (une fois ; à refaire si le Mac était installé avant cette fonction).
• Adresse du registre (registre.mondomaine.fr) : enregistrement DNS « A » vers le serveur, puis sudo bash /opt/registre/adresse-registre.sh registre.mondomaine.fr. L’ancienne adresse continue de fonctionner.
• Adresse de l’espace locataire (locataires.mondomaine.fr) : enregistrement DNS « A », puis sudo bash /opt/registre/ajouter-adresse-locataires.sh locataires.mondomaine.fr, puis Demandes des locataires → « Adresse de l’espace locataire ».
• Portail des clients : sudo bash /opt/registre/adresses-portail.sh gestion.mondomaine.fr ; administration à l’adresse …/_admin (Réglages → Espaces clients (portail)).
• Adresses de présentation (registrelocatif.fr, factures.si, edl.magusto.com…) : enregistrements DNS « A » (@ et www) vers l’adresse IP du serveur, puis une fois sudo bash /opt/registre/vitrines-portail.sh registrelocatif.fr registrelocatif.com (https automatique) ; enfin, administration du portail → Testeurs → Publicité et référencement → « Adresses de présentation » : pour le Registre, la Facturation et l’État des lieux, l’adresse principale (retenue par Google) et les domaines qui y renvoient (301, chemin gardé). Dans Google Search Console : la propriété du nouveau domaine, son plan du site, et l’outil « Changement d’adresse » sur l’ancien (3.97).
• Surveillance par le Mac (État du serveur → « Surveillance par le Mac ») : toutes les 5 minutes, le Mac vérifie que le registre (et la facturation) répondent. Après deux échecs de suite, il vous prévient par une notification et, si vous l’indiquez, par iMessage, puis quand tout repart. « Faire un essai » envoie une alerte de test. Pour l’installer, relancez la commande « Copie automatique sur le Mac ».

Changer de serveur

Le pas à pas est dans guide-demenagement.html, livré avec le registre. En bref :

1. installez le nouveau serveur (installer-linux.sh) ;
2. dans l’ancien registre, Réglages → Sauvegardes et données → « Déménager le registre » → Préparer, puis collez la commande demenager.sh sur le nouveau (et demenager-portail.sh pour le portail) ;
3. lancez sudo bash /opt/registre/verifier-demenagement.sh vous@exemple.fr jusqu’à « PRÊT À BASCULER » ;
4. changez l’adresse IP des enregistrements DNS, déclarez les adresses sur le nouveau serveur, puis gardez l’ancien une semaine.

L’ancien serveur n’est jamais modifié : remettez son adresse IP pour revenir en arrière.

Administration du portail

Pour qui loue des espaces à des clients. La carte « Sécurité de l’administration » ajoute un second code après le mot de passe (application d’authentification ou e-mail) et donne huit codes de secours. Téléphone perdu et plus de code : sur le serveur, node portail.js admin-2fa-off. Dans « Testeurs », « D’où viennent-ils ? » compte les visiteurs de chaque lien publié (par exemple loyers.si/?via=facebook).

• Offres Agence (5.6.0) : console → Offres et prix (ou administration du portail → Testeurs → Réglages) : prix d’Agence Base, Gérance et Intégrale (0 = plus proposée ; ceux qui l’ont la gardent) ; fiche du client : niveau (non, Base, Gérance, Intégrale), payante ou offerte. Les clients de l’option Agence 5.5.0 sont passés à Agence Base (tarif automatique recalculé, tarif écrit à la main inchangé). Les clients qui avaient déjà saisi une agence sans offre sont signalés « nom d’agence saisi, sans offre Agence ».
• Durées des essais (5.4.2) : console → Offres et prix → « Durées des essais », ou administration du portail → Testeurs → Réglages (et Abonnements pour les espaces créés à la main). Six durées : Loyer Malin, Facturation seule, Courte durée seule, Registre offert aux espaces État des lieux, mois découverte (0 = pas de mois découverte) et espaces créés à la main. Les pages de présentation et de tarifs, la FAQ, les pages pour Google, les e-mails, les conditions de vente et l’application État des lieux affichent la durée réglée ; un essai déjà commencé garde sa date de fin.
• Comptes des clients (5.4) : console → Accueil (et Clients, fiche du client) : suppressions de compte en attente, avec la date d’effacement et « Annuler la suppression », et passages à une offre plus simple prévus. Offres et prix → « Comptes des clients » : délai avant l’effacement (1 à 90 jours) et proposition de l’offre supérieure au bon moment (activée, au plus une fois tous les N jours). Les tuiles « Paiements en retard » et des Rapports ouvrent leur liste numérotée.
• Catalogue Stripe (5.4 ; console → Offres et équipe → Paiements en ligne, ou administration du portail ; les achats d’états des lieux, de SMS et de services sont payés au prix du catalogue quand il est identique) : vos offres, options, services et packs de SMS deviennent des produits et des prix dans votre compte Stripe, au mois et à l’année. « Synchroniser le catalogue Stripe » crée ce qui manque et donne le compte rendu (créés, inchangés, désactivés). Ensuite, chaque prix changé dans « Offres et prix » est reporté dans la minute : un nouveau prix est créé, l’ancien est désactivé. Les abonnements en cours gardent leur prix. Mode test et mode réel ont chacun leur catalogue ; vos autres produits Stripe ne bougent pas. La clé doit avoir le droit « Products » et « Prices » en écriture.
• Abonnements PayPal (5.4 ; console → Paiements en ligne) : dans developer.paypal.com, créez une application (client ID et secret) et un webhook vers votre-adresse/_paypal/webhook ; collez ces trois identifiants (bac à sable d’abord), « Enregistrer et vérifier », puis « Créer ou vérifier les plans PayPal », et cochez « Proposer ». Vos clients choisissent « Payer avec PayPal » dans Mon abonnement. Les identifiants ne sont jamais réaffichés. Le lien PayPal.Me reste en secours.
• Modèles gratuits (pages publiques /modeles, 5.6.0) : huit modèles pour les bailleurs, à remplir en ligne ou à imprimer — quittance de loyer (un reçu si le paiement est partiel), avis d’échéance, reçu de dépôt de garantie (plafond légal vérifié), attestation de loyers à jour, relance amiable pour loyer impayé, lettre de révision du loyer (calcul IRL, délai d’un an, gel des logements F et G), décompte de régularisation des charges, restitution du dépôt de garantie (date limite d’un ou deux mois, provision de 20 % au plus, majoration de retard). Chaque page dit à quoi sert le document et ce que dit la loi, avec les liens vers les sources officielles. Le formulaire fabrique le PDF ou le fichier Word dans le navigateur du visiteur : rien n’est envoyé au serveur ni gardé. Les versions vierges (PDF, Word) sont à côté. Un encadré présente Loyer Malin avec la durée d’essai réglée (Offres et prix → Durées des essais) ; les inscriptions venues des modèles portent ?via=modeles (provenance). Les pages sont dans le plan du site, le pied des pages de vente, la page d’accueil, les tarifs, « Liens et accès » et « Publicité et référencement » (annonce « Modèles gratuits » prête à copier ; ses visuels se fabriquent avec outils/visuels-pub.js). Textes écrits par nos soins d’après la loi, repères vérifiés en octobre 2026 ; ce ne sont pas des avis juridiques.

Testeurs (console des clients)

Console → Offres et équipe → Testeurs : tout le programme testeurs, comme dans l’administration du portail (mêmes données, mêmes actions). Les tuiles du haut (inscrits, espaces créés, retours, avis, réductions, avis à vérifier) ouvrent la liste de ce qu’elles comptent.

• Inscrits : recherche, filtre, état de chacun (inscrit, espace créé, retour donné, avis donné, réduction accordée), fiche avec ses réponses et son avis, « Ouvrir l’espace », « Renvoyer la confirmation », « Retirer de la liste », réduction accordée à la main (avec une raison, droit « Abonnements »), export CSV.
• Avis : publier, ou masquer avec un motif (contenu illicite, propos injurieux, hors sujet ; l’auteur est prévenu par e-mail). On ne modifie jamais un avis, et un avis négatif reste publié. Une réponse publique datée peut s’afficher sous l’avis. Tout est noté au journal de la modération.
• Liens à partager : la page /essai et les liens ?via= (Facebook, forums…), avec « Copier » ; « Fabriquer un lien » donne un lien suivi et son QR code ; « D’où viennent-ils ? » compte les visiteurs et les inscrits de chaque lien.
• Réglages (administrateur) : nombre de places de testeur, avantage annoncé, inscriptions ouvertes, et les règles du retour et de l’avis.

Réduction des testeurs : retour et avis

La réduction à vie des testeurs est accordée dès qu’ils ont donné leur retour (un court questionnaire, jamais publié) et leur avis (une note sur 5 et quelques mots), quelle que soit la note et que l’avis soit publié ou non. Les deux conditions se règlent ; un testeur qui l’a déjà la garde. Le testeur la donne par le lien de ses e-mails, par le bandeau de son tableau de bord (après le délai réglé) ou depuis « Mon abonnement » ; un rappel part par e-mail au bout du délai réglé (Testeurs → Réglages). Quand le tarif d’un espace a été saisi à la main, vous êtes prévenu pour l’ajuster.

Avis publiés

Un avis dont l’auteur a accepté la publication est vérifié puis publié dans le délai réglé (Testeurs → Réglages) (sinon il est publié automatiquement à la fin du délai). Les pages /tarifs, /essai et /decouvrir ne montrent les avis qu’à partir de 3 avis publiés (réglable) : moyenne, nombre et derniers avis, avec leur date et la mention de la contrepartie. La page /essai/nos-avis explique comment nous recueillons les avis (obligation du Code de la consommation ; texte à faire relire). L’auteur retire son avis et son nom à tout moment par le lien de son e-mail de confirmation ; la suppression de son compte le retire aussi.

La Facturation pour tous les entrepreneurs

Les pages publiques de la Facturation (factures.si, ou /facturation sur le portail) présentent l’outil à égalité pour trois publics : les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs), les entrepreneurs individuels au réel et les sociétés (EURL, SARL, SASU, SAS…). La partie « Pour qui ? » dit ce que la Facturation fait pour chacun : l’URSSAF et les plafonds pour la micro-entreprise ; la TVA (CA3, CA12) et les écritures comptables (FEC) au réel ; le capital, le RCS, le FEC et l’accès du comptable pour les sociétés. Les prix et la durée d’essai affichés viennent toujours des réglages (Offres et prix ; Testeurs → Réglages).

À l’inscription, la personne choisit la forme de son entreprise. Vous la voyez dans Testeurs et dans l’e-mail « Nouvel inscrit Facturation ». Les e-mails d’accès, de bienvenue et de la série de 7 jours en tiennent compte : au réel et en société, la TVA et le comptable remplacent l’URSSAF de la micro-entreprise. L’aperçu (Accompagnement par e-mail) montre les deux versions.

Les guides pour Google sont regroupés par public (page « Fonctions » de la Facturation) : entrepreneur individuel au réel, sociétés, déclaration de TVA, écritures comptables, chacun avec sa source officielle. Le kit de publicité (Publicité et référencement) a trois thèmes de la Facturation, un par public. Ces textes sont des repères : ce n’est pas un avis juridique ou fiscal.

Assistant IA : réglages du service (5.9)

Administration → Assistant IA ou console → Offres et prix → Assistant IA : ouvrez le service et saisissez la clé API du service (jamais réaffichée) ; réglez les recharges, les crédits offerts chaque mois par offre, les crédits et le modèle de chaque action. Tant que le service est fermé, rien n’est annoncé aux clients. Fiche du client : solde, consommation et coût estimé du mois, journal d’usage, « Ajouter des crédits » (paiement PayPal reçu, geste commercial ; noté au journal). Rapports → Assistant IA par mois : recharges vendues et coût estimé, pour suivre la marge.

Les pages de vente, les conditions de vente et le kit de publicité lisent ces réglages : crédits, recharges et crédits offerts ne sont jamais écrits en dur (5.12.1).

Régler un service d’envoi comme Brevo

Réglages → E-mails et SMS → Envoi des e-mails, section « Serveur d’envoi » : serveur smtp-relay.brevo.com, port 587 ; « Identifiant SMTP » = le Login indiqué par Brevo ; mot de passe = une clé SMTP ; l’adresse d’envoi doit être un expéditeur validé dans Brevo.

Glossaire

• APL, CAF, MSA, FSL : aide au logement, caisse d’allocations familiales, mutualité sociale agricole, fonds de solidarité pour le logement. ADIL : agence départementale d’information sur le logement (conseil gratuit). CCAPEX : commission de prévention des expulsions. CFE : cotisation foncière des entreprises.
• Avoir : écriture qui diminue ce qu’un client doit. Clause résolutoire : clause qui permet de mettre fin au bail pour impayé, après un commandement de payer. Commissaire de justice : nouveau nom de l’huissier. Mise en demeure : courrier qui somme de payer sous un délai.
• BIC, micro-BIC, LMNP, LMP : bénéfices industriels et commerciaux (locations meublées) ; régime simplifié avec abattement ; loueur en meublé non professionnel ; professionnel. IR, IS : impôt sur le revenu, sur les sociétés. HT, TTC : hors taxes, toutes taxes comprises. IBAN, SEPA : numéro de compte international ; espace européen des paiements. SIREN, SIRET : numéros d’entreprise (9 et 14 chiffres).
• DPE, GES : diagnostic de performance énergétique (A à G) et gaz à effet de serre. ERP : état des risques et pollutions. GLI : garantie loyers impayés. PNO : assurance propriétaire non occupant. Loca-Pass, Visale : aides d’Action Logement (avance du dépôt ; garantie gratuite de loyers). PDL, PCE : numéros des compteurs d’électricité et de gaz.
• Factur-X : facture électronique, un PDF qui contient aussi des données lisibles par un ordinateur. FEC : fichier des écritures comptables au format de l’administration. SUPER PDP : plateforme agréée pour échanger des factures électroniques. e-reporting : transmission à l’administration de certaines opérations (2027).
• IRL, ILC, ILAT, ICC : indices de l’INSEE pour réviser les loyers (habitation, commerces, bureaux) et le coût de la construction. Millièmes : part de chaque lot dans les charges communes. IRSI : convention qui répartit les dégâts des eaux entre assureurs.
• Liasse 2031 / 2033, 2044, 2065, 2072 : formulaires fiscaux (meublés au réel ; revenus fonciers ; SCI à l’IS ; SCI à l’IR). Pointage, rapprochement : lier une ligne de la banque à un paiement du registre, et comparer la banque au registre. RGPD : règlement européen sur les données personnelles. 2FA : double authentification (mot de passe, plus un code).

21. Questions fréquentes

Loyer Malin — gestion locative pour SCI et propriétaires en nom propre.